Hei! Igor Zuevich este în contact și astăzi vom vorbi cu dvs. despre cum să vă gestionați timpul. Veți afla că există un sistem cu care puteți face față cu ușurință problemelor de gestionare a timpului.
Să descărcăm creierul conform sistemului David Allen. Cine nu s-a prins gândindu-se că ar fi frumos să crești ziua cu o oră sau chiar două? Deci, pentru a avea timp să fac tot ce a fost planificat.
Ritmul modern al vieții, fluxul zilnic în creștere de informații, nevoia de a rezolva probleme în continuă dezvoltare - toate acestea duc la faptul că oamenii simt tot timpul o lipsă de timp. Unde și cum să găsești timp suplimentar pentru a fi la timp pentru toate?
Abilitatea de a-ți gestiona timpul este una dintre cele mai satisfăcătoare abilități din viața unei persoane.
David Allen propune un sistem de comenzi comerciale
David Allen a venit cu astfel de sisteme. Sistemul său se numește „Obținerea lucrurilor”, ceea ce înseamnă „Puneți lucrurile în ordine”.
David Allen și-a pus teoria la încercare pe sine, pe prietenii și cunoscuții săi, pe care i-a consultat urmând principiile sistemului, înainte de a scrie despre cum să aranjeze lucrurile și să învețe cum să folosească timpul eficient și productiv folosind acest lucru minunat și ușor -Citește carte.
Bazele sistemului GTD sunt foarte clare și simple. Creierul uman seamănă cu un computer, care conține multe fișiere, foldere, programe.
În fiecare zi, volumul de informații crește, sunt create tot mai multe foldere noi. Memoria RAM se înfundă, este nevoie de mai mult timp pentru a găsi documentele necesare și devine din ce în ce mai dificil să lucrezi pe computer.
Același lucru se întâmplă și în capul unei persoane. Creierul nu este capabil să facă față cu succes sosirii zilnice a unor noi sarcini și a unei cantități tot mai mari de informații.
În urma sistemului GTD, este necesar să descărcați din conștiință toate lucrurile, proiectele, grijile, gândurile, transferarea tuturor informațiilor pe hârtie sau utilizarea unei versiuni electronice pentru aceasta.
Cum să punem lucrurile în ordine
Pentru a pune lucrurile în ordine în afaceri, este necesar să împărțiți în mod condiționat toate informațiile disponibile în 4 foldere.
- Primul dosar va conține cazuri care trebuie soluționate în viitorul apropiat (pașii următori).
- Al doilea folder este pentru proiectele curente.
- Cazurile și proiectele în așteptare sunt conținute în al treilea folder.
- Lasă ca al patrulea folder să fie un folder pentru un vis (tot ceea ce îți dorești cu adevărat, dar timpul pentru implementare nu a sosit încă).
Se pare că, dacă vă angajați în analiza informațiilor, se pierde timp prețios. Nu este adevarat. Va fi nevoie de mult mai puțin timp pentru a sistematiza informațiile decât pentru a pătrunde în mod constant într-un cap înfundat cu gunoiul de informații și a reveni în mod constant la aceleași întrebări.
Când capul este eliberat de un număr mare de sarcini și fapte care trebuie făcute, vine o înțelegere clară și clară a acțiunilor care trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor.
Într-un cap liber de gunoi, se pot naște idei care nu se vor pierde în fluxul de gânduri, apare capacitatea de a crea și a crea ceva nou.
Este important să ne amintim că este imposibil să gestionăm rapid mai multe sarcini în același timp. A face orice treabă necesită atenție și ceva efort.
Este mult mai ușor să vă concentrați și să direcționați efortul de a face mai întâi o treabă și apoi să începeți să faceți următoarea. Trebuie să uitați de multitasking pentru totdeauna.
Următoarele acțiuni și executarea alternativă a sarcinilor planificate fac posibilă deplasarea mai rapidă și mai sigură către obiectivul dorit, fără agitații inutile și vă permite, de asemenea, să găsiți timp suplimentar care poate fi folosit pentru odihnă și divertisment.
Cum să evitați problemele gestionându-vă timpul
Principala cauză a tuturor problemelor pe care Allen o identifică este încălcarea de către o persoană a acordurilor, atât interne, cât și externe. Acordurile încheiate cu alte persoane sunt externe, iar acordurile cu sine sunt interne. Încălcarea tuturor acordurilor și incapacitatea de a respecta promisiunile duc la consecințe negative și subminează încrederea în sine.
