Hallo! Igor Zuevich ist mit Ihnen in Kontakt und heute werden wir mit Ihnen darüber sprechen, wie Sie Ihre Zeit einteilen können. Sie lernen, dass es ein System gibt, mit dem Sie Zeitmanagementprobleme einfach lösen können.
Lassen Sie uns die Gehirne nach dem David-Allen-System entladen. Wer hat sich nicht bei dem Gedanken ertappt, dass es schön wäre, den Tag um eine oder sogar zwei Stunden zu verlängern? Also, um Zeit zu haben, um alles zu tun, was geplant war.
Das moderne Lebenstempo, der täglich zunehmende Informationsfluss, die Notwendigkeit, ständig aufkommende Probleme zu lösen - all dies führt dazu, dass die Menschen ständig Zeitmangel verspüren. Wo und wie findet man zusätzliche Zeit, um für alles rechtzeitig zu sein?
Die Fähigkeit, Ihre Zeit einzuteilen, ist eine der lohnendsten Fähigkeiten im Leben eines Menschen.
David Allen schlägt ein Geschäftsbestellsystem vor
David Allen hat sich solche Systeme ausgedacht. Sein System heißt "Getting Things Done", was so viel bedeutet wie "Die Dinge in Ordnung bringen".
David Allen stellte seine Theorie an sich selbst, seinen Freunden und Bekannten auf die Probe, die er nach den Prinzipien des Systems konsultierte, bevor er darüber schrieb, wie man Dinge aufräumt und lernt, wie man mit diesem wunderbaren und einfach zu handhabenden Zeit effizient und produktiv nutzt -Buch lesen.
Die Grundlagen des GTD-Systems sind sehr klar und einfach. Das menschliche Gehirn ähnelt einem Computer, der viele Dateien, Ordner, Programme enthält.
Jeden Tag wächst die Informationsmenge, immer mehr neue Ordner werden angelegt. Der Arbeitsspeicher verstopft, es dauert länger, die benötigten Dokumente zu finden, und die Arbeit am Computer wird immer schwieriger.
Das gleiche passiert im Kopf einer Person. Das Gehirn ist nicht in der Lage, täglich neue Aufgaben und eine zunehmende Menge an Informationen erfolgreich zu bewältigen.
Nach dem GTD-System ist es notwendig, alle Angelegenheiten, Projekte, Sorgen, Gedanken aus dem Bewusstsein zu entladen, alle Informationen auf Papier zu übertragen oder dafür eine elektronische Version zu verwenden.
Wie man die Dinge in Ordnung bringt
Um Ordnung in die Angelegenheiten zu bringen, ist es notwendig, alle verfügbaren Informationen bedingt in 4 Ordner aufzuteilen.
- Der erste Ordner enthält Fälle, die in naher Zukunft gelöst werden müssen (nächste Schritte).
- Der zweite Ordner ist für aktuelle Projekte.
- Anhängige Fälle und Projekte sind im dritten Ordner enthalten.
- Lassen Sie den vierten Ordner ein Ordner für einen Traum sein (alles, was Sie wirklich wollen, aber die Zeit für die Umsetzung ist noch nicht gekommen).
Es scheint, dass wertvolle Zeit verschwendet wird, wenn Sie Informationen analysieren. Es ist nicht so. Es wird viel weniger Zeit in Anspruch nehmen, Informationen zu systematisieren, als sich ständig in einen mit Informationsmüll verstopften Kopf zu vertiefen und immer wieder auf die gleichen Fragen zurückzukommen.
Wenn der Kopf von einer Vielzahl von Aufgaben und Taten befreit wird, die erledigt werden müssen, entsteht ein klares und klares Verständnis dafür, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Ziele zu erreichen.
In einem Kopf frei von Müll können Ideen geboren werden, die sich nicht im Gedankenstrom verlieren, die Fähigkeit, Neues zu schaffen und zu schaffen, erscheint.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es unmöglich ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig schnell zu erledigen. Jede Arbeit erfordert Aufmerksamkeit und einige Anstrengung.
Es ist viel einfacher, sich zu konzentrieren und die Anstrengung zu lenken, um zuerst eine Aufgabe zu erledigen und dann mit der nächsten zu beginnen. Sie müssen Multitasking für immer vergessen.
Die folgenden Aktionen und die abwechselnde Ausführung der geplanten Aufgaben ermöglichen es Ihnen, ohne unnötigen Aufwand schneller und sicherer auf das angestrebte Ziel zuzugehen und zusätzliche Zeit zu finden, die für Ruhe und Unterhaltung genutzt werden kann.
So vermeiden Sie Probleme durch Zeitmanagement
Als Hauptursache aller Probleme identifiziert Allen die Verletzung von internen und externen Vereinbarungen durch eine Person. Vereinbarungen, die mit anderen Menschen getroffen werden, sind extern und Vereinbarungen mit sich selbst sind intern. Die Verletzung aller Vereinbarungen und die Unfähigkeit, Versprechen einzuhalten, führt zu negativen Konsequenzen und untergräbt das Selbstbewusstsein.
