Чтобы рассчитывать на отличную оценку за курсовую работу, исследовательская работа должны быть идеально выполнена и оформлена от титульного листа до приложений. Для такого результата обязательно, еще перед началом написания курсовой работы, внимательно изучите все требования к форматированию документа, которые выдвигаются преподавателями той кафедры, для которой выполняется исследование. Иногда методические указания ВУЗов могут не совпадать с предписаниями ГОСТа. Мы же рассмотрим общепринятый вариант оформления, в частности, приложений.
Как оформить приложение?
Приложения - это финальная часть курсовой работы, поэтому сохраните силы и время, чтобы оформить правильно этот обязательный элемент. Возможно, приложения далеко не самая главная часть курсовой, но их достаточное количество, указывает на то, что материалов на данную тему студент подобрал так много, что часть из них пришлось вынести за рамки основного текста исследования. Кроме того, есть материалы, которые просто невозможно вместить в основной текст работы, например, фотографии, газетные вырезки, инженерные планы, бухгалтерские балансы и т.д. Какие же материалы следует разместить в разделе «Приложения»?
Приложения бывают обязательные и информационные, которые поясняют или доказывают исследования дополнительными данными или могут носить справочный характер. То есть в раздел приложения можно вынести таблицы, диаграммы, рисунки, схемы, которые занимают более 2/3 листа; можно разместить копии документов, сертификатов, чтобы сделать исследование более доказательным; можно внести дополнительную информацию, которая очень актуальна для данной темы, но не вместилась в текст основной работы и т.д. Нет строгих правил, какие конкретно материалы, должны быть вынесены в раздел «Приложения», это будет зависеть от темы исследования. В любом случае не менее 2-ух приложений, должно быть размещено в курсовой работе, чтобы работа смотрелась полноценной.
Существует несколько правил размещения и оформления приложений.
- Приложения располагаются в самом конце курсовой работы, уже после разделов «Заключение» и «Список литературы». После приложений не должно быть больше никаких материалов исследования.
- Если планируется добавить более 2-ух приложений, то отделять этот раздел от основного текста курсовой работы, принято при помощи размещения отдельного листа с заголовком «Приложение» или «Приложения». Этот заголовок помещается практически в центре страницы, шрифт такой же, как у всего документа (Times New Roman), размер букв значительно больше (от 45 кегля и выше), можно выделить название полужирным курсивом.
- На все приложения должны быть ссылки в тексте курсовой работы. В основном тексте необходимо делать сноски после утверждения, тезиса или умозаключения, например, (см. Приложение 1). Именно в порядке упоминания в исследовании и располагаются приложения в конце курсовой работы.
- Каждое приложение должно располагаться на новой странице, даже если в предыдущем приложении вы поместили всего пару абзацев (например, несколько терминов или схему). Важно разделять страницы друг от друга не многократным нажатием клавиши «Enter», а командой «Вставка» - «Разрыв страницы», что бы, не первый взгляд, отформатированный материал не сместился после небольшой корректировки.
- Если текст приложения не умещается на одном листе, то при переносе его на следующую страницу, вверху страницы указывают, «Продолжение приложения» и дублируют его порядковый номер.
- Страницы приложений не нумеруются, нумеруются сами приложения арабскими цифрами в соответствии с очередностью встречаемости в тексте исследования. Это необходимо, что преподаватель мог быстро отыскать материал, на который дана ссылка в тексте, ведь в сноске на приложение также указывается не номер страницы, где его можно найти, а порядковый номер приложения.
- Иногда используются русские буквы, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. При таком способе указания очередности, важно помнить, что некоторые буквы не используются, например, Ё, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы.
- Каждое приложение должно иметь заголовок. Который прописывается под порядковым номером приложения, но его нет необходимости дублировать при ссылке в курсовой работе.
- Формулы, таблицы и схемы, которые снесены в приложения, как и основном тексте исследовательской работы, нумеруются арабскими цифрами, но перед порядковым номером указывается обозначения приложения. К примеру, «Таблица Б.3» или «Рисунок А.2».
- Если возникает такая необходимость, то объемный текст приложения тоже может быть разделен на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но нумерация начинается заново в пределах приложения и перед номером раздела указывается порядковое обозначение приложения.
