Hai! Igor Zuevich berhubungan, dan hari ini kami akan berbicara dengan Anda tentang cara mengatur waktu Anda. Anda akan belajar bahwa ada sistem yang dengannya Anda dapat dengan mudah menangani masalah manajemen waktu.
Mari kita bongkar otak menurut sistem David Allen. Siapa yang tidak mendapati dirinya berpikir bahwa akan menyenangkan untuk menambah hari satu atau bahkan dua jam? Jadi, agar punya waktu untuk melakukan segala sesuatu yang direncanakan.
Laju kehidupan modern, arus informasi yang meningkat setiap hari, kebutuhan untuk memecahkan masalah yang terus muncul - semua ini mengarah pada fakta bahwa orang selalu merasa kekurangan waktu. Di mana dan bagaimana menemukan waktu ekstra untuk tepat waktu untuk semuanya?
Kemampuan untuk mengatur waktu Anda adalah salah satu keterampilan yang paling berharga dalam kehidupan seseorang.
David Allen mengusulkan sistem pesanan bisnis
David Allen datang dengan sistem seperti itu. Sistemnya disebut "Getting Things Done", yang berarti "Selesaikan semuanya."
David Allen menguji teorinya pada dirinya sendiri dan teman-teman serta kenalannya, yang ia konsultasikan dengan mengikuti prinsip-prinsip sistem, sebelum menulis tentang cara merapikan dan mempelajari cara menggunakan waktu secara efisien dan produktif menggunakan metode yang indah dan mudah ini. -membaca buku.
Dasar-dasar sistem GTD sangat jelas dan sederhana. Otak manusia menyerupai komputer, yang berisi banyak file, folder, program.
Setiap hari volume informasi meningkat, semakin banyak folder baru dibuat. RAM tersumbat, membutuhkan lebih banyak waktu untuk menemukan dokumen yang diperlukan, dan menjadi semakin sulit untuk bekerja di komputer.
Hal yang sama terjadi di kepala seseorang. Otak tidak dapat berhasil mengatasi kedatangan tugas baru setiap hari dan peningkatan jumlah informasi.
Mengikuti sistem GTD, perlu untuk membongkar semua urusan, proyek, kekhawatiran, pikiran dari kesadaran dengan mentransfer semua informasi ke kertas atau menggunakan versi elektronik untuk ini.
Bagaimana cara mengatur sesuatu?
Untuk menertibkan urusan, perlu untuk membagi semua informasi yang tersedia secara kondisional menjadi 4 folder.
- Folder pertama akan berisi kasus-kasus yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat (langkah selanjutnya).
- Folder kedua adalah untuk proyek saat ini.
- Kasus dan proyek yang tertunda terdapat di folder ketiga.
- Biarlah map keempat menjadi map impian (segala sesuatu yang benar-benar Anda inginkan, tetapi waktu untuk implementasinya belum tiba).
Tampaknya jika Anda terlibat dalam penguraian informasi, waktu yang berharga terbuang sia-sia. Ini tidak benar. Ini akan memakan waktu lebih sedikit untuk mensistematisasikan informasi daripada terus-menerus menyelidiki kepala yang tersumbat dengan sampah informasi dan terus-menerus kembali ke pertanyaan yang sama.
Ketika kepala dibebaskan dari banyak tugas dan perbuatan yang perlu dilakukan, pemahaman yang jelas dan jelas tentang tindakan apa yang perlu diambil untuk mencapai tujuan datang.
Dalam kepala yang bebas dari sampah, bisa lahir ide-ide yang tidak akan hanyut dalam arus pemikiran, muncul kemampuan untuk mencipta dan menciptakan sesuatu yang baru.
Penting untuk diingat bahwa tidak mungkin untuk dengan cepat mengelola beberapa tugas secara bersamaan. Melakukan pekerjaan apa pun membutuhkan perhatian dan usaha.
Jauh lebih mudah untuk fokus dan mengarahkan upaya untuk melakukan satu pekerjaan terlebih dahulu, dan kemudian mulai melakukan pekerjaan berikutnya. Anda harus melupakan multitasking selamanya.
Tindakan berikut dan eksekusi alternatif dari tugas yang direncanakan memungkinkan untuk bergerak lebih cepat dan lebih percaya diri menuju tujuan yang diinginkan tanpa keributan yang tidak perlu, dan juga memungkinkan Anda menemukan waktu tambahan yang dapat digunakan untuk istirahat dan hiburan.
Bagaimana menghindari masalah dengan mengatur waktu Anda
Penyebab utama dari semua masalah yang Allen identifikasikan sebagai pelanggaran seseorang terhadap kesepakatan, baik internal maupun eksternal. Kesepakatan yang dibuat dengan orang lain bersifat eksternal, dan kesepakatan dengan diri sendiri bersifat internal. Pelanggaran terhadap semua kesepakatan dan ketidakmampuan untuk menepati janji mengarah pada konsekuensi negatif dan merusak kepercayaan diri.