Autorul consideră că soluția optimă la această problemă este de a utiliza posibilitatea de a revizui acordul, adică de a-l ajusta. Dacă nu este posibilă îndeplinirea unei promisiuni, atunci aceasta trebuie revizuită și trebuie găsite timp și resurse pentru a rezolva cu succes problema.
Sistemul lui David Allen
Sistemul GTD este utilizat cu succes în întreaga lume de peste un milion de oameni. Ajută la creșterea productivității personale la un nivel superior, ceea ce reprezintă un mare beneficiu pentru oamenii de afaceri, făcându-i să aibă mai mult succes.
În plus, vă permite să evitați mult stres, ceea ce reprezintă o problemă în lumea modernă. Sistemul lui David Allen este destul de simplu, dar pentru a-l aplica în viața de zi cu zi și a obține rezultate, aveți nevoie de o anumită cantitate de auto-disciplină și organizare.
Pentru a învăța arta gestionării timpului și a vă simți fericiți și de succes, trebuie doar să faceți din principiile acestui sistem un obicei personal (cum să vă spălați dinții și să vă spălați fața).
Puteți citi pur și simplu o carte despre sistemul GTD sau puteți implementa treptat recomandările exprimate de autor în viața voastră. Pe baza cărții, vă puteți crea și propriul sistem personal.
Toată lumea face alegerea el însuși.
Având o mare dorință și perseverență, puteți schimba totul în viață și puteți face totul în timp. Fiecare poate deveni stăpânul timpului său.
După cum puteți vedea, dacă totuși doriți să utilizați sistemul lui David Allen, cel mai bine este să folosiți sfaturile din acest articol. Ca întotdeauna, principalul lucru este să acționezi corect și vei reuși. Este mai bine să acționăm împreună și împreună cu acei oameni care au deja experiență și rezultate. Vino la programele noastre, în același timp și câștigă mai mult!
Cu tine,
- Igor Zuevich.
Ți-a plăcut? Faceți clic pe „ Imi place"
Lasă un comentariu la acest articol mai jos
Obținerea lucrurilor realizate este adesea tradus în limba rusă prin „a pune lucrurile în ordine”, deși ar fi mai corect să „aducem lucrurile până la capăt”. De acord, este mai important să nu înghesuiți sarcinile în liste, ci să le completați. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți liste, să stabiliți priorități și să veniți cu un program.
Și de ce este nevoie?
Lucrând pe principiile GTD, vă va fi mai ușor să vă gestionați afacerile. La urma urmei, principalul avantaj al acestei tehnici este că informațiile despre toate sarcinile dvs. sunt concentrate într-un singur loc, astfel încât să puteți trece de la un caz la altul fără ezitare.Care este diferența dintre un GTD și o listă de sarcini?
În listă, de obicei înregistrăm doar cele mai importante sarcini și nu notăm sarcini mai puțin semnificative, minore. Și degeaba. Se derulează în capul tău, te distrag de la muncă și eficiența ta scade. Unul dintre principiile principale ale GTD este de a surprinde absolut totul. Deci, vă puteți descărca creierul și puteți folosi toate resursele sale pentru muncă.Este acest sistem exact potrivit pentru mine?
GTD este relevant pentru persoanele de diferite profesii, vârstă și statut social. David Allen, care a formulat principiile sistemului, a organizat cursuri pentru astronauții ISS, pentru muzicieni rock și pentru șefii marilor companii.La fel ca David Allen într-un interviu cu Lifehacker, un sistem poate fi la fel de eficient sau la fel de inutil atât pentru adolescent, cât și pentru CEO-ul unei mari companii. Trebuie să ai o anumită mentalitate, îți place să faci sistematizare și planificare.
Bine, deci ce anume trebuie să faci?
Nu există reguli stricte în sistemul GTD. Dar există principii de bază ale muncii:- Colectați informații și înregistrați totul. Notați sarcinile, ideile, sarcinile repetitive într-un notebook sau o aplicație. În acest caz, lista ar trebui să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să nu puteți spune: „Voi adăuga asta mai târziu”. Chiar și cel mai mic și mai nesemnificativ lucru trebuie notat dacă nu o faceți chiar acum.
