Програма за достъп какво. Достъп - какво е това? Създаване на база данни в Microsoft Access. Основните насоки при използване на приложението

Описание Ревюта (0) Екранни снимки

Създавали ли сте някога база данни от нулата? Тези, които нямат основната база, под формата на познаване на езика за програмиране за писането му, ще кажат, че без горните познания тази задача е просто непосилна. На практика обаче това не е така. Приложение, наречено Microsoft Access, го прави лесно персонализирайте оформлението за данните и го настройте, за да отговаря на вашите нужди.

Струва си да изтеглите Microsoft Access, ако имате нужда от приложение, което независимо реализира структурата на базата данни с всички визуални представяния. В бъдеще можете да го използвате както за лична, така и за търговска употреба. И освен това, файлът, в който са вградени основните команди и инструменти за навигация между раздели на една книга, могат да бъдат публикувани в уеб ресурс, като по този начин помага на потребителите и оптимизира техния собствен сайт.




Функции, предоставени от Access

Офертата за изтегляне на Access от този или официалния сайт е абсолютно безплатна. Използвайки функционалността на приложението, можете да реализирате следния набор от задачи:

• Групирайте контактите по ключови запитвания, популярност и други параметри, създайте свой собствен автоматичен телефонен указател;
• Съхранявайте, сортирайте парични данни, като сметки, портфейли, скорошни парични разходи;
• Подгответе задачи, ценоразписи и проекти.

Основната цел на тази програма е да създава и работи с бази данни, които могат да бъдат обвързани както с малки проекти, така и с голям бизнес. С негова помощ ще ви бъде удобно да управлявате данни, да редактирате и съхранявате информация.

Приложен пакет Microsoft Office - Access - се използва за работа с бази данни

Естествено, преди да започнете работа, ще трябва да създадете или отворите съществуваща база данни.

Отворете програмата и отидете в главното меню, като щракнете върху командата "Файл", след което изберете елемента "Създаване". Когато създавате нова база данни, ще ви бъде представен избор на празна страница, която ще съдържа една таблица или уеб база данни, която ви позволява да използвате вградените инструменти на програмата, например за вашите публикации в Интернет.

Освен това, за да се опрости създаването на нова база данни, доколкото е възможно, се предоставят шаблони, от които потребителят може да избира, което ви позволява да създадете база данни, фокусирана върху конкретна задача. Това, между другото, може да ви помогне бързо да създадете необходимата форма на масата, без ръчно да настройвате всичко.

Попълване на базата данни с информация

След като създадете базата данни, е необходимо да я попълните с подходяща информация, чиято структура трябва да бъде обмислена предварително, тъй като функционалността на програмата ви позволява да форматирате данни в няколко форми:

1. Сега най-удобният и често срещан тип структуриране на информация е таблица. По своите възможности и външен вид таблиците в Access не се различават много от тези в Excel, което от своя страна значително опростява прехвърлянето на данни от една програма в друга.
2. Вторият начин за въвеждане на информация са формуляри, те са донякъде подобни на таблиците, но осигуряват по-визуално показване на данните.
3. За изчисляване и показване на информация от вашата база данни се предоставят отчети, които ще ви позволят да анализирате и изчислите, например, вашия доход или броя на контрагентите, с които работите. Те са много гъвкави и ви позволяват да правите всякакви изчисления, в зависимост от въведените данни.
4. Получаването и сортирането на нови данни в програмата се извършва чрез заявки. С тяхна помощ можете да намерите конкретни данни сред няколко таблици, както и да създавате или актуализирате данни.

Всички горепосочени функции се намират в лентата с инструменти, в раздела „Създаване“. Там можете да изберете кой елемент искате да създадете и след това, в "Дизайнера", който се отваря, да го персонализирате за себе си.

Създаване на база данни и импортиране на информация

След като създадете нова база данни, единственото нещо, което ще видите, е празна таблица. Можете да го попълните ръчно или да го попълните, като копирате необходимата информация от Интернет. Моля, имайте предвид, че всяка въведена от вас информация трябва да бъде поставена в отделна колона и всеки запис трябва да има личен ред. Между другото, колоните могат да бъдат преименувани, за да навигирате по-добре в съдържанието им.

Ако цялата необходима информация е в друга програма или източник, програмата ви позволява да персонализирате импортирането на данни.