Die optimale Lösung für dieses Problem sieht der Autor darin, die Möglichkeit der Überarbeitung der Vereinbarung zu nutzen, dh sie anzupassen. Kann ein Versprechen nicht eingehalten werden, muss es überarbeitet und Zeit und Ressourcen gefunden werden, um das Problem erfolgreich zu lösen.
David Allens System
Das GTD-System wird weltweit von mehr als einer Million Menschen erfolgreich eingesetzt. Es hilft, die persönliche Produktivität auf ein höheres Niveau zu heben, was für Geschäftsleute von großem Nutzen ist und sie erfolgreicher macht.
Darüber hinaus können Sie viel Stress vermeiden, der in der modernen Welt ein Problem darstellt. Das System von David Allen ist recht einfach, aber um es im Alltag anzuwenden und Ergebnisse zu erzielen, braucht man ein gewisses Maß an Selbstdisziplin und Organisation.
Um die Kunst des Zeitmanagements zu erlernen und sich glücklich und erfolgreich zu fühlen, müssen Sie nur die Prinzipien dieses Systems zu einer persönlichen Gewohnheit machen (Zähne putzen und Gesicht waschen).
Sie können einfach ein Buch über das GTD-System lesen oder die Empfehlungen des Autors schrittweise in Ihr Leben umsetzen. Auf Basis des Buches können Sie auch Ihr ganz persönliches System erstellen.
Die Wahl trifft jeder selbst.
Mit großem Wunsch und Ausdauer können Sie alles im Leben ändern und alles rechtzeitig tun. Jeder kann Herr seiner Zeit werden.
Wie Sie sehen, nutzen Sie am besten die Ratschläge in diesem Artikel, wenn Sie das System von David Allen weiterhin verwenden möchten. Wie immer gilt es, richtig zu handeln und Sie werden Erfolg haben. Es ist besser, gemeinsam und gemeinsam mit den Menschen zu handeln, die bereits Erfahrungen und Ergebnisse haben. Kommen Sie gleichzeitig zu unseren Programmen und verdienen Sie mehr!
Mit Ihnen,
- Igor Zuevich.
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Getting Things Done wird ins Russische oft mit „die Dinge in Ordnung bringen“ übersetzt, obwohl es zutreffender wäre, „die Dinge zu Ende zu bringen“. Stimmen Sie zu, es ist wichtiger, Aufgaben nicht in Listen zu stopfen, sondern zu erledigen. Dazu müssen Sie Listen erstellen, Prioritäten setzen und einen Zeitplan erstellen.
Und warum wird es benötigt?
Wenn Sie nach den Prinzipien von GTD arbeiten, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Angelegenheiten zu verwalten. Der Hauptvorteil dieser Technik besteht schließlich darin, dass Informationen über alle Ihre Aufgaben an einem Ort konzentriert sind, sodass Sie bedenkenlos von einem Fall zum anderen wechseln können.Was ist der Unterschied zwischen einer GTD und einer To-Do-Liste?
In der Liste tragen wir in der Regel nur die wichtigsten Aufgaben auf und wir schreiben keine weniger wichtigen, kleineren Aufgaben auf. Und vergebens. Sie scrollen in deinem Kopf, lenken dich von deiner Arbeit ab und deine Effizienz sinkt. Eines der Hauptprinzipien von GTD ist es, absolut alles zu erfassen. So können Sie Ihr Gehirn entlasten und alle Ressourcen für die Arbeit nutzen.Ist dieses System genau das Richtige für mich?
GTD ist für Menschen unterschiedlicher Berufe, Alters und sozialen Status relevant. David Allen, der die Prinzipien des Systems formulierte, leitete Kurse für Astronauten der ISS, für Rockmusiker und für Chefs großer Unternehmen.Wie David Allen in einem Interview mit Lifehacker, kann ein System sowohl für den Teenager als auch für den CEO eines großen Unternehmens gleichermaßen effektiv oder gleichermaßen nutzlos sein. Sie müssen eine bestimmte Denkweise haben, gerne systematisieren und planen.
Okay, was genau musst du tun?
Es gibt keine strengen Regeln im GTD-System. Aber es gibt grundlegende Prinzipien der Arbeit:- Sammeln Sie Informationen und notieren Sie alles. Notieren Sie Aufgaben, Ideen und sich wiederholende Aufgaben in einem Notizbuch oder einer App. In diesem Fall sollte die Liste immer zur Hand sein, damit Sie nicht sagen können: "Das füge ich später hinzu." Selbst die kleinste und unwichtigste Sache muss aufgeschrieben werden, wenn Sie es gerade nicht tun.
- Schreiben Sie Erklärungen. Es sollte keine Aufgaben wie "Urlaub vorbereiten" geben. Unterteilen Sie große Fälle in konkrete machbare Aktionen (senden Sie diese und jene Dokumente an das Visumzentrum, kaufen Sie ein Handtuch und eine Sonnenbrille, laden Sie Karten auf Ihr Telefon herunter). Mit einer regelmäßigen To-Do-Liste verbringen wir mehr Zeit mit dem Entschlüsseln als mit dem Erledigen. Und ja, wenn Sie delegieren können, delegieren Sie.