- Scrieți explicații. Nu ar trebui să existe sarcini precum „Pregătiți-vă pentru vacanță”. Descompuneți cazurile mari în acțiuni fezabile specifice (trimiteți astfel de documente la centrul de vize, cumpărați un prosop și ochelari de soare, descărcați hărți pe telefon). Cu o listă de sarcini obișnuită, petrecem mai mult timp decriptând decât completând. Și da, dacă puteți delega, delegați.
- Prioritizează. Pentru fiecare articol din listă, specificați o dată specifică și o dată scadentă. Adăugați mementouri dacă este necesar. De fapt, acest lucru funcționează atât cu lista, cât și cu calendarul. În această etapă, ar trebui să fii încrezător că cu siguranță nu vei uita nimic.
- Actualizați-vă listele. Listele de sarcini devin repede depășite: ceva își pierde relevanța, ceva este reportat spre viitor. Sistemul ar trebui să funcționeze pentru dvs. Prin urmare, asigurați-vă că aveți întotdeauna o listă de acțiuni specifice, astfel încât să puteți începe să lucrați fără întârziere.
- Ia măsuri. Când totul este organizat, puteți începe să vă îndepliniți planurile. Alegeți un caz din categoria de care aveți nevoie, vedeți ce acțiuni specifice vi se solicită și începeți. În acest fel puteți implementa proiecte mari.
Trebuie scrise toate lucrurile într-o singură listă?
Nu, este mai bine să compui mai multe, dar păstrează-le într-un singur loc. De exemplu, păstrați câteva liste pentru fiecare proiect de lucru, liste de sarcini, liste de sarcini, liste de sarcini, liste de idei și proiecte posibile în viitor - orice vă puteți imagina.Există instrumente speciale?
Din aplicații și servicii web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, va face orice caiet de notițe sau fișier obișnuit în Google Docs. Dacă sunteți obișnuiți să luați note pe hârtie, o puteți folosi.Există fani ai sistemului de fișiere. Un desktop partajat este creat pe desktop, mai multe tematice sunt create în acesta și fiecare conține listele corespunzătoare și materialele necesare.
În general, alegeți ceea ce vă convine.
Principala cerință: instrumentul trebuie să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să puteți transfera sarcina din cap pe hârtie sau într-o aplicație. De exemplu, când șeful tău vine la tine și îți atribuie o nouă sarcină și în acest moment lucrezi la altceva.
Cum puteți obține mai multă valoare de la GTD?
Orice sistem de productivitate nu va funcționa dacă este aplicat orbește. Pentru a profita la maximum de el, personalizați-l după bunul dvs. plac, iar apoi totul va funcționa.Și da, niciun sistem nu poate face totul pentru dvs., așa că nu vă lăsați prea departe de a face liste, nu uitați să acționați. GTD este un instrument care te ajută să scapi de stres și să nu uiți nimic. Dar modul în care îți folosești timpul depinde de tine.
Cuvântul înainte al ediției rusești a cărții lui David Allen How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity începe astfel: „Orice persoană modernă este foarte scurtă de timp și toată lumea se plânge de propria sa dezorganizare - uiți de o întâlnire, veți întârzia sau nu sunteți la timp la telefon. Din acest motiv, relațiile cu colegii și prietenii se deteriorează, planurile de lucru se prăbușesc și bunăstarea se înrăutățește. Cu cât o persoană este mai organizată, cu atât îi este mai ușor să gestioneze munca, treburile casnice și viața în general, cu atât mai bună este relația sa cu ceilalți. "
Astfel de situații sunt familiare pentru mulți. Iar promisiunea autorului cărții de a ajuta la a deveni mai organizată, în multe privințe, explică succesul acesteia. Acest lucru este dovedit nu numai de peste 600 de mii de exemplare vândute din 2001 doar în America, ci și de dezvoltarea în continuare a conceptului lui Allen de către mulți autori, crearea de software special, inclusiv aplicații mobile, bazat pe metoda Getting Things Done (GTD) . Resurse online întregi sunt dedicate tehnicilor individuale ale lui Allen (de exemplu, „43 de foldere”). Acest lucru demonstrează clar că evoluțiile autorului au influențat în mod semnificativ un domeniu precum cel personal. Prin urmare, în acest articol vom vorbi despre conceptul GTD, principiile funcționării sale, precum și câteva aspecte practice pe care toată lumea le poate aplica în activitățile lor.