Всички настройки за импортиране се намират в отделен раздел в контролния панел, наречен "Външни данни". Тук, в областта "Импортиране и връзки", са изброени наличните формати, включително документи на Excel, документи на Access, текстови и XML файлове, уеб страници, папки на Outlook и т.н. След като изберете желания формат, от който ще се прехвърля информация, вие ще трябва да посочите пътя до местоположението на файла. Ако се хоства на сървър, програмата ще изисква от вас да въведете адреса на сървъра. Докато импортирате, ще срещнете различни настройки, които са предназначени да прехвърлят правилно данни към Access. Следвайте инструкциите на програмата.

Основни ключове и таблици

При създаване на таблица програмата автоматично дава на всеки запис уникален ключ. По подразбиране има колона с име, която се разширява при въвеждане на нови данни. Тази колона е първичният ключ. В допълнение към тези първични ключове, базата данни може да съдържа и полета, които са свързани с информация, съдържаща се в друга таблица.

Например, имате две таблици, съдържащи свързана информация. Например, те се наричат ​​"Ден" и "План". Като изберете полето "Понеделник" в първата таблица, можете да го свържете с всяко поле в таблицата "План" и когато задържите курсора на мишката върху едно от тези полета, ще видите информацията и свързаните клетки.

Връзки като това ще направят вашата база данни по-лесна за четене и вероятно ще повишат нейната използваемост и ефективност.

За да създадете връзка, отидете в раздела „Инструменти за база данни“ и в областта „Връзки“ изберете бутона „Схема за данни“. В прозореца, който се показва, ще видите всички обработени бази данни. Трябва да обърнете внимание на факта, че базите данни трябва да имат специални полета, предназначени за външни ключове. В нашия пример, ако във втората таблица искате да покажете деня от седмицата или число, оставете празно поле, като го наречете „Ден“. Също така задайте формата на полетата, тъй като трябва да е еднакъв и за двете таблици.

След това, когато двете таблици са отворени, плъзнете полето, което искате да свържете, в специално подготвеното поле за външен ключ. Ще се появи прозорецът "Редактиране на връзки", в който ще видите отделно избрани полета. За да осигурите промени в данните както в свързани полета, така и в таблици, поставете отметка в квадратчето Прилагане на целостта на данните.

Създаване и видове заявки

Заявката е действие в програма, което позволява на потребителя да редактира или въвежда информация в базата данни. Всъщност заявките са разделени на 2 вида:

1. Избираеми заявки, благодарение на които програмата получава определена информация и прави изчисления върху нея.
2. Заявки за действие, които добавят или премахват информация към базата данни.

Избирайки "Помощник за заявки" в раздела "Създаване", програмата ще извърши процеса на създаване на специфичен тип заявка. Следвайте инструкциите.

Заявките могат да ви помогнат да организирате данните си и винаги да се позовават на конкретна информация.

Например, можете да създадете заявка за избор въз основа на определени параметри. Ако искате да видите информация за конкретна дата или ден в таблицата "Ден" за целия период от време, можете да настроите подобна заявка. Изберете елемента "Конструктор на заявки" и в него таблицата, от която се нуждаете. По подразбиране заявката ще бъде селективна, става ясно, ако погледнете лентата с инструменти с бутона „Избор“, маркиран там. За да може програмата да търси точно датата или деня, от който се нуждаете, намерете реда „Условие за избор“ и въведете фразата [кой ден?] там. Не забравяйте, че заявката трябва да бъде поставена в квадратни ръце и да завършва с въпросителен знак или двоеточие.

Това е само една от опциите за използване на заявки. Всъщност те могат да се използват и за създаване на нови таблици, филтриране на данни по критерии и т.н.

Създаване и използване на формуляри

Чрез използването на формуляри, потребителят може лесно да преглежда информацията за всяко поле и да превключва между съществуващите записи. При продължително въвеждане на информация, използването на формуляри улеснява работата с данни.

Отворете раздела „Създаване“ и намерете елемента „Формуляр“, като щракнете върху който ще се появи стандартен формуляр въз основа на данните във вашата таблица. Информационните полета, които се появяват, са обект на всякакви промени, включително височина, ширина и т.н. Моля, имайте предвид, че ако има връзки в горната таблица, ще ги видите и можете да ги конфигурирате отново в същия прозорец. В долната част на програмата ще видите стрелки, които ще ви позволят последователно да отваряте всяка колона от вашата таблица или веднага да преминете към първата и последната. Сега всеки от тях е отделен запис, чиито полета можете да персонализирате, като щракнете върху бутона „Добавяне на полета“. Информацията, променена и въведена по този начин, ще се показва в таблицата и във всички таблици, приложени към нея. След като настроите формуляра, трябва да го запишете, като натиснете клавишната комбинация "Ctrl + S".