- Priorisieren. Geben Sie für jedes Element in der Liste ein bestimmtes Datum und ein Fälligkeitsdatum an. Fügen Sie bei Bedarf Erinnerungen hinzu. Tatsächlich funktioniert dies sowohl mit der Liste als auch mit dem Kalender. In dieser Phase sollten Sie sicher sein, dass Sie definitiv nichts vergessen werden.
- Aktualisieren Sie Ihre Listen. To-do-Listen veralten schnell: Etwas verliert an Relevanz, etwas wird in die Zukunft übertragen. Das System sollte für Sie funktionieren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie immer eine Liste mit bestimmten Aktionen haben, damit Sie ohne Verzögerung mit der Arbeit beginnen können.
- Handeln Sie. Wenn alles organisiert ist, können Sie mit der Umsetzung Ihrer Pläne beginnen. Wählen Sie einen Fall aus der gewünschten Kategorie aus, sehen Sie sich an, welche spezifischen Maßnahmen von Ihnen erforderlich sind, und legen Sie los. So können Sie große Projekte umsetzen.
Müssen alle Dinge in einer Liste festgehalten werden?
Nein, es ist besser, mehrere zusammenzustellen, aber sie an einem Ort aufzubewahren. Führen Sie zum Beispiel zu jedem Arbeitsprojekt ein paar Listen, To-Do-Listen, To-Do-Listen, To-Do-Listen, Listen mit Ideen und möglichen zukünftigen Projekten – was immer Sie sich vorstellen können.Gibt es spezielle Werkzeuge?
Von Anwendungen und Webdiensten sind Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, jedes Notizbuch oder jede normale Datei in Google Docs ausreichend. Wenn Sie es gewohnt sind, Notizen auf Papier zu machen, können Sie es verwenden.Es gibt Dateisystem-Fans. Auf dem Desktop wird ein gemeinsamer Ordner erstellt, darin werden mehrere thematische Ordner erstellt, die jeweils die entsprechenden Listen und erforderlichen Materialien enthalten.
Wählen Sie im Allgemeinen, was für Sie bequem ist.
Die wichtigste Voraussetzung: Das Tool sollte immer griffbereit sein, damit Sie die Aufgabe vom Kopf aufs Papier oder in eine Anwendung übertragen können. Zum Beispiel, wenn Ihr Chef auf Sie zukommt und Ihnen eine neue Aufgabe zuweist und Sie gerade an etwas anderem arbeiten.
Wie können Sie mehr Wert aus GTD herausholen?
Jedes Produktivitätssystem wird nicht funktionieren, wenn es blind angewendet wird. Um das Beste daraus zu machen, passen Sie es nach Ihren Wünschen an und dann wird alles funktionieren.Und ja, kein System kann alles für Sie erledigen, also lassen Sie sich nicht zu sehr mit dem Erstellen von Listen verzetteln, vergessen Sie nicht zu handeln. GTD ist ein Tool, das Ihnen hilft, Stress abzubauen und nichts zu vergessen. Aber wie Sie Ihre Zeit nutzen, bleibt Ihnen überlassen.
Das Vorwort zur russischen Ausgabe von David Allens Buch How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity beginnt wie folgt: „Jeder moderne Mensch hat sehr wenig Zeit, und jeder beschwert sich über seine eigene Desorganisation – man vergisst eine wichtige treffen, Sie verspäten sich oder sind nicht pünktlich am Telefon. Aus diesem Grund verschlechtern sich die Beziehungen zu Kollegen und Freunden, Arbeitspläne brechen zusammen und das Wohlbefinden verschlechtert sich. Je organisierter ein Mensch ist, desto einfacher ist es für ihn, Arbeit, Hausarbeit und das Leben im Allgemeinen zu bewältigen, desto besser ist seine Beziehung zu anderen.
Solche Situationen sind vielen bekannt. Und das Versprechen des Autors des Buches, zu mehr Organisation beizutragen, erklärt in vielerlei Hinsicht seinen Erfolg. Dies belegen nicht nur über 600.000 verkaufte Exemplare seit 2001 nur in Amerika, sondern auch die Weiterentwicklung von Allens Konzept durch viele Autoren, die Erstellung spezieller Software, einschließlich mobiler Anwendungen, basierend auf der Getting Things Done (GTD) Methode . Ganze Online-Ressourcen sind Allens individuellen Techniken gewidmet (zB "43 Ordner"). Dies zeigt deutlich, dass die Entwicklungen des Autors einen solchen Bereich wie den persönlichen maßgeblich beeinflusst haben. Daher werden wir in diesem Artikel über das Konzept von GTD, die Prinzipien seiner Funktionsweise sowie einige praktische Aspekte sprechen, die jeder bei seinen Aktivitäten anwenden kann.
So erledigen Sie Dinge bis zum Abschluss
Dinge erledigen- eine Technik zur Steigerung der persönlichen Effektivität, entwickelt und beschrieben im gleichnamigen Buch von David Allen. Die Abkürzung GTD ist häufiger. Wikipedia sagt, dass bei der Übersetzung eines Satzes aus dem Englischen ins Russische fälschlicherweise die Formulierung "Dinge in Ordnung bringen" verwendet wird (mit diesem Namen in der russischen Übersetzung wurde ein Buch veröffentlicht), während "Dinge zum Abschluss bringen" erforderlich ist. Eine interessante Tatsache ist, dass die russisch- und englischsprachige Wikipedia sich in ihren Interpretationen des Verständnisses der GTD-Methodik unterscheidet: Die erste nennt sie unabhängig und begrenzt auf das Zeitmanagement, während die zweite behauptet, GTD sei eine Methode innerhalb der Rahmen des Zeitmanagements.