Penulis percaya bahwa solusi optimal untuk masalah ini adalah dengan menggunakan kemungkinan untuk merevisi kesepakatan, yaitu menyesuaikannya. Jika tidak ada cara untuk menepati janji, maka janji itu perlu direvisi dan waktu serta sumber daya ditemukan untuk memecahkan masalah dengan sukses.
Sistem David Allen
Sistem GTD berhasil digunakan di seluruh dunia oleh lebih dari satu juta orang. Ini membantu meningkatkan produktivitas pribadi ke tingkat yang lebih tinggi, yang sangat bermanfaat bagi pebisnis, membuat mereka lebih sukses.
Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk menghindari banyak stres, yang merupakan masalah di dunia modern. Sistem David Allen cukup sederhana, tetapi untuk menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari dan mendapatkan hasil, Anda memerlukan sejumlah disiplin diri dan organisasi.
Untuk mempelajari seni mengatur waktu Anda dan merasa bahagia dan sukses, Anda hanya perlu menjadikan prinsip-prinsip sistem ini sebagai kebiasaan pribadi (cara menyikat gigi dan mencuci muka).
Anda cukup membaca buku tentang sistem GTD, atau Anda dapat secara bertahap menerapkan rekomendasi yang disuarakan oleh penulis ke dalam hidup Anda. Berdasarkan buku, Anda juga dapat membuat sistem pribadi Anda sendiri.
Setiap orang membuat pilihannya sendiri.
Memiliki keinginan dan ketekunan yang besar, Anda dapat mengubah segalanya dalam hidup dan melakukan segalanya tepat waktu. Setiap orang bisa menjadi penguasa waktu mereka.
Seperti yang Anda lihat, jika Anda masih ingin menggunakan sistem David Allen, sebaiknya gunakan saran dalam artikel ini. Seperti biasa, yang utama adalah bertindak dengan benar dan Anda akan berhasil. Lebih baik bertindak bersama dan bersama dengan orang-orang yang sudah memiliki pengalaman dan hasil. Datanglah ke program kami, pada saat yang sama dan dapatkan lebih banyak!
Denganmu,
- Igor Zuevich.
Menyukai? Klik " Saya suka"
Tinggalkan komentar pada artikel ini di bawah ini
Getting Things Done sering diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "menempatkan sesuatu secara teratur", meskipun akan lebih akurat untuk "mengakhiri segalanya". Setuju, lebih penting untuk tidak menjejalkan tugas ke dalam daftar, tetapi untuk menyelesaikannya. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat daftar, menetapkan prioritas, dan membuat jadwal.
Dan mengapa itu dibutuhkan?
Bekerja dengan prinsip GTD, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola urusan Anda. Bagaimanapun, keuntungan utama dari teknik ini adalah bahwa informasi tentang semua tugas Anda terkonsentrasi di satu tempat sehingga Anda dapat berpindah dari satu kasus ke kasus lain tanpa ragu-ragu.Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas?
Dalam daftar, kami biasanya hanya mencatat tugas-tugas yang paling penting, dan kami tidak menuliskan tugas-tugas kecil yang kurang penting. Dan sia-sia. Mereka menggulir di kepala Anda, mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda, dan efisiensi Anda turun. Salah satu prinsip utama GTD adalah menangkap semuanya. Jadi Anda dapat membongkar otak Anda dan menggunakan semua sumber dayanya untuk bekerja.Apakah sistem ini tepat untuk saya?
GTD relevan untuk orang-orang dari berbagai profesi, usia, dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip-prinsip sistem, mengadakan kursus untuk astronot ISS, dan untuk musisi rock, dan untuk kepala perusahaan besar.Seperti David Allen dalam sebuah wawancara dengan Lifehacker, sebuah sistem bisa sama efektifnya atau sama-sama tidak bergunanya bagi remaja dan CEO sebuah perusahaan besar. Anda perlu memiliki pola pikir tertentu, suka melakukan sistematisasi dan perencanaan.
Oke, jadi apa sebenarnya yang perlu Anda lakukan?
Tidak ada aturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi ada prinsip dasar kerja:- Kumpulkan informasi dan catat semuanya. Catat tugas, ide, tugas berulang di buku catatan atau aplikasi. Dalam hal ini, daftar harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda tidak dapat mengatakan: "Saya akan menambahkan ini nanti." Bahkan hal terkecil dan paling tidak penting pun perlu ditulis jika Anda tidak melakukannya sekarang.
- Tulis penjelasan. Seharusnya tidak ada tugas seperti "Bersiap untuk Liburan". Pecahkan kasus-kasus besar menjadi tindakan spesifik yang layak (kirimkan dokumen ini dan itu ke pusat visa, beli handuk dan kacamata hitam, unduh peta ke telepon Anda). Dengan daftar tugas biasa, kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendekripsi daripada menyelesaikan. Dan ya, jika Anda bisa mendelegasikan, delegasikan.