Създайте отчет

Основната цел на отчетите е да предоставят на потребителя общо обобщение на таблицата. Можете да създадете абсолютно всеки отчет, в зависимост от данните.

Програмата ви позволява да изберете типа отчет, като предоставя няколко за избор:

1. Отчет – ще бъде създаден автоматичен отчет, като се използва цялата информация, предоставена в таблицата, но данните няма да бъдат групирани.
2. Празен отчет е празен формуляр, данните за който можете да изберете сами от задължителните полета.
3. Съветник за отчети – води ви през процеса на създаване на отчет и групиране и форматиране на данни.

В празен отчет можете да добавяте, изтривате или редактирате полета, като ги попълвате с необходимата информация, създавате специални групи, които ще ви помогнат да отделите определени данни от останалите и много други.

По-горе са всички основни неща, които ще ви помогнат да управлявате и персонализирате програмата Access за себе си, но нейната функционалност е доста широка и осигурява по-фина настройка на функциите, разгледани тук.

приложна програма Microsoft Access 2007предназначени да създават База данни. Access 2007 използва логически свързани таблици. СУБД Microsoft Access 2007осигурява удобно и надеждно управление на данните, съхранявани в таблици.

Същността на създаването на база данни в Microsoft Access 2007 е, че първо трябва да създадете структура на база данни (да създадете структура на таблица и да установите връзки между тях), а след това трябва да попълните таблиците на новата база данни.

Освен това е желателно да се създаде формиза въвеждане на данни в таблици, исканияза търсене на информация в базата данни и докладиза извеждане на необходимата информация от базата данни в удобна форма на екран, печат или файл.

Базата данни може да бъде създадена ръчно (нова празна база данни) или въз основа на шаблони. Шаблоните не винаги отговарят на необходимата база данни, но с тяхна помощ можете бързо да създадете база данни, близка до необходимата, след което можете да я модифицирате и да я попълните с вашите данни.

Когато стартирате приложение на Access 2007, на екрана ще се покаже новата начална страница "Първи стъпки с Microsoft Access 2007", показана на Фигура 1-1. един.

Ориз. 1. Нова начална страница

Когато създавате база данни на базата на шаблони, можете да изберете необходимия шаблон на страницата Първи стъпки с Microsoft Access 2007 от Категории на шаблони или шаблони От Microsoft Office Online. Когато изберете например шаблона на Факултета в категорията Локални шаблони, описание на базата данни ще се появи от дясната страна на прозореца на приложението. По-долу в текстовото поле е посочено името на файла: Faculty.accdb и икона на папка, с която можете да запишете файла в желаната директория (папката по подразбиране е My Documents).

Името на файла и директорията за съхранение на файла могат да се променят. След това трябва да кликнете върху бутона Създаване. В резултат на това ще се появи прозорецът на базата данни Faculty: database (Access 2007) - Microsoft Access. Областта за редактиране ще покаже списъка с преподаватели, който трябва да бъде попълнен. Ако прозорецът за навигация е затворен, той трябва да бъде отворен чрез натискане на клавиша F11 или чрез щракване върху бутона "Отваряне/Затваряне на границата на навигационния панел".

Днес всеки потребител на компютърни системи, базирани на Windows, знае, че стандартният офис пакет на Microsoft включва уникален редактор, наречен Access. Какво представлява тази програма и как да работим с нея, сега ще разгледаме. В тази статия, разбира се, ще бъдат дадени само основните въпроси на програмата. Пълното описание на всички функции на това приложение ще отнеме повече от една страница.

Достъп: какво е това?

Какво е Microsoft Access? Access е пълнофункционална програма, която е предназначена да работи с бази данни от всякакъв тип. Тази програма е базирана на модел на динамичен обмен на данни с интернет публикации и други приложения. Тази програма предвижда използването на инструменти за автоматизиране на обработката на всякакъв вид информация, представена в структуриран вид. Освен всичко друго, Access е и софтуерен пакет, който осигурява поддръжка за ActiveX контроли. Това значително разширява възможностите на програмата в смисъл, че може да използва не само текстови и таблични компоненти, но и обекти от Интернет и мултимедия. Връзките, установени в приложението между бази данни (БД), позволяват точно проследяване на промените във всяка от тях и автоматично коригиране на параметри в други.