Viele Experten weisen auf den spezifischen Präsentationsstil von Allen hin. Seine Ideen sind im Gegensatz zu denen von Stephen Covey in "" nicht inspirierend, sondern liefern eine rigorose und detaillierte Beschreibung des Algorithmus. Anders als Covey, der nicht frei von philosophischer Reflexion ist und ein klares Leitbild zum Hauptziel des Lebens braucht, baut Allen im Gegenteil ein System „von unten nach oben“. Er ist überzeugt, dass man, um sein Leben zu verändern, nicht mit globalen Aufgaben beginnen muss, sondern damit, die Dinge in den kleinsten Kleinigkeiten der Umgebung in Ordnung zu bringen.
„Ich empfehle Ihnen, auf Anhieb nach dem Prinzip zu handeln“, so beschreibt der Autor die Anwendung seiner eigenen Methode. Laut Allen müssen Sie nicht nur lesen und Notizen machen, Sie müssen es wirklich verwenden, da dies keine besonderen Fähigkeiten erfordert und Sie nicht auf das Ergebnis warten müssen.
Bewaffnet mit Ratschlägen des Autors kommen wir also zum Wichtigsten: zur Frage nach dem Wesen der Methode, die Dinge zu Ende zu bringen. Viele kritisieren das Konzept von GTD wegen seiner Komplexität und Unverständlichkeit, was gleichzeitig nicht jeden daran hindert, ein eigenes System zu entwickeln, wobei nur einige Postulate berücksichtigt werden. Nachfolgend finden Sie solche Empfehlungen aus dem Buch "Getting Things Done":
Raumorganisation
Eine der ersten Empfehlungen des Buches. Laut Allen ist der Arbeitsplatz wie ein Kontrollpunkt, an dem jeder Tag eine Reise beginnt. Die Essenz hier ist sehr abstrakt - es geht nicht so sehr darum, dass der Arbeitsplatz nicht mit Papieren und verstreuten Bürowerkzeugen überhäuft wird (dies ist eine Anforderung, die allen gemein ist, die auf Zeitmanagement zurückgreifen), sondern dass Sie ihn so gut wie möglich organisieren müssen möglich "für sich selbst. », je nach Art der Aktivität und Bedürfnissen. Es gibt auch Besonderheiten: Die GTD-Methode impliziert neben dem Schreibtisch natürlich das Vorhandensein der folgenden Attribute:
- Papierfächer (mindestens drei Stück);
- eine Packung A5-Papier;
- Kugelschreiber oder Bleistift;
- Haftnotizen (~ 8 x 8 cm.);
- Büroklammern;
- Wäscheklammern für große Papierstapel;
- Hefter;
- Scotch;
- Radiergummi;
- Vorrichtung zum Aufkleben von Etiketten;
- Ordner für Papiere;
- Tagebuch;
- Mülleimer.
Referenzinformationsspeichersystem
Ein solches System ist für jeden notwendig. Ein Schrank zum Aufbewahren von Korrespondenz, viele Ordner, ein Gerät zum Anbringen von Etiketten - kurzum alles, was dazu beiträgt, alle eingehenden Informationen zu strukturieren, um später einfach darauf zugreifen zu können. Der Autor ist sich sicher, dass das Einfügen eines Briefes oder Dokuments in ein solches System nicht länger als 60 Sekunden dauern sollte. Daher ist es besser, so etwas wie ein alphabetisches Verzeichnis zu organisieren, mit dem Sie schnell und bequem auf Informationen zugreifen können.
Listen
Zusätzlich zur Verwendung eines Kalenderplaners benötigt jeder 4 Listen:
1. „Nächste Schritte“. In dieser Liste schreibst du die Dinge auf, die du in naher Zukunft tun musst. Es spielt keine Rolle, in welcher Form es ist - ein Papiernotizbuch oder ein Textdokument auf dem Desktop eines Personalcomputers, es ist wichtig, dass es ständig bei Ihnen ist. Auf diese Weise werden Sie ständig daran erinnert, was zu tun ist. Sie müssen eine solche Liste bearbeiten und täglich neue Einträge vornehmen.
2. Projekte. Mit diesem Titel bezeichnet Allen Unternehmen, bei denen es sich um mehrere verwandte Unteraktionen handelt und die daher mehr als eine Aktion erfordern, um sie abzuschließen. Projekte müssen überwacht werden, um den Fortschritt ihrer Umsetzung beurteilen zu können (wöchentlich).
3. Aufgeschoben. Diese Liste enthält Projekte, deren Durchführung an jemanden delegiert wird oder der Einfluss externer Faktoren erfordert. Sie müssen auch systematisch (mindestens einmal pro Woche) überprüft werden.