- Prioritaskan. Untuk setiap item dalam daftar, tentukan tanggal dan tanggal jatuh tempo tertentu. Tambahkan pengingat jika perlu. Sebenarnya, ini berfungsi dengan daftar dan kalender. Pada tahap ini, Anda harus yakin bahwa Anda pasti tidak akan melupakan apa pun.
- Perbarui daftar Anda. Daftar tugas dengan cepat menjadi usang: sesuatu kehilangan relevansinya, sesuatu dibawa ke masa depan. Sistem harus bekerja untuk Anda. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu memiliki daftar tindakan tertentu sehingga Anda dapat mulai bekerja tanpa penundaan.
- Mengambil tindakan. Ketika semuanya sudah diatur, Anda dapat mulai menjalankan rencana Anda. Pilih kasing dari kategori yang Anda butuhkan, lihat tindakan spesifik apa yang diperlukan dari Anda, dan mulai. Dengan cara ini Anda dapat mengimplementasikan proyek-proyek besar.
Apakah semua hal perlu dicatat dalam satu daftar?
Tidak, lebih baik membuat beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Misalnya, simpan beberapa daftar untuk setiap proyek kerja, daftar tugas, daftar tugas, daftar tugas, daftar ide, dan kemungkinan proyek di masa depan - apa pun yang dapat Anda bayangkan.Apakah ada alat khusus?
Dari aplikasi dan layanan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, semua buku catatan atau file biasa di Google Documents dapat digunakan. Jika Anda terbiasa membuat catatan di atas kertas, Anda bisa menggunakannya.Ada penggemar sistem file. Satu folder bersama dibuat di desktop, beberapa folder tematik dibuat di dalamnya, dan masing-masing berisi daftar yang sesuai dan materi yang diperlukan.
Secara umum, pilih apa yang nyaman bagi Anda.
Persyaratan utama: alat harus selalu ada di ujung jari Anda, sehingga Anda dapat mentransfer tugas dari kepala Anda ke kertas atau ke aplikasi. Misalnya, ketika atasan Anda mendatangi Anda dan memberikan tugas baru, dan saat ini Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain.
Bagaimana Anda bisa mendapatkan nilai lebih dari GTD?
Sistem produktivitas apa pun tidak akan berfungsi jika diterapkan secara membabi buta. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari itu, sesuaikan dengan keinginan Anda, dan kemudian semuanya akan berhasil.Dan ya, tidak ada sistem yang bisa melakukan segalanya untuk Anda, jadi jangan terlalu terbawa dengan membuat daftar, jangan lupa untuk bertindak. GTD adalah alat yang membantu Anda menghilangkan stres dan tidak melupakan apa pun. Tapi bagaimana Anda menggunakan waktu Anda terserah Anda.
Kata pengantar untuk buku David Allen edisi Rusia How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity dimulai seperti ini: “Setiap orang modern sangat kekurangan waktu, dan semua orang mengeluh tentang disorganisasi mereka sendiri - Anda melupakan hal penting rapat, Anda akan terlambat, atau Anda tidak tepat waktu menelepon. Karena itu, hubungan dengan kolega dan teman memburuk, rencana kerja runtuh, dan kesejahteraan memburuk. Semakin terorganisir seseorang, semakin mudah baginya untuk mengatur pekerjaan, pekerjaan rumah tangga dan kehidupan secara umum, semakin baik hubungannya dengan orang lain.
Situasi seperti itu akrab bagi banyak orang. Dan janji penulis buku untuk membantu menjadi lebih terorganisir, dalam banyak hal, menjelaskan keberhasilannya. Hal ini dibuktikan tidak hanya dengan lebih dari 600 ribu eksemplar terjual sejak tahun 2001 hanya di Amerika, tetapi juga oleh pengembangan lebih lanjut dari konsep Allen oleh banyak penulis, pembuatan perangkat lunak khusus, termasuk aplikasi seluler, berdasarkan metode Getting Things Done (GTD). . Seluruh sumber daya online dikhususkan untuk teknik individu Allen (misalnya, "43 folder"). Ini dengan jelas menunjukkan bahwa perkembangan penulis telah secara signifikan mempengaruhi area seperti pribadi. Oleh karena itu, dalam artikel ini kita akan membahas tentang konsep GTD, prinsip pengoperasiannya, serta beberapa aspek praktis yang dapat diterapkan setiap orang dalam aktivitasnya.
Bagaimana menyelesaikan sesuatu sampai selesai
Menyelesaikan semuanya- teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi, dikembangkan dan dijelaskan dalam buku dengan nama yang sama oleh David Allen. Singkatan GTD lebih umum. Wikipedia mengatakan bahwa dalam terjemahan frasa dari bahasa Inggris ke bahasa Rusia, kata-kata "menempatkan hal-hal secara teratur" digunakan secara keliru (dengan nama ini dalam terjemahan Rusia sebuah buku diterbitkan), sementara "menyelesaikan segala sesuatunya" diperlukan. Fakta yang menarik adalah bahwa Wikipedia bahasa Rusia dan bahasa Inggris tidak setuju dalam interpretasi mereka tentang pemahaman metodologi GTD: yang pertama menyebutnya independen dan terbatas terkait dengan manajemen waktu, sedangkan yang kedua mengklaim bahwa GTD adalah metode dalam kerangka manajemen waktu.