Это основные правила, которые необходимо учесть при составлении раздела «Приложения». Давайте разберем более детально, один из вариантов форматирования приложений и их заголовков.
Пример оформления приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ДЕТАЛЬНЫЙ ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ
В данном случае, и порядковое обозначение приложения и его название прописаны прописными буквами, шрифт и кегль шрифта сохранены как у всего основного текста курсовой работы. Слово «приложение» и его порядковое число необходимо выделить, используя полужирное начертание или курсив. Чтобы название приложения гармонично смотрелось в курсовой работе можно выровнять их «по правому краю», как в образце, или «по центру», такой вариант тоже встречается в методических рекомендациях. Важно немного увеличить междустрочный интервал, в примере, выставлена команда «интервал - после - 10 пт». Обратите внимание, что никакие знаки препинания в конце заголовков не ставятся.
Часто студенты предпочитают не вносить в курсовую работу раздел «Приложения», так как опасаются, что не смогут правильного его составить и оформить. На самом деле, это большая ошибка. Наличие приложений, говорит преподавателю о том, что для курсовой работы было найдено настолько большое количество информации, что часть ее не поместилась в основной текст исследования. Если вы помещаете в приложения документы, сертификаты, сравнительные таблицы и т.д., - это будет свидетельствовать, о том, что ваше исследование проведено доказательно. Пользуясь вышеизложенными советами, вы без труда сможете грамотно оформить приложения, и добавить ещё один плюс к общей оценке за курсовую работу.
Это приложение удаляет неиспользуемые файлы с вашего смартфона - таким образом вы поддерживаете порядок и избавляетесь от мусора, пожирающего память вашего Android-устройства. Утилита Clean Master Lite удалит кэш приложений, а также освободит память от неиспользуемых запущенных приложений. Также, есть функция анализа производительности устройства и файлов на SD-карте и антивирус для проверки загружаемых файлов. Функция AppLock позволяет заблокировать доступ к Facebook, СМС, контактам, фотогалерее, а также к любым другим приложениям.
29 место: AirDroid
С AirDroid вы можете без единого провода синхронизировать ваше Android-устройство с персональным компьютером. Единственное, что вам понадобится для этого - соответствующая версия программы на ПК. Скачать ее можно с официального сайта программы . Вместе с тем стоит отметить, что многие полезные опции, например, копирование не только файлов, но и целых папок, доступны лишь для Preemium аккаунтов, а это значит, что производитель намеренно урезает функции бесплатной версии.
28 место: РИА Новости
Стоит всегда иметь представление о картине событий в мире. С бесплатным приложением РИА Новости вы всегда будете в курсе последних новостей. Но и здесь не обошлось без особенностей бесплатной новостной ленты, в которой не очень удобно настраивать шрифт.
27 место: Adobe Acrobat Reader
C Android-версией Adobe Acrobat Reader документы в формате PDF вы теперь можете открыть и посмотреть на любом телефоне и планшетном ПК с операционной системой Android.
26 место: Яндекс.Карты
Популярное мобильное приложение Яндекс.Карты обладает высокой точностью позиционирования на местности, уникальной системой прокладки и ведения по маршруту, а также имеет удобный поиск объектов на карте. Для прокладки и ведения по маршруту программе нужен Интернет, но вы можете заранее скачать карту нужной области, чтобы использовать ее в режиме оффлайн. На карте есть все объекты инфраструктуры, включая заправки, мастерские, банки, магазины, кафе, театры и пр. Кроме того, Очень полезна и функция отображения загруженности дорог - Пробки. В 3D-режиме карты при следовании по маршруту есть информация об указателях движения по полосам.
25 место: WPS Office Lite
Бесплатный офисный пакет WPS Office Lite поможет в просмотре документов, присланных вам по электронной почте, а также наборе новых текстовых и табличных файлов. Это, пожалуй, лучшая замена офису от Microsoft.