Cum se finalizează lucrurile
Realizarea lucrurilor- o tehnică pentru creșterea eficacității personale, dezvoltată și descrisă în cartea cu același nume de David Allen. Abrevierea GTD este mai frecventă. Wikipedia spune că, în traducerea unei expresii din engleză în rusă, se folosește greșit formularea „punerea lucrurilor în ordine” (cu acest nume în traducerea rusă a fost publicată o carte), în timp ce este nevoie de „aducerea lucrurilor la finalizare”. Un fapt interesant este că Wikipedia de limbă rusă și de limbă engleză diferă prin interpretările lor asupra înțelegerii însuși a metodologiei GTD: prima o numește independentă și legată în mod limitat de gestionarea timpului, în timp ce a doua susține că GTD este o metodă în cadrul cadrul managementului timpului.
Mulți experți notează stilul specific de prezentare inerent lui Allen. Ideile sale, spre deosebire de cele prezentate de Stephen Covey în „”, nu sunt inspiratoare, ci oferă o descriere riguroasă și detaliată a algoritmului. Spre deosebire de Covey, care nu este lipsit de reflecție filosofică și necesită o declarație clară a misiunii care să acopere scopul principal al vieții, Allen, dimpotrivă, construiește un sistem „de jos în sus”. El este convins că, pentru a-ți schimba viața, trebuie să începi nu cu sarcini globale, ci cu punerea în ordine a lucrurilor în cele mai mici fleacuri din jur.
„Vă recomand să acționați pe principiul„ chiar de pe liliac ”, - așa descrie autorul aplicarea propriei sale metode. Potrivit lui Allen, nu trebuie doar să citești și să notezi, ci trebuie să începi cu adevărat să-l folosești, deoarece acest lucru nu necesită abilități speciale, iar rezultatul nu te va face să aștepți.
Așadar, înarmați cu sfaturile autorului, ajungem la cel mai important lucru: la întrebarea esenței metodei de aducere a lucrurilor la capăt. Mulți critică conceptul GTD pentru complexitatea și incomprehensibilitatea sa, care, în același timp, nu împiedică pe toată lumea să-și dezvolte propriul sistem, luând în considerare doar câteva postulate. Mai jos sunt doar astfel de recomandări din cartea „Realizarea lucrurilor”.
Organizarea spațiului
Una dintre primele recomandări făcute în carte. Potrivit lui Allen, locul de muncă este ca un punct de control în care fiecare zi începe o călătorie. Esența de aici este foarte abstractă - ideea nu este atât de mare ca locul de muncă să nu fie copleșit de hârtii și instrumente de birou împrăștiate (aceasta este o cerință comună tuturor celor care recurg la gestionarea timpului), ci că trebuie să-l organizați la fel de mult ca posibil "pentru tine.", În funcție de tipul tău de activitate și de nevoile tale. Există, de asemenea, specific: metoda GTD implică prezența, pe lângă birou, desigur, a următoarelor atribute:
- tăvi de hârtie (cel puțin trei bucăți);
- un pachet de hârtie A5;
- stilou sau creion;
- note lipicioase (~ 8 x 8 cm.);
- agrafe;
- șnururi pentru rame mari de hârtie;
- capsator;
- Scotch;
- radieră;
- dispozitiv pentru lipirea etichetelor;
- foldere pentru hârtii;
- jurnal;
- coș de gunoi.
Sistem de stocare a informațiilor de referință
Un astfel de sistem este necesar pentru toată lumea. Un dulap pentru stocarea corespondenței, o mulțime de foldere, un aparat pentru aplicarea etichetelor - într-un cuvânt, tot ceea ce contribuie la structurarea oricărei informații primite cu scopul de a le accesa cu ușurință ulterior. Autorul este sigur că procesul de plasare a unei scrisori sau a unui document într-un astfel de sistem nu ar trebui să dureze mai mult de 60 de secunde. Prin urmare, este mai bine să organizați ceva de genul unui director alfabetic, care vă va permite să accesați informațiile rapid și convenabil.