4. Irgendwann / vielleicht. Aus dem Namen der Liste wird klar, dass es sich um eine Liste von undefinierten Aufgaben für die Zukunft handelt, wie zum Beispiel einen Marathon zu laufen oder einen Blog zu starten.
Die Pflege dieser Listen steht in engem Zusammenhang mit der Haupt Prinzipien GTD: Erhebung, Verarbeitung, Organisation, Überprüfung und Aktion.
Sammlung. David Allen verwendet den Begriff "Korb", um das Fixieren von Informationen auf einem beliebigen Medium zu bedeuten, um den Geist zu befreien. Dies kann ein Organizer, ein Tagebuch, ein Laptop sein. Sie müssen alles aus Ihrem Kopf werfen (in diesem Fall übertragen) und mit der nächsten Stufe fortfahren.
Behandlung. Bei der Informationsverarbeitung sollten sie in zwei Arten unterteilt werden: eine, die eine Aktion erfordert, und eine, die keine Maßnahmen erfordert. Wenn wir mit dem ersten Typ arbeiten, tun wir es entweder selbst, delegieren es oder verschieben es. Wenn wir mit der zweiten arbeiten, legen wir sie in den Referenzinformationen beiseite, entfernen sie und fügen sie der Liste „irgendwann“ hinzu.
Die Zwei-Minuten-Regel - Wenn die Fertigstellung weniger als 2-5 Minuten dauert, muss sie sofort ausgeführt werden.
Überblick die Aufgabenliste sollte täglich oder so oft wie möglich durchgeführt werden. GTD erfordert eine mindestens wöchentliche Überprüfung aller Aktivitäten, Projekte und ausstehenden Elemente.
Handlung. Physische Ausführung von Aufgaben.
Zusätzlich zu dem, was bereits gesagt wurde, möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass GTD kein einzigartiges Werkzeug ist, sondern eine Reihe von Techniken. Sie können sie als Grundlage nehmen, anpassen, entsprechend Ihrer Aktivität und Ihren Bedürfnissen ändern.
Kontrolle über Leistung
Damit die kleinen Dinge, in die wir unsere großen unterteilt haben, zur Vollendung kommen, ist es wichtig zu verstehen, welches Ziel wir verfolgen, welche Ergebnisse wir erreichen wollen. Wie bereits erwähnt, sind demnach mehrere sequentielle Aktionen und Mahnungen geplant, die in einem einzigen systematisierten System zusammengefasst sind. Je schwieriger die Aufgabe, desto mehr sollte sie in kleinere „Bausteine“ unterteilt werden und desto detaillierter sollte dieses System entwickelt werden. Schauen wir uns die Leistungsstufen genauer an:
- Die Antwort auf die Frage, was wir erreichen wollen. Wir müssen klar verstehen, warum wir bestimmte Aktionen ausführen. Es ist wie ein Bogenschütze, der auf das Volltreffer des Ziels zielt. Er kann viele Aktionen ausführen, vom Ziehen der Bogensehne bis zum Schießen, aber das Ergebnis wird immer noch dadurch überprüft, dass der Pfeil die Mitte des Ziels trifft. Ohne die Frage zu beantworten, kann er einen Pfeil auf das Publikum schicken.
- Die Antwort auf die Frage ist, wie wir das erreichen wollen. Hier beginnt der Ideengenerator für die meisten Menschen aktiv zu arbeiten und gibt sowohl passendes als auch ehrlich gesagt wahnhaftes aus. Zuerst alles ohne Kritik reparieren und dann die am besten geeigneten auswählen, ist es einfacher, das Ziel zu erreichen.
- Die beste Flugbahn wählen und ihr direkt folgen. So können Sie nach Beantwortung der Fragen einen klaren Plan erstellen, nach dem wir unser Ziel erreichen können.
Ihr Leben besteht aus gesetzten Zielen, einer Reihe Ihrer Handlungen und den erzielten Ergebnissen. Je besser Sie Informationen auf verschiedenen Ebenen strukturieren, Handlungsketten aufbauen und verfolgen, desto besser können Sie Ihre Angelegenheiten ordnen.
Ein bisschen über den Autor
Zum Schluss noch ein wenig über den Autor selbst. David Allen (* 28. Dezember 1945 in Shreveport, USA) ist Experte und Berater für Zeitmanagement und persönliche Produktivität. Als Teenager, den er liebte, gewann er die Louisiana State Debating Championship. An der Universität studierte er amerikanische Geschichte als Hauptfach. Nach seinem College-Abschluss suchte D. Allen lange nach seinem Platz im Leben. Nach eigener Aussage wechselte er bis zu seinem 35. Lebensjahr mindestens 35 Berufe. Die Liste seiner Positionen ist wirklich beeindruckend und manchmal sogar exotisch. Der angehende Trainer arbeitete als Kellner, Koch in einem Restaurant, Karatelehrer, Zauberer, Dreher, Verkäufer von Vitaminen und Mopeds, Reisekaufmann, Tourismusmanager, Landschaftsgestalter. In den 1980er Jahren begann er mit der Entwicklung von Trainingsprogrammen für Manager und Führungskräfte der Lockheed Corporation.