24 место: Evernote
Кто придает большое значение тому, чтобы быть хорошо организованным, может порадоваться бесплатному приложению . Оно позволяет создавать, редактировать и извлекать заметки для использования оффлайн, а также составлять голосовые памятки. Кроме того, вы можете импортировать в приложение получаемые изображения и затем обрабатывать их с помощью Skitch.
23 место: Snapseed
– это приложение для разносторонней оптимизации изображений, подходящее как начинающим, так и опытным фотографам.
22 место: SoundCloud
C потокового сервиса SoundCloud вы можете легально и бесплатно слушать несколько миллионов песен, причем сервис автоматически закачивает контент на смартфон, и при недоступности Интернета позволяет воспроизводить треки оффлайн.
21 место: TripAdvisor
Чтобы не попасть в отель, который вас разочарует, просто заранее проверьте многочисленные оценки пользователей приложения . При этом выбрать можно не только отели. Здесь вы найдете оценки и ресторанов, и других предложений по проведению досуга.
20 место: Instagram
Это социальный сервис, основанный на фотографиях, которыми люди делятся не только в узком гругу друзей, но и создают целые сообщества. И хотя формат публикуемых снимков до боли разочаровывает «квадратной» пропорцией (второй глаз для просмотра не нужен), люди вынуждены с этим мириться, т.к. это стало де-факто стандартом в данной соцсети. Здесь вы можете прокачать свои фотографии: доступны 20 эффектов, с помощью которых можно придать изображениям стиль, например, Gotham. Во время теста это получалось беспроблемно и быстро. Затем фотографии присваивается короткое название, приписывается текущее местоположение по GPS, и вот друзья уже видят фото-новости в вашем приложении Instagram.
19 место: Google Переводчик
Бесплатный Google Переводчик набирает очки прежде всего очень мощным онлайн-движком, позволяющим переводить стекст на фото и видео, а также распознавая голос в реальном режиме времени. Примечательно, что приложение может работать и в режиме оффлайн. Лучше этого универсального переводчика, пожалуй, не найти.
18 место: Gismeteo lite
С помощью бесплатного Android-приложения вы будете в курсе погодной обстановки в вашем регионе и прогнозе на 10 дней. С помощью функции определения местоположения по GPS вам сразу сообщается, где вы находитесь.
17 место: FBReader
Читалка электронных книг FBReader - одно из лучших приложений в сегменте цифрового чтива. Здесь вы найдете и удобную каталогизацию книг по авторам, названию и темам, и широкий набор принимаемых форматов и даже поиск книг на просторах Интернет-хранилищ. А еще в данном приложении можно сделать синхронизацию с выбранным облачным хранилищем, чтобы читать книги на всех ваших устройствах - смартфонах и планшетах, с того места, где вы остановили чтение.
16 место: AliExpress
В мобильной версии AliExpress вы каждый день можете подбирать для себя выгодные покупки не только из Китая, но и России.
15 место: Netflix
Даже если поблизсти нет огромного Smart-телевизора, работает и на смартфоне, и на планшете.
14 место: сканер штрих-кодов Сканер QR и штрих-кодов
Фотографируйте и сравнивайте: благодаря сканеру штрих-кодов компании Сканер QR и штрих-кодов вы быстро получите независимую информацию о продукте прямо на ваш Android-смартфон. С помощью интегрированного сканера можно сфотографировать код, который располагается практически на каждом продукте. Это могут быть европейский штрих-код (EAN), двумерный штрих-код (QR) или международный стандартный книжный номер (ISBN). Продукт и вся доступная о нем информация, например цена и отзывы покупателей, быстро появится на вашем смартфоне.
13 место: OneFootball
Приложение пригодится не каждому, но на мобильном телефоне футбольного болельщика будет весьма полезно: с его помощью вы будете получать информацию об отдельных матчах и многое другое.
Здесь можно также получить подробные отчеты о всех основных европейских чемпионатах, Лиге Чемпионов, Лиге Европы и кубковых соревнованиях. С этим приложением вы никогда не пропустите игру.
12 место: Google Chrome
Десктопный вариант Google Chrome знает, пожалуй, каждый. Сама компания Google выпустила и мобильную версию популярного браузера для Android-смартфонов, которая работает, однако, только на устройствах с Android 4.0 («Ice Cream Sandwich») и более поздними версиями.