Liste
Pe lângă utilizarea unui planificator de calendar, toată lumea trebuie să aibă 4 liste:
1. „Pașii următori”. În această listă, scrieți lucrurile pe care trebuie să le faceți în viitorul apropiat. Nu contează ce formă este - un caiet de hârtie sau un document text pe desktopul unui computer personal, este important să fie în permanență alături de tine. În acest fel, veți avea o amintire constantă a lucrurilor de făcut. Trebuie să editați o astfel de listă, să faceți noi intrări zilnice.
2. Proiecte. Prin acest titlu, Allen înseamnă întreprinderi care sunt multiple subacțiuni conexe și, prin urmare, necesită mai multe acțiuni pentru a le finaliza. Proiectele trebuie monitorizate pentru a putea evalua progresul implementării lor (săptămânal).
3. Amânat. Această listă conține proiecte, a căror implementare este delegată cuiva sau necesită influența unor factori externi. De asemenea, trebuie verificate sistematic (cel puțin o dată pe săptămână).
4. Într-o zi / poate. Din numele listei, este clar că aceasta este o listă de sarcini nedefinite pentru viitor, cum ar fi alergarea unui maraton sau lansarea unui blog.
Menținerea acestor liste este strâns legată de principalele principii GTD: colectare, procesare, organizare, revizuire și acțiune.
Colectie. David Allen folosește termenul „coș” pentru a însemna fixarea informațiilor pe orice mediu pentru a elibera mintea. Acesta poate fi un organizator, jurnal, laptop. Trebuie să arunci totul din cap (în acest caz, transfer) și să treci la etapa următoare.
Tratament.În timpul procesării informațiilor, acesta trebuie împărțit în două tipuri: unul care necesită acțiune și unul care nu. Când lucrăm cu primul tip, fie îl facem noi înșine, îl delegăm, fie îl amânăm. Când lucrăm cu al doilea, îl punem deoparte în informațiile de referință, scăpăm de el, îl adăugăm la lista „cândva”.
Regula celor două minute - dacă durează mai puțin de 2-5 minute pentru a finaliza lucrarea, aceasta trebuie făcută imediat.
Prezentare generală lista de sarcini trebuie făcută zilnic sau cât mai des posibil. GTD necesită cel puțin o revizuire săptămânală a tuturor activităților, proiectelor și elementelor în așteptare.
Acțiune. Executarea fizică a sarcinilor.
Pe lângă cele spuse deja, dorim să vă atragem atenția asupra faptului că GTD nu este un instrument unic, ci un set de tehnici. Puteți să le luați ca bază, să le ajustați, să le modificați în funcție de tipul dvs. de activitate și de nevoi.
Control asupra realizărilor
Pentru ca lucrurile mici, în care le-am împărțit pe cele mari, să se îndrepte spre finalizare, este important să înțelegem ce obiectiv urmărim, ce rezultate dorim să obținem. După cum sa menționat deja, în conformitate cu aceasta, sunt planificate o serie de acțiuni secvențiale și memento-uri, combinate într-un singur sistem sistematizat. Cu cât sarcina este mai dificilă, cu atât ar trebui să fie împărțită în „cărămizi” mai mici și cu atât mai detaliat ar trebui dezvoltat acest sistem. Să aruncăm o privire mai atentă asupra etapelor realizării:
- Răspunsul la întrebarea ce vrem să realizăm. Trebuie să înțelegem clar de ce efectuăm anumite acțiuni. Este ca un arcaș, care țintește ochiul de țintă al țintei. El poate efectua multe acțiuni de la tragerea corzii de arc până la tragere, dar rezultatul va fi totuși verificat de săgeata care lovește centrul țintei. Fără a răspunde la întrebare, el poate trimite o săgeată către public.
- Răspunsul la întrebare este cum dorim să realizăm. Aici, generatorul de idei începe să lucreze în mod activ pentru majoritatea oamenilor, oferind atât adecvate, cât și sincer delirante. În primul rând, fixând totul fără critici și apoi selectându-le pe cele mai potrivite, este mai ușor să atingi obiectivul.
- Alegând cea mai bună traiectorie și urmând-o direct. Deci, după ce ați răspuns la întrebări, puteți elabora un plan clar, în urma căruia ne putem atinge obiectivul.