Banyak ahli mencatat gaya khusus presentasi yang melekat pada Allen. Ide-idenya, tidak seperti yang dikemukakan oleh Stephen Covey di "", tidak menginspirasi, tetapi memberikan deskripsi algoritma yang ketat dan terperinci. Tidak seperti Covey, yang tidak lepas dari refleksi filosofis dan membutuhkan pernyataan misi yang jelas yang mencakup tujuan utama kehidupan, Allen, sebaliknya, membangun sistem "dari bawah ke atas". Dia yakin bahwa untuk mengubah hidup Anda, Anda harus memulai bukan dengan tugas-tugas global, tetapi dengan mengatur segala sesuatunya dalam hal-hal sepele terkecil di sekitarnya.
"Saya sarankan Anda bertindak berdasarkan prinsip" langsung dari kelelawar ", - ini adalah bagaimana penulis menggambarkan penerapan metodenya sendiri. Menurut Allen, Anda tidak perlu hanya membaca dan mencatat, Anda harus benar-benar mulai menggunakannya, karena tidak memerlukan keahlian khusus, dan hasilnya tidak akan membuat Anda menunggu.
Jadi, berbekal saran dari penulis, kami sampai pada hal yang paling penting: pertanyaan tentang esensi dari metode untuk mengakhiri sesuatu. Banyak yang mengkritik konsep GTD karena kompleksitas dan ketidakpahamannya, yang, pada saat yang sama, tidak mencegah setiap orang mengembangkan sistem mereka sendiri, dengan mempertimbangkan hanya beberapa postulat. Di bawah ini adalah rekomendasi dari buku "Getting Things Done":
Organisasi ruang
Salah satu rekomendasi pertama yang dibuat dalam buku ini. Menurut Allen, tempat kerja seperti pos pemeriksaan di mana setiap hari memulai perjalanan. Intinya di sini sangat abstrak - intinya bukan agar tempat kerja tidak dipenuhi dengan kertas dan peralatan kantor yang berserakan (ini adalah persyaratan umum bagi semua orang yang menggunakan manajemen waktu), tetapi Anda perlu mengaturnya sebanyak mungkin "untuk diri sendiri. », Sesuai dengan jenis aktivitas dan kebutuhan Anda. Ada juga spesifikasinya: metode GTD menyiratkan kehadiran, selain meja, tentu saja, dari atribut berikut:
- baki kertas (setidaknya tiga lembar);
- sebungkus kertas A5;
- pena atau pensil;
- catatan tempel (~ 8 x 8 cm.);
- klip kertas;
- jepitan untuk rim kertas besar;
- stapler;
- Scotch;
- penghapus;
- perangkat untuk menempelkan label;
- folder untuk kertas;
- buku harian;
- bak sampah.
Sistem penyimpanan informasi referensi
Sistem seperti itu diperlukan untuk semua orang. Kabinet untuk menyimpan korespondensi, banyak folder, peralatan untuk menerapkan label - dengan kata lain, segala sesuatu yang berkontribusi pada penataan setiap informasi yang masuk dengan tujuan akses mudah ke sana nanti. Penulis yakin bahwa proses penempatan surat atau dokumen dalam sistem seperti itu tidak lebih dari 60 detik. Oleh karena itu, lebih baik untuk mengatur sesuatu seperti direktori abjad, yang memungkinkan Anda mengakses informasi dengan cepat dan nyaman.
Daftar
Selain menggunakan perencana kalender, setiap orang harus memiliki 4 daftar:
1. "Langkah selanjutnya". Dalam daftar ini, Anda menuliskan hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam waktu dekat. Tidak masalah apa bentuknya - buku catatan kertas atau dokumen teks di desktop komputer pribadi, penting untuk selalu bersama Anda. Dengan cara ini, Anda akan memiliki pengingat terus-menerus tentang hal-hal yang harus dilakukan. Anda perlu mengedit daftar seperti itu, membuat entri baru setiap hari.
2. Proyek. Dengan judul ini, Allen berarti perusahaan yang memiliki beberapa sub-tindakan terkait, dan oleh karena itu memerlukan lebih dari satu tindakan untuk menyelesaikannya. Proyek perlu dipantau agar dapat menilai kemajuan pelaksanaannya (mingguan).
3. Ditangguhkan. Daftar ini berisi proyek, yang pelaksanaannya didelegasikan kepada seseorang atau memerlukan pengaruh faktor eksternal. Mereka juga perlu diperiksa secara sistematis (minimal seminggu sekali).
4. Suatu hari nanti / mungkin. Dari nama daftar tersebut, jelas bahwa ini adalah daftar tugas yang belum ditentukan untuk masa depan, seperti lari maraton atau memulai blog.