Heute leitet D. Allen sein eigenes Coaching-Unternehmen im Bereich effektives Management und Produktivität. Allen selbst führt selten öffentliche Seminare durch. Er ist auch einer der Gründer von Actioneer Inc, einem Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Büroartikeln spezialisiert hat.
Allen hat drei Bücher geschrieben - das bereits berühmte Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, sowie Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Leben ".
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Allen selbst führt sehr selten öffentliche Seminare durch, dies wird von seinen zertifizierten Studenten durchgeführt. In Russland, Weißrussland und Kasachstan ist der zertifizierte Partner die Firma Everconsult, die Schulungen zu GTD durchführt.
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Getting Things Done (GTD) - Dinge erledigen oder in Ordnung bringen- eine von David Allen begründete und im gleichnamigen Buch beschriebene Zeitmanagement-Technik.
Die Grundidee der Methode ist, dass eine Person ihren Kopf von unnötigen Routineinformationen befreien muss, indem sie sie auf ein externes Medium überträgt, sei es ein Tablett mit Papieren, ein Tagebuch oder ein elektronischer Organizer.
David schlägt einen Algorithmus zur effizienten Verarbeitung einer großen Informationsmenge vor, um Ihre Zeit zu organisieren.
Nach der GTD-Methode sollten eingehende Informationen in 5 Stufen verarbeitet werden:
1. Sammlung
2. Verarbeitung
3. Sortierung
4. Erwägung
5. Aktion ...
Das ist Management" waagerecht"- eine Übersicht über alles, was im Moment auffällt.
Lassen Sie uns näher auf diese Phasen eingehen.
Sammlung
Die Hauptidee ist, dass Sie jede Aufgabe, Idee, Information usw. erhalten. müssen auf einem Medium aufgezeichnet werden: auf Papier, per Post, in einem Laptop oder Taschencomputer. Vielleicht verwenden Sie verschiedene Tools, um verschiedene Eingabeinformationen aufzuzeichnen. Dies ist nicht der Punkt. Hauptsache du:
Du wirst nichts vergessen
entlasten Sie Ihren Kopf von einer großen Menge an Routineinformationen.
Auf Papier geschriebene Informationen können in Fächern, Akten oder per E-Mail empfangenen E-Mails in bestimmten Ordnern usw. gesammelt werden, je nach Sammlungswerkzeug.
Damit die Phase der Informationssammlung funktioniert, müssen Sie 3 Bedingungen erfüllen:
1. Jede Aufgabe sollte in Ihrem Sammelsystem aufgezeichnet und gespeichert werden, nicht in Ihrem Kopf.
2.Ihr Informationsspeicher (Tray, Programm oder sonstiges) sollte nicht viel sein (je weniger, desto besser)
3. Sie müssen Ihre Informationsspeicher regelmäßig leeren (was leer ist, wird weiter unten besprochen)
2. Verarbeitung
Die gesammelten Informationen werden nach folgendem Algorithmus verarbeitet:
Nehmen wir das nächste Top-Element des "Posteingangs"-Speichers.
Wenn für ein Element eine Aktion erforderlich ist und dies etwas Zeit in Anspruch nimmt (bis zu 5 Minuten), dann erledigen wir dies sofort oder delegieren sie an jemanden oder verschieben sie, wenn die Aufgabe viel Zeit erfordert.
Wenn für das Element „Posteingang“ keine Aktion erforderlich ist, belassen wir dieses Element als Referenzinformationen irgendwo im Archiv, verwerfen es oder setzen es in die Liste „Irgendwann vielleicht“.
Um die Arbeit an den Aufgaben zu organisieren, die weitere Maßnahmen erfordern, ist es notwendig, diese Aufgaben in mehrere Listen aufzuteilen:
Die folgenden Aktionen
Sie sollten eine Liste mit weiteren spezifischen Maßnahmen haben, die Sie ergreifen müssen. Nur in diesem Fall können Sie so effizient wie möglich arbeiten und eine große Anzahl von Fällen „schleifen“.
Projekte
Aufgaben, die mehr als eine Aktion erfordern, um ihre Ziele zu erreichen, sind im Wesentlichen Projekte. Um beispielsweise eine Präsentation vorzubereiten, müssen Sie die Organisatoren anrufen, die Rechnung für den Raum bezahlen usw. Für jedes Projekt sollten weitere Maßnahmen festgelegt werden.
Verschoben
Wenn eine Aufgabe delegiert wurde oder aus irgendeinem Grund etwas später erledigt werden kann, sollten diese Aufgaben in eine separate Liste aufgenommen werden.
Vielleicht eines Tages
Es gibt Aufgaben, die derzeit nicht relevant sind, es ist unklar, ob sie in Zukunft relevant sein werden, aber die Wahrscheinlichkeit dafür wird ebenfalls in einer separaten Liste aufgeführt.
David Allen empfiehlt, die klassische starre Tagesplanung aufzugeben, bei der der gesamte Tag in Minuten geplant ist. Diese Art der Planung ist selten praktikabel, da man sich jederzeit ablenken lässt und Pläne sich ändern können.
David glaubt, dass Aufgaben hart und flexibel sind.