11 место: VLC for Android
VLC for Android - как и оригинал, выделяется поддержкой множества аудио- и видеоформатов.
10 место: Snapchat
Через вы отправляете фотографии своим друзьям. Фишка в том, что все отправленные вами снимки появятся лишь на несколько секунд, а после этого будут автоматически удалены. Таким образом, через Snapchat вы можете беспроблемно отправлять самые смелые селфи, а потом не беспокоиться о последствиях.
9 место: мессенджер WhatsApp
Приложением , на удивление, наверняка пользуются многие ваши друзья и знакомые. А все по тому, что при установке оно сканирует всю вашу телефонную книгу и автоматом заносит к себе в базу данных, расположенную в далекой Америке на каком-нибудь сервере ЦРУ. нужно хотя бы потому, что он есть у всех друзей. А раз вы есть у кого-то в телефонной книге, то и ваш номер находится в этой обширной картотеке. Т.е., установив это приложение, вы наверняка сможете найти там своих знакомых и пообщаться с ними, организовав, например, семейный или дружеский чат.
8 место: Dropbox
Онлайн-сервис предоставляет в ваше распоряжение бесплатно 2 Гбайт дискового пространства в сети интернет, которыми вы можете пользоваться отовсюду. В том числе, естественно, и с вашего мобильного телефона. Разве есть повод отказываться от такого предложения?
7 место: Файловый менеджер
Или модернизировать имеющееся под потребности конкретной компании. Каким оно должно быть? Как проверить компетентность разработчиков? Большое значение имеет не только привлекательный внешний вид программы, но и внутренняя сторона, которая скрыта от глаз. Согласитесь, неприятно отдать за пакет вендера внушительную сумму, а впоследствии выяснить, что приложение не справляется с большой нагрузкой, непредсказуемо ведёт себя при случайном нажатии клавиш, не сохраняет данные при внезапном отключении устройства либо каждый раз требует ручного обновления.
Идеальное мобильное приложение для Android должно быть не просто красивым и привлекательно презентующим услугу либо товар. Главная задача - реально решать проблемы пользователей. Быть удобным, практичным, простым в восприятии. Оно призвано облегчить жизнь, стать «настольной книгой» нового поколения или развеять скуку, в зависимости от прямого назначения. Интерактивный доступ к программе не должен быть осложнён какими-то техническими моментами, сбоями, ошибками. Чтобы потраченные на разработку средства не пропали даром, а приносили прибыль, стоит с тщательностью выбирать компанию-исполнителя.
Что должно быть обязательно в мобильном приложении?
Уникальная идея или своеобразная креативная интерпретация. Эксклюзив всегда в почёте. Если же создаётся стандартная программка, похожая на миллионы других в маркете, стоит выполнить её безупречно, и быть готовым к трудному и упорному продвижению.
Обновления. Они должны быть регулярными, чтобы поддерживать заинтересованность пользователей, и автоматическими.
Поддержка основных важных параметров: время, дата, язык, геолокация.
Хорошая производительность, которая будет справляться с максимально возможными нагрузками. Быстродействие - важный фактор для пользователей.
Юзабилити. Удобная навигация, понятный интуитивный интерфейс, привлекательный дизайн не должны быть вытеснены оригинальностью самой начинки. Стоит придерживаться и технической эстетичности, вовремя избавляться от «наворотов».
Рациональное энергопотребление и простая графика. Перегруженные Flash-приложения воспринимаются плохо, затрудняют усвоение и переработку основной информации, идеи, посыла.
Стресс-тестирование. Следует убедиться в устойчивости к перепадам питания и иным негативным факторам. Программа должна сохранять работоспособность. Очень приветствуется наличие режима автоматического сохранения данных, например, при внезапном выключении смартфона.
Необходимо провести тестирование на различных типах гаджетов, проверить адекватность отображения на любых по формату экранах. Помимо основного набора возможностей и особенностей в вашем МП могут быть интересные «фишки».
Центр разработки мобильных приложений EDISON предлагает комплексное создание Android приложений и ведение программ для реализации через App Store и Google Play. Каждый проект реализуется с учётом специфических требований заказчика, является полноценным продуктом и эффективным маркетинговым инструментом.