Pemeliharaan daftar ini terkait erat dengan main prinsip GTD: pengumpulan, pemrosesan, organisasi, peninjauan, dan tindakan.
Koleksi. David Allen menggunakan istilah "keranjang" yang berarti memperbaiki informasi pada media apa pun untuk membebaskan pikiran. Ini bisa berupa organizer, buku harian, laptop. Anda harus membuang semuanya dari kepala Anda (dalam hal ini, transfer) dan melanjutkan ke tahap berikutnya.
Perlakuan. Selama pemrosesan informasi, itu harus dibagi menjadi dua jenis: satu yang membutuhkan tindakan dan satu yang tidak. Saat bekerja dengan tipe pertama, kami melakukannya sendiri, mendelegasikannya, atau menundanya. Saat bekerja dengan yang kedua, kami mengesampingkannya dalam informasi referensi, menyingkirkannya, menambahkannya ke daftar "suatu hari nanti".
Aturan dua menit - jika membutuhkan waktu kurang dari 2-5 menit untuk menyelesaikan pekerjaan, maka harus segera dilakukan.
Gambaran daftar tugas harus dilakukan setiap hari atau sesering mungkin. GTD membutuhkan setidaknya tinjauan mingguan semua aktivitas, proyek, dan item yang ditangguhkan.
Tindakan. Pelaksanaan tugas secara fisik.
Selain apa yang telah dikatakan, kami ingin menarik perhatian Anda pada fakta bahwa GTD bukanlah alat yang unik, tetapi seperangkat teknik. Anda dapat mengambilnya sebagai dasar, menyesuaikan, mengubah sesuai dengan jenis aktivitas dan kebutuhan Anda.
Kontrol atas pencapaian
Agar hal-hal kecil, di mana kita membagi yang besar, bergerak menuju penyelesaian, penting untuk memahami tujuan apa yang kita kejar, hasil apa yang ingin kita capai. Seperti yang telah disebutkan, sesuai dengan ini, sejumlah tindakan dan pengingat berurutan direncanakan, digabungkan menjadi satu sistem sistematis. Semakin sulit tugasnya, semakin harus dibagi menjadi "batu bata" yang lebih kecil dan semakin rinci sistem ini harus dikembangkan. Mari kita lihat lebih dekat tahapan pencapaiannya:
- Jawaban atas pertanyaan tentang apa yang ingin kita capai. Kita perlu memahami dengan jelas mengapa kita melakukan tindakan tertentu. Ini seperti seorang pemanah, membidik sasaran tepat sasaran. Dia bisa melakukan banyak tindakan mulai dari menarik tali busur hingga menembak, tetapi hasilnya akan tetap dicek oleh panah yang mengenai pusat sasaran. Tanpa menjawab pertanyaan, dia bisa mengirim panah ke penonton.
- Jawaban atas pertanyaan tersebut adalah bagaimana kita ingin mencapainya. Di sini generator ide secara aktif mulai bekerja untuk kebanyakan orang, memberikan delusi yang sesuai dan terus terang. Pertama, perbaiki semuanya tanpa kritik dan kemudian pilih yang paling cocok, lebih mudah untuk mencapai tujuan.
- Memilih lintasan terbaik dan mengikutinya secara langsung. Jadi, setelah menjawab pertanyaan, Anda dapat menyusun rencana yang jelas, yang mengikuti kita dapat mencapai tujuan kita.
Hidup Anda terdiri dari tujuan yang ditetapkan, serangkaian tindakan Anda dan hasil yang diperoleh. Semakin baik Anda dapat menyusun informasi pada tingkat yang berbeda, membangun dan mengikuti rantai tindakan, semakin baik Anda dapat mengatur urusan Anda.
Sedikit tentang penulis
Terakhir, sedikit tentang penulis sendiri. David Allen (lahir 28 Desember 1945, Shreveport, AS) adalah seorang ahli dan konsultan dalam manajemen waktu dan produktivitas pribadi. Sebagai seorang remaja, dia suka, memenangkan Kejuaraan Debat Negara Bagian Louisiana. Di universitas, ia mengambil jurusan studi sejarah Amerika. Setelah lulus dari perguruan tinggi, D. Allen mencari tempatnya dalam hidup untuk waktu yang lama. Dengan keyakinannya sendiri, ia mengubah setidaknya 35 profesi hingga berusia 35 tahun. Daftar posisi yang dipegangnya sangat mengesankan, dan terkadang bahkan eksotis. Pelatih masa depan bekerja sebagai pelayan, juru masak di restoran, guru karate, pesulap, tukang bubut, penjual vitamin dan moped, agen perjalanan, manajer pariwisata, perancang lanskap. Pada 1980-an, ia mulai mengembangkan program pelatihan untuk manajer dan eksekutif di Lockheed Corporation.
Saat ini, D. Allen memimpin perusahaan pelatihannya sendiri di bidang manajemen dan produktivitas yang efektif. Allen sendiri jarang mengadakan seminar publik. Dia juga salah satu pendiri Actioneer Inc, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam produksi perlengkapan kantor.