Достъп: основните насоки за използване на приложението

Не е изненадващо, че в повечето случаи Microsoft Access се използва за пълно автоматизиране на процесите на анализ на данни в бизнеса, счетоводството и т.н. Програмата, благодарение на универсалната си структура, може да елиминира появата на т. нар. излишък на данни, когато е необходимо да се промени някакъв параметър не чрез въвеждане на нов, а чрез коригиране на стария и по такъв начин, че това промяната се показва във всички свързани бази данни. Предприятието може да използва Access, за да съхранява записи на доставчици, клиенти и дейностите, в които участват. Да кажем, че банковите данни на доставчика се променят. Тогава ще бъде достатъчно да ги промените в базата данни и автоматичната настройка ще засегне останалите бази данни. Това ще замени данните, вместо да въвежда нова информация заедно със съществуващата. Тази промяна ще засегне само свързани събития. В известен смисъл потребителят получава пълна автоматизация. Същото важи и за складовото счетоводство. Да предположим, че някаква група стоки се продава чрез съответното поделение на предприятието. Тогава стоковите артикули ще бъдат автоматично отписани в базата данни на наличните в склада стоки. Трябва да се отбележи, че това са само най-простите примери. Приложението всъщност има повече функции.

Microsoft Access: Структура

Ако говорим за удобството на работа, то може да бъде постигнато поради наличието на основни елементи, които играят важна роля при анализа и обработката на данни. Основните елементи включват следното:

1. Таблицата е елемент, който съхранява основна информация в определен формат (текст, число, графика);
2. Заявката е средство за достъп до свързани елементи, други бази данни или програми на трети страни;
3. Формата е предоставяне на данни или информация по удобен за потребителя начин;
4. Отчетът е изходът от обработените резултати;
5. Макросът е изпълним елемент, който позволява, когато възникне събитие, да се извършат определени действия, да се генерира отчет, да се създаде заявка;
6. Модул - е инструмент на езика Visual Basic, който ви позволява значително да разширите възможностите на програмата въз основа на използването на множество функции и създаването на процедури;

Microsoft Access: Комуникация с външни бази данни и други програми

Както вече трябва да е ясно, Microsoft Access ви позволява не само да използвате вашите собствени данни, въведени от потребителя, но и да ги свържете заедно. Функциите на програмата са такива, че информацията може да се импортира от различни приложения, като Paradox, FoxPro, Excel, Word и т.н. За да се опростят процедурите, данните не могат да бъдат импортирани, а свързани не само с тези програми, но и с източници в Интернет или мрежова среда. Самият процес на обвързване е базиран на заявка, подобно на това как работят SQL бази данни. Между другото, Access също ги поддържа.

Как да създаваме бази данни на базата на шаблони?

В Microsoft Access основният елемент е таблицата. Този компонент е много подобен на външен вид с електронните таблици на Excel, но има повече функции. И принципът на работа с тези елементи има свои отличителни черти. Въпреки това е доста лесно да създадете своя собствена база данни при стартиране. След като се появи прозорецът за добре дошли, на потребителя се дава избор на шаблони, въз основа на които ще бъде създадена бъдещата структура на базата данни под формата на таблица. По друг начин този изглед се нарича Backstage. Тук можете да намерите и вградени заготовки, които ще ви трябват при изпълнение на конкретни задачи. Ако нито едно от представените празни места не отговаря на изискванията на потребителя, което е малко вероятно, можете да се обърнете към търсенето в официалния ресурс на Microsoft. Когато желаният шаблон е избран, той ще трябва да бъде запазен като файл, като посочите име и местоположение. След това приложението автоматично ще генерира желаната структура на таблицата.

Как да създадете база данни от нулата?

Има редица ограничения, които трябва да се вземат предвид в това отношение. Например базите данни за настолни персонални компютри не поддържат публикуване в Интернет. Уеб базите не са в съответствие с някои характеристики на предишните. След като първоначалната таблица бъде създадена, ще бъде възможно да се премине към въвеждане на информация. Струва си да се обърне специално внимание на факта, че данните могат да се въвеждат само в съседни редове и колони. Също така не трябва да добавяте празни клетки между тях, както се прави в приложението Excel.Най-важното условие е всяка колона да съдържа само един тип данни. По този начин, ако първоначално форматът е дата и час, тогава информацията, въведена в колоната с изчисления въз основа на степента, няма да бъде разпозната. Ако е възможно, трябва да планирате масата в тази перспектива. За да опростите работата, можете да използвате специален режим на проектиране.