Flexible Aufgaben gehen Sie in eine einfache Liste. Dies sind Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen werden können, sodass sie der Reihe nach abgeschlossen werden können. Die meisten Aufgaben des Durchschnittsmenschen fallen in diese Kategorie.
Schwere Aufgaben- das sind Aufgaben, die an eine bestimmte Zeit gebunden sind. Beispiel: Termin, Konferenz, geplanter Anruf, Aufgabe läuft ab.
Es ist sinnvoll, nur schwierige Aufgaben im Kalender zu belassen. Zu Beginn des Tages sehen Sie sich Ihre Kalender- und Aufgabenliste an. Am bequemsten ist es, wenn sich die Aufgabenliste und der Kalender auf derselben Seite befinden - so ist die Planung einfacher. Wenn zu Beginn des Tages keine harten Aufgaben geplant sind, können Sie flexibel Aufgaben der Reihe nach erledigen: Je nach Verfügbarkeit von Zeit, Energie und Ressourcen erledigen Sie Aufgaben von höchster bis niedrigster Priorität. Sobald es Zeit für die schwierige Aufgabe ist, unterbrechen Sie, führen die schwere Aufgabe durch und kehren dann zum Erledigen der Aufgaben auf der Liste zurück. Dies ist die flexibelste, einfachste und komfortabelste Art der Planung bei einer großen Anzahl von Fällen.
Rücksichtnahme
Die erstellten Listen sollten regelmäßig überprüft und die darin enthaltenen Aufgaben ausgeführt werden. Ansonsten macht es keinen Sinn, solche Listen zu erstellen. In der Liste der nächsten Schritte sollten die Aufgaben der Reihe nach sortiert werden: von den wichtigsten zu den unwichtigsten. Wenn Sie die nächste Aufgabe aus der Liste erledigen möchten, nehmen Sie die wichtigste Aufgabe aus der Liste, die Sie nun basierend auf der verfügbaren Zeit, Energie und Ressourcen erledigen können.
Handlung
Ein organisiertes System sollte einfach sein, damit eine Person mehr Zeit mit der Aktivität selbst verbringt als mit der Organisation dieser Aktivität.
Instrumente
In seinem Buch erwähnt David, dass die Methodik an erster Stelle steht.
Wenn eine einfache und effektive Methode ausgearbeitet ist, können Sie bereits die Werkzeuge auswählen.
Tabletts, Tisch, Papier
Von den Werkzeugen, die er anbietet: Blatt Papier, Tabletts, ein Tisch. Wenn Sie jede Aufgabe oder Idee auf ein separates Blatt Papier schreiben, das Sie in den Posteingang legen, können diese Blätter leicht von Fach zu Fach übertragen und leicht sortiert werden.
David erwähnt in seinem Buch auch die Top-Down-Planung. Er verwendet die Analogie, Ziele, Projekte und Aufgaben „aus der Luft“ zu überprüfen:
1. Aktuelles;
2. laufende Projekte;
3. Leistungsbeschreibung;
4. die kommenden Jahre (1-2 Jahre);
5. Fünfjahresperspektive (3-5 Jahre);
6. Leben.
„Entscheiden Sie dann über die erforderlichen Maßnahmen,
wenn ein Fall auftaucht - und nicht, wenn er eine ungewöhnliche Beendigung erfordert."
David Allen
GTD ist eine der Zeitmanagementmethoden, die vom Zeitmanagementberater und Autor des gleichnamigen Buches, David Allen, entwickelt wurde. Ins Russische übersetzt bedeutet es „Dinge erledigen“.
Das Hauptprinzip von GTD besagt - eine Person sollte sich nicht mit dem, was getan werden muss, überladen, sondern es nur in den Plan einbringen. Alle Aufmerksamkeit sollte direkt auf die Umsetzung jeder einzelnen Aufgabe gerichtet sein.
David Allens Models
Typischerweise beginnt Zeitmanagement damit, die wichtigsten Dinge zu fokussieren und hervorzuheben. Allen verfolgt einen etwas anderen Ansatz und argumentiert, dass Kontrolle und Vision im Mittelpunkt des Zeitmanagements stehen sollten. Darauf aufbauend bietet er 3 Hauptmodelle an:
- Die erste ist das Workflow-Management. Es ist darauf ausgelegt, alle Aufgaben zu steuern und besteht aus den folgenden Phasen: Erhebung, Verarbeitung, Organisation, Überprüfung und Aktion. Wir werden auf jeden von ihnen später genauer eingehen.
- Das zweite ist ein Arbeitsbewertungsmodell, das aus sechs Ebenen besteht, von denen jede breiter und globaler ist als die vorherige. Hier beinhaltet er: aktuelle Angelegenheiten, aktuelle Verantwortlichkeiten, Verantwortlichkeiten, die nächsten 1-2 Jahre, die nächsten fünf Jahre und alles Leben im Allgemeinen. Allen glaubt, dass eine Person einmal pro Woche verpflichtet ist, ihre Leistungen auf jeder der Ebenen zu analysieren, nur in diesem Fall erhält sie ein ganzheitliches Bild von dem, was passiert.