Allen telah menulis tiga buku - yang sudah terkenal Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Prinsip Produktivitas untuk Pekerjaan dan Kehidupan, serta Membuat Semuanya Bekerja: Menang dalam Permainan Kerja dan Bisnis Kehidupan ".
Diskon untuk pengguna 4brain
Allen sendiri sangat jarang mengadakan seminar umum, hal ini dilakukan oleh mahasiswa bersertifikatnya. Jadi, di Rusia, Belarus, dan Kazakhstan, mitra bersertifikatnya adalah perusahaan Everconsult, yang mengadakan pelatihan tentang GTD.
Perusahaan Everconsult menghubungi kami dan menawarkan semua pengguna situs kami diskon 15% untuk acara mereka (yang tertarik). ... Untuk mendapatkan diskon saat pendaftaran, Anda hanya perlu memasukkan kode promosi.
Getting Things Done (GTD) - menyelesaikan sesuatu atau menyelesaikan sesuatu secara teratur- teknik manajemen waktu yang didirikan oleh David Allen dan dijelaskan dalam buku dengan nama yang sama.
Gagasan utama dari metode ini adalah bahwa seseorang perlu mengeluarkan kepalanya dari informasi rutin yang tidak perlu dengan mentransfernya ke media eksternal, baik itu nampan dengan kertas, buku harian, atau penyelenggara elektronik.
David mengusulkan algoritme untuk memproses sejumlah besar informasi secara efisien, untuk mengatur waktu Anda.
Menurut metode GTD, informasi yang masuk harus diproses dalam 5 tahap:
1. Koleksi
2. Pemrosesan
3. Penyortiran
4. Pertimbangan
5. Aksi...
Ini merupakan manajemen" mendatar"- ikhtisar tentang segala sesuatu yang menarik perhatian saat ini.
Mari kita membahas tahap-tahap ini secara lebih rinci.
Koleksi
Ide utama adalah bahwa setiap tugas, ide, informasi, dll diterima oleh Anda. harus direkam pada beberapa media: di atas kertas, di surat, di laptop atau komputer saku. Mungkin Anda akan menggunakan alat yang berbeda untuk merekam informasi masukan yang berbeda. Ini bukan intinya. Hal utama adalah bahwa Anda:
Anda tidak akan melupakan apa pun
membongkar kepala Anda dari sejumlah besar informasi rutin.
Informasi yang ditulis di atas kertas dapat dikumpulkan dalam baki, file atau email yang diterima melalui email di folder tertentu, dan sebagainya, tergantung pada alat pengumpulannya.
Agar fase pengumpulan informasi berhasil, Anda harus memenuhi 3 syarat:
1. Setiap tugas harus direkam dan disimpan dalam sistem pengumpulan Anda, bukan di kepala Anda.
2. Penyimpanan informasi Anda (baki, program, atau lainnya) tidak boleh banyak (semakin sedikit, semakin baik)
3. Anda harus mengosongkan secara teratur (apa yang mengosongkan, akan dibahas di bawah) menyimpan informasi Anda
2. Pemrosesan
Informasi yang dikumpulkan diproses sesuai dengan algoritma berikut:
Mari kita ambil item teratas berikutnya dari penyimpanan "Kotak Masuk".
Jika suatu elemen memerlukan suatu tindakan dan membutuhkan sedikit waktu (hingga 5 menit), maka kami segera melakukannya, atau mendelegasikannya kepada seseorang, atau menundanya jika tugas tersebut membutuhkan banyak waktu.
Jika item "Kotak Masuk" tidak memerlukan tindakan, maka kami meninggalkan item ini di suatu tempat di arsip sebagai informasi referensi, membuang item ini atau menempatkannya di daftar "Suatu hari nanti, mungkin".
Untuk mengatur pekerjaan pada tugas-tugas yang memerlukan tindakan lebih lanjut, perlu untuk membagi tugas-tugas tersebut menjadi beberapa daftar:
Tindakan berikut
Anda harus memiliki daftar tindakan spesifik lebih lanjut yang harus dilakukan. Hanya dalam kasus ini, Anda akan dapat bekerja seefisien mungkin, "menggiling" sejumlah besar kasing.
Proyek
Tugas yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk mencapai tujuannya pada dasarnya adalah proyek. Misalnya, untuk mempersiapkan presentasi, Anda perlu menelepon penyelenggara, membayar tagihan kamar, dll. Tindakan lebih lanjut harus diidentifikasi untuk setiap proyek.
Ditunda
Jika tugas telah didelegasikan atau dapat diselesaikan beberapa saat kemudian karena alasan tertentu, maka tugas tersebut harus ditempatkan dalam daftar terpisah.
Suatu hari nanti mungkin
Ada tugas yang tidak relevan saat ini, tidak jelas apakah akan relevan di masa depan, tetapi kemungkinan seperti itu juga ditempatkan dalam daftar terpisah.