Для большинства научных дисциплин приложения являются важной составляющей научно-исследовательских работ, особенно дипломных работ и проектов. Они наглядно демонстрируют качество проведенных исследований и позволяют оценить уровень вашей подготовки по теме исследования. Поэтому подбор материалов для раздела приложения должен проводиться тщательно и скрупулезно, так как от этого зависит оценка вашей работы. Кроме того, после подбора необходимых данных и материалов их нужно правильно оформить. При оформлении приложений к диплому стоит опираться на ГОСТ 7.32-2001, а также методические рекомендации вуза или кафедры, т. к. они могут отличаться в связи со спецификой научной дисциплины.
Приложения: что включить?
В этом разделе должна содержаться информация, которая детализирует и уточняет разделы и подразделы дипломной работы, объясняет алгоритмы или авторские методики исследования. Но эта информация не может быть включена в основной текст по различным причинам (большой объем, нестандартный формат изложения). Вот перечень материалов, которые обычно используют в качестве приложений:
- Таблицы (объем более 2/3 страницы формата А4)
- Графики и диаграммы
- Расчеты и формулы
- Описание экспериментальных приборов и аппаратуры
- Методики и инструкции, разработанные автором
- Иллюстративный материал вспомогательного характера (рисунки, схемы, планы, карты, фотографии)
- Справочные материалы (образцы документации предприятий, финансовая отчетность и т. д.)
Основные правила оформления:
1) Приложения чаще всего являются продолжением дипломной работы, но могут быть выпущены, как самостоятельный документ.
3) Между приложением и текстом диплома существует взаимосвязь, которая прослеживается в виде ссылок на материалы приложения. Приложения размещают по мере их упоминания в тексте.
Пример: В структуре сводного бюджета республиканский занимает около половины (см. Приложение А).
4) Если приложения являются продолжением диплома, то необходимо разделить основной текст и графические материалы. Для этого перед разделом приложений размещают лист бумаги, где пишут слово Приложения (положение на листе может быть различным, как и написание: Приложения или ПРИЛОЖЕНИЯ).
5) Нумерация приложений: могут иметь собственную нумерацию, либо сплошную нумерацию, которая идет по всему тексту работы, включая и раздел приложений.
6) Каждому приложению соответствует отдельная страница, на которой сверху посередине пишут слово Приложение, а также его номер. Также под словом Приложение с новой строки указывают заголовок, записанный с прописной буквы.
Пример:
Приложение А
Структура доходов бюджета Симферопольского района (2012)
Совет: внимательно изучите методические рекомендации вашей кафедры, т. к. оформление может варьировать. Положение слова Приложение на странице (в правом верхнем углу или посередине), написание - Приложение или ПРИЛОЖЕНИЕ, буквенное и цифровое обозначение приложений.
7) Согласно ГОСТу для обозначения приложений используют заглавные буквы русского алфавита, но есть исключения: Ё, З, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Кроме того, можно использовать буквы латинского алфавита (исключения I и O). Если вы исчерпали буквенный запас, то можно обозначать приложения арабскими цифрами.
Совет: в разделе приложений не следует руководствоваться принципом, чем больше, тем лучше. Лучше отобрать действительно нужную информацию, которая раскрывает суть вашего исследования. Рекомендуют включать в диплом 8- 10 приложений.
8) Одно приложение в тексте обозначают, как Приложение А
9) Если текст приложения очень объемный, то его могут разделить на более дробные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). В пределах каждого приложения их нумеруют. Буквенное обозначение ставят перед номером.
Пример: Приложение В 1.1
10) Одно приложение может состоять из нескольких листов, тогда необходимо указать:
А) если 2 листа, то на втором листе указывают Окончание Приложения Б;
Б) если более 2 листов, то на втором и последующих необходимо указать Продолжение Приложения Б, тогда на последнем листе не забудьте указать Окончание Приложения Б.
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение , а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений , то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
|
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения » расположить в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте. |
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения» , стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение , то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .
Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила :
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
- Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
- Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
- Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
- Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
* * *
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.
2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».
3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).
4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.