- Die dritte - seiner Meinung nach nicht für jeden notwendig - ist eine natürliche Planungsmethode. Es besteht aus 5 Phasen: Ziele und Prinzipien definieren, die gewünschten Ergebnisse sehen, Brainstorming, Organisation und Entscheidung, was die nächste Aktion sein sollte.
David Allen argumentiert, dass alle Probleme, die mit der Nichterreichung von Zielen verbunden sind, auf eine unsachgemäße Planung in der allerersten Phase zurückzuführen sind – das Aufstellen einer Aufgabe und die Festlegung der Schritte, die zu ihrer Umsetzung erforderlich sind.
Die Prinzipien hinter GTD
Sammlung
Die Bedeutung dieses Prinzips liegt darin, dass all die Gedanken, die sich in unserem Kopf „drängen“, auf einigen Medien festgehalten werden sollten. Dafür eignen sich ein elektronischer Organizer, ein Diktiergerät und ein einfacher Notizblock gleichermaßen. Die Hauptsache ist, Ihr Bewusstsein von Informationen zu befreien, die im Moment nicht benötigt werden.
Darüber hinaus sollten alle Aufzeichnungen mindestens einmal pro Woche überprüft werden, um ihre Relevanz zu bestätigen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Behandlung
Denken Sie bei der Verarbeitung von Informationen daran, dass jede Aktion, die nicht länger als 5 Minuten dauert, sofort ausgeführt werden muss. Der beste Weg, um zu beginnen, ist von oben auf der Liste, und gehen Sie der Reihe nach weiter.
Gemäß dem von Allen zusammengestellten Infokönnen Sie mit jeder Aufgabe auf der Liste Folgendes tun: ausführen, zur Ausführung übertragen, verschieben, zur Referenz zurücklassen, wegwerfen oder in die Liste der Dinge überführen, auf die Sie später zurückkommen sollten .
Organisation
Um die auszuführenden Aktionen zu kontrollieren, schlägt David Allen vor, eine Reihe von Listen zu verwenden:
- Folgen von Aktionen. Dies beinhaltet die Schritte, die für jedes zur Implementierung akzeptierte Element zu ergreifen sind. Nehmen wir an, es gibt einen Punkt "Schätzung erstellen". Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, müssen Sie folgende Schritte ausführen: Kontakt mit einem Kollegen aufnehmen und Informationen zu seiner Abteilung anfordern, die Kosten für die erforderlichen Materialien ermitteln usw.
- Projekte. Ein Projekt kann als jedes Ziel verstanden werden, zu dessen Erreichung es erforderlich ist, mehr als eine sequentielle Aktion durchzuführen. Projekte sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie in der richtigen Reihenfolge ablaufen.
- Verschoben. In einer Situation, in der ein Fall zur Ausführung übergeben werden soll oder wenn ein anderes Ereignis seiner Ausführung vorausgehen sollte, muss es von Zeit zu Zeit überwacht werden. Dies wird es ermöglichen, die Fristen für die Umsetzung nicht zu verzögern.
- Einestages vielleicht. Dies schließt Fälle ein, zu denen es durchaus möglich ist, dass Sie unter bestimmten Bedingungen zurückkehren.
Überblick
Das Erstellen von Listen und Memos bringt nicht das gewünschte Ergebnis, wenn Sie nicht so oft wie möglich eine Überprüfung durchführen, aber es ist ratsam, dies überhaupt jeden Tag zu tun. Gleichzeitig sollten Sie die Aufgabe mit der derzeit höchsten Priorität auswählen und sofort mit der Ausführung beginnen. Es wird nicht empfohlen, die Arbeit mit einfachen Aktionen zu beginnen und komplexe zu vermeiden. Sie werden die Situation also nur verschärfen, indem Sie einen Haufen harter Arbeit anhäufen. Die sequentielle Ausführung von Aufgaben gilt als die beste Lösung.
Aktionen
Laut David Allen muss man sorgfältiger darauf achten, wie jede Aufgabe erledigt wird, anstatt wie sie organisiert wird. In diesem Fall ist es viel wahrscheinlicher, alles ohne Unterbrechung in der Mitte zum Ende zu bringen.
Werkzeuge und Techniken, die Ihnen helfen, das zu vervollständigen, was Sie begonnen haben
- 43 Ordner. Diese Technik besteht darin, dass Sie für jeden Arbeitstag des Monats einen separaten Ordner für sich selbst erstellen (insgesamt 31 Stück) und zusätzlich 12 weitere Ordner analog zu den Monaten des Jahres erstellen. Als Ergebnis erhalten Sie 43 Ordner, in denen Sie Pläne für jeden bestimmten Tag "speichern" sollten.
- GTD-Software. In der modernen Welt kann man auf Software nicht verzichten. Nach Allens Methode umfasst es: digitale Strukturierungs-, Brainstorming- und Projektmanagement-Anwendungen. Heute unterstützen mehr als 100 Anwendungen die GTD-Ideologie. Darunter befinden sich Programme, die für verschiedene Plattformen und Geräte geschrieben wurden.
Dieser Artikel umreißt die Prinzipien von GTD sehr kurz und ist kein Ersatz für David Allens Buch. Der Artikel soll nur Ihr Interesse an einer so effektiven Methode wie GTD wecken.