David Allen merekomendasikan untuk mengabaikan penjadwalan hari klasik yang kaku, ketika seluruh hari dijadwalkan dalam hitungan menit. Perencanaan semacam ini jarang praktis karena Anda dapat terganggu setiap saat dan rencana dapat berubah.
David percaya bahwa tugas itu berat dan fleksibel.
Tugas fleksibel masuk dalam daftar sederhana. Ini adalah tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, sehingga dapat diselesaikan secara berurutan. Sebagian besar tugas rata-rata orang termasuk dalam kategori ini.
Tugas berat- ini adalah tugas yang terikat pada waktu tertentu. Misalnya, rapat, konferensi, panggilan terjadwal, tugas akan kedaluwarsa.
Masuk akal untuk hanya meninggalkan tugas-tugas berat di kalender. Di awal hari, Anda melihat daftar kalender dan daftar tugas Anda. Paling nyaman ketika daftar tugas dan kalender berada di halaman yang sama - lebih mudah untuk merencanakan dengan cara ini. Jika di awal hari tidak ada hal-hal sulit yang direncanakan, maka Anda dapat melakukan tugas fleksibel secara berurutan: tergantung pada ketersediaan waktu, energi, dan sumber daya, Anda melakukan tugas dari prioritas tertinggi hingga prioritas terendah. Segera setelah waktu untuk tugas berat tiba, Anda menyela, melakukan tugas berat, dan kemudian kembali menyelesaikan tugas di daftar lagi. Ini adalah cara perencanaan yang paling fleksibel, sederhana dan nyaman ketika menangani sejumlah besar kasus.
Pertimbangan
Daftar yang dibuat harus ditinjau secara berkala, melakukan tugas yang terkandung di dalamnya. Jika tidak, tidak ada gunanya menyusun daftar seperti itu sama sekali. Dalam daftar langkah selanjutnya, tugas harus diurutkan secara berurutan: dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Jika Anda ingin menyelesaikan tugas berikutnya dari daftar, Anda mengambil tugas terpenting dari daftar, yang sekarang dapat Anda selesaikan berdasarkan waktu, energi, dan sumber daya yang tersedia.
Tindakan
Sistem yang terorganisir harus sederhana sehingga seseorang menghabiskan lebih banyak waktu untuk aktivitas itu sendiri daripada untuk organisasi aktivitas ini.
Instrumen
Dalam bukunya, David menyebutkan bahwa metodologi didahulukan.
Ketika metode sederhana dan efektif telah berhasil, maka Anda sudah dapat memilih alat.
Nampan, meja, kertas
Dari alat yang dia tawarkan: lembaran kertas, nampan, meja. Jika Anda menuliskan setiap tugas atau ide pada selembar kertas terpisah, yang dilipat ke dalam Kotak Masuk, maka lembaran tersebut mudah dipindahkan dari baki ke baki dan mudah disortir.
David juga menyebutkan perencanaan top-down dalam bukunya. Dia menggunakan analogi meninjau tujuan, proyek, dan tugas "dari udara":
1. urusan saat ini;
2. proyek saat ini;
3. kerangka acuan;
4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);
5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);
6. hidup.
“Buat keputusan tentang tindakan yang diperlukan kemudian,
ketika sebuah kasus muncul - dan bukan saat membutuhkan penghentian yang tidak normal."
David Allen
GTD adalah salah satu metode manajemen waktu yang dikembangkan oleh konsultan manajemen waktu dan penulis buku dengan judul yang sama, David Allen. Diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia, itu berarti "Menyelesaikan Sesuatu".
Prinsip utama GTD mengatakan - seseorang tidak boleh membebani dirinya sendiri dengan apa yang perlu dilakukan, tetapi hanya memasukkannya ke dalam rencana. Semua perhatian harus difokuskan langsung pada pelaksanaan tugas masing-masing individu.
Model David Allen
Biasanya, manajemen waktu dimulai dengan memfokuskan dan menyoroti hal-hal yang paling penting. Allen mengambil pendekatan yang sedikit berbeda, dengan alasan bahwa kontrol dan visi harus menjadi pusat manajemen waktu. Berdasarkan ini, ia menawarkan 3 model utama:
- Yang pertama adalah manajemen alur kerja. Ini dirancang untuk mengontrol semua tugas dan terdiri dari tahapan berikut: pengumpulan, pemrosesan, organisasi, peninjauan, dan tindakan. Kami akan membahas masing-masing secara lebih rinci nanti.
- Yang kedua adalah model tinjauan kerja, yang terdiri dari enam tingkat, yang masing-masing lebih luas dan lebih global dari yang sebelumnya. Di sini dia meliputi: urusan saat ini, tanggung jawab saat ini, tanggung jawab, 1-2 tahun ke depan, lima tahun ke depan dan semua kehidupan pada umumnya. Allen percaya bahwa seminggu sekali seseorang wajib menganalisis pencapaiannya di setiap level, hanya dalam hal ini dia akan menerima gambaran holistik tentang apa yang terjadi.