Характеристики на импортиране и свързване на данни с други източници

Ако говорим за импортиране на данни, тогава програмата Microsoft Access има почти неограничени възможности. Основното условие е импортираните данни да бъдат разделени на таблични типове, както се прави в Word или Excel. Ако импортирането се извършва например в текстовата версия на програмата Notepad, тогава клавишът Tab (tab) може да се използва за създаване на такава структура. Можете също да използвате списъци на Share Point и свързване на данни, за да улесните работата си. За целта се използва специална команда в раздела външни данни, който се намира в групата Binding and Import. Предлага и готови решения (Word, Excel и т.н.). В случай на избор остава само да посочите местоположението на необходимия файл, мястото за съхранение в текущата база данни и след това да потвърдите направения избор.

Послеслов

Ето как изглежда приложението Access. В момента тази програма е много популярна сред широк кръг потребители, тъй като нейните разработчици се опитаха да комбинират възможностите на други програми от този тип в нея. Това направи възможно това приложение да стане много гъвкаво при автоматизиране на повечето от необходимите функции и настройки. Може само да се добави, че Microsoft Access е мощен софтуерен продукт за обработка на данни. Access улеснява създаването и управлението на бази данни. Този софтуерен продукт е подходящ както за малки проекти, така и за голям бизнес. Access е чудесен помощник за съхранение на различни видове информация.

Microsoft Access е система за управление на релационна база данни, използвана за създаване на пълноценни разгърнати клиент-сървър приложения, използвайки пакета DB-клиент. Проста и логична графична обвивка ви позволява да генерирате първични и вторични ключове, индекси, връзки между обекти на база данни, както и да нормализирате връзките между дискретни таблици, които съставляват структурата на базата данни, до необходимата нормална форма. Приложението Access предоставя технологични средства за обмен на данни между други OLEDB и ODBC източници, включително електронни таблици на Excel; текстови файлове, съхранявани във формат CSV; XML обекти, както и магазини на SharePoint, PDF или XPS контейнери и папки на Outlook.

Разширена функционалност на СУБД на Access

Наред с други внедрени решения за взаимодействие с обекти на база данни, Access предоставя на разработчика следния набор от технически характеристики и опции:

• изобилие от формати за представяне и съхранение на данни в таблици. Сред основните налични категории са текст, число, валута, булеви, хипервръзки, дата и час, логическа структура и редица други спомагателни спецификации.
• бързо превключване между режим на таблица и дизайнер, което ви позволява да създадете структура на таблица и да посочите форматите на отделните й клетки
• създаване на макроси за данни за автоматизиране на най-често срещаните операции и последователности от действия, приложими при създаване на съдържание на база данни. Всички макроси могат да се формират както на базата на щраквания с мишката във вградения редактор на макроси, така и да съдържат елементи, които използват езика на Visual Basic. Както в други приложения на Microsoft Office, макросите на Access могат да бъдат извикани чрез натискане на комбинация от горещи клавиши, посочена в настройките
• уплътняване на базата данни и след това възстановяване на съдържанието й от резервно копие. Архивът на базата данни може да се съхранява на защитен отдалечен сървър, в облака или на локално дисково устройство
• интегриран дизайнер на отчети за изобразяване на данни от базата данни върху хартиени печатни формуляри и бланки. Всички отчети могат да бъдат конфигурирани и разработени, за да се получи точен избор на информация от базата данни. Също така в интерфейса на Access е възможно да се генерира структура на отчет с разделяне на секции и блокове, както ръчно, така и с помощта на специален съветник. Освен това сортирането и филтрирането на изведената информация се представя както на етапа на генериране на отчета, така и по-късно, когато окончателната форма на отчета вече е обмислена и финализирана.
• вложен информационен асистент, който предоставя подробна информация за търсената опция, категория на главното меню, модул или икона за достъп. Информационният асистент е плътно интегриран в обвивката на приложението, а в последните ревизии СУБД използва разработки в областта на изкуствения интелект и гласовия асистент на Cortana.

На нашия ресурс можете да изтеглите пълното русифицирано издание на Access за всяко поколение на системата Windows. Всяка версия на помощната програма, достъпна за изтегляне, идва със системни изисквания, които съответстват на модела на компютъра, който използвате. Ако вашето устройство има дълъг срок на давност, струва си да спрете на по-ранна версия на продукта.