- Yang ketiga - menurutnya, tidak perlu untuk semua orang - adalah metode perencanaan yang alami. Ini terdiri dari 5 tahap: mendefinisikan tujuan dan prinsip, melihat hasil yang diinginkan, brainstorming, mengatur dan memutuskan apa tindakan selanjutnya yang harus dilakukan.
David Allen berpendapat bahwa semua masalah yang terkait dengan tidak tercapainya tujuan muncul dari perencanaan yang tidak tepat pada tahap pertama - menetapkan tugas dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengimplementasikannya.
Prinsip di balik GTD
Koleksi
Makna dari prinsip ini terletak pada kenyataan bahwa semua pemikiran yang "kerumunan" di kepala kita harus direkam di beberapa media. Organizer elektronik, perekam suara, dan notepad sederhana sama baiknya untuk ini. Hal utama adalah membebaskan kesadaran Anda dari informasi yang tidak diperlukan saat ini.
Selain itu, semua catatan harus ditinjau setidaknya sekali seminggu untuk memastikan relevansinya dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
Perlakuan
Saat memproses informasi, ingatlah bahwa tindakan apa pun yang membutuhkan waktu tidak lebih dari 5 menit harus segera dilakukan. Cara terbaik untuk memulai adalah dari atas daftar, bergerak lebih jauh secara berurutan.
Menurut algoritma pemrosesan informasi yang disusun oleh Allen, dengan setiap tugas dalam daftar, Anda dapat melakukan hal berikut: menjalankan, mentransfer untuk dieksekusi, menunda, meninggalkan referensi, membuang atau mentransfer ke daftar hal-hal yang harus Anda kembalikan nanti .
Organisasi
Untuk mengontrol tindakan yang harus dilakukan, David Allen menyarankan untuk menggunakan serangkaian daftar:
- Tindakan berikut. Ini termasuk langkah-langkah yang harus diambil untuk setiap elemen yang diterima untuk implementasi. Katakanlah ada item "Buat perkiraan". Untuk membuat perkiraan, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut: hubungi kolega dan minta informasi di departemennya, cari tahu biaya bahan yang diperlukan, dll.
- Proyek. Sebuah proyek dapat dipahami sebagai setiap tujuan untuk pencapaian yang diperlukan untuk melakukan lebih dari satu tindakan berurutan. Proyek harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa mereka berjalan dalam urutan yang benar.
- Ditunda. Dalam situasi ketika sebuah kasus harus dialihkan untuk dieksekusi atau ketika peristiwa lain harus mendahului eksekusinya, ada kebutuhan untuk memantaunya dari waktu ke waktu. Ini akan memungkinkan untuk tidak menunda tenggat waktu untuk implementasinya.
- Suatu hari nanti / mungkin. Ini termasuk kasus yang sangat memungkinkan Anda memutuskan untuk kembali ketika kondisi tertentu terjadi.
Gambaran
Membuat daftar dan memo tidak akan membawa hasil yang diinginkan jika Anda tidak melakukan peninjauan sesering mungkin, tetapi disarankan untuk melakukannya setiap hari. Pada saat yang sama, Anda harus memilih tugas dengan prioritas tertinggi saat ini dan segera mulai melaksanakannya. Tidak disarankan untuk mulai bekerja dengan tindakan mudah, menghindari yang rumit. Dengan demikian, Anda hanya akan memperburuk situasi dengan menumpuk banyak kerja keras. Eksekusi tugas secara berurutan dianggap sebagai solusi terbaik.
tindakan
Menurut David Allen, ada kebutuhan untuk lebih berhati-hati tentang bagaimana setiap tugas diselesaikan daripada bagaimana itu diatur. Dalam hal ini, jauh lebih mungkin untuk membawa semuanya ke akhir tanpa gangguan di tengah.
Alat dan teknik untuk membantu Anda menyelesaikan apa yang Anda mulai
- 43 folder. Teknik ini terdiri dari fakta bahwa untuk setiap hari kerja dalam sebulan Anda membuat folder terpisah untuk diri sendiri (total 31 buah), ditambah membuat 12 folder lagi dengan analogi dengan bulan dalam setahun. Hasilnya, Anda mendapatkan 43 folder, di mana Anda harus "menyimpan" paket untuk setiap hari tertentu.
- perangkat lunak GTD. Di dunia modern, seseorang tidak dapat melakukannya tanpa perangkat lunak. Menurut metode Allen, itu termasuk: penataan digital, brainstorming, dan aplikasi manajemen proyek. Saat ini, lebih dari 100 aplikasi mendukung ideologi GTD. Di antara mereka ada program yang ditulis untuk berbagai platform dan perangkat.
Artikel ini menguraikan prinsip-prinsip GTD dengan sangat singkat dan bukan merupakan pengganti buku David Allen. Artikel ini dimaksudkan hanya untuk membangkitkan minat Anda pada metode yang efektif seperti GTD.