Viața ta constă în obiective stabilite, o serie de acțiuni și rezultatele obținute. Cu cât puteți structura mai bine informațiile la diferite niveluri, puteți construi și urmări lanțuri de acțiuni, cu atât veți putea să vă ordonați mai bine lucrurile.
Un pic despre autor
În sfârșit, puțin despre autorul însuși. David Allen (născut la 28 decembrie 1945, Shreveport, SUA) este expert și consultant în managementul timpului și în productivitatea personală. În adolescență, îi plăcea, a câștigat Campionatul de Dezbatere de Stat din Louisiana. La universitate, s-a specializat în studiul istoriei americane. După ce a absolvit facultatea, D. Allen și-a căutat mult timp locul în viață. Prin propria sa asigurare, a schimbat cel puțin 35 de profesii până la 35 de ani. Lista funcțiilor pe care le ocupă este cu adevărat impresionantă și, uneori, chiar exotică. Viitorul antrenor a lucrat ca ospătar, bucătar într-un restaurant, profesor de karate, magician, strungar, vânzător de vitamine și mopede, agent de turism, manager de turism, designer de peisaj. În anii 1980, a început să dezvolte programe de instruire pentru manageri și directori la Lockheed Corporation.
Astăzi, D. Allen conduce propria companie de coaching în domeniul managementului eficient și al productivității. Allen însuși organizează rareori seminarii publice. De asemenea, este unul dintre fondatorii Actioneer Inc, o companie specializată în producția de articole de birou.
Allen a scris trei cărți - deja faimoasa Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Principles Productivity for Work and Life, precum și Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Viața ".
Reducere pentru utilizatorii 4brain
Allen însuși organizează foarte rar seminarii publice; acest lucru este făcut de studenții săi certificați. Deci, în Rusia, Belarus și Kazahstan, partenerul său certificat este compania Everconsult, care organizează cursuri de instruire în domeniul GTD.
Compania Everconsult ne-a contactat și a oferit tuturor utilizatorilor site-ului nostru o reducere de 15% la evenimentele lor (care sunt interesați). ... Pentru a obține o reducere la înregistrare, trebuie doar să introduceți un cod promoțional.
Getting Things Done (GTD) - realizarea lucrurilor sau punerea în ordine a lucrurilor- o tehnică de gestionare a timpului fondată de David Allen și descrisă în cartea cu același nume.
Ideea principală a metodei este că o persoană trebuie să-și descarce capul de informații de rutină inutile, transferându-le pe un suport extern, fie că este vorba de tăvi cu hârtii, o carte jurnal sau un organizator electronic.
David propune un algoritm pentru procesarea eficientă a unei cantități mari de informații, pentru organizarea timpului.
Conform metodei GTD, informațiile primite ar trebui procesate în 5 etape:
1. Colecție
2. Prelucrare
3. Sortare
4. Considerare
5. Acțiune ...
Aceasta constituie management " orizontal"- o imagine de ansamblu a tot ceea ce atrage atenția în acest moment.
Să ne oprim mai detaliat asupra acestor etape.
Colectie
Ideea principală este aceea că orice sarcină, idee, informație etc. primite de dvs. trebuie să fie înregistrate pe un suport: pe hârtie, prin poștă, într-un laptop sau computer de buzunar. Poate că veți utiliza diferite instrumente pentru a înregistra diferite informații de intrare. Nu acesta este scopul. Principalul lucru este că tu:
Nu vei uita nimic
descărcați-vă capul dintr-o cantitate mare de informații de rutină.
Informațiile scrise pe hârtie pot fi colectate în tăvi, fișiere sau e-mailuri primite prin e-mail în anumite foldere și așa mai departe, în funcție de instrumentele de colectare.
Pentru ca faza de colectare a informațiilor să funcționeze, trebuie să îndepliniți 3 condiții:
1. Fiecare sarcină ar trebui să fie înregistrată și stocată în sistemul dvs. de colectare, nu în cap.
2. Stocarea informațiilor dvs. (tavă, program sau altele) nu ar trebui să fie prea mare (cu cât este mai puțin, cu atât mai bine)
3. Trebuie să vă goliți în mod regulat (ceea ce este golirea, se va discuta mai jos) magazinele dvs. de informații
2. Prelucrare
Informațiile colectate sunt procesate în conformitate cu următorul algoritm:
Să luăm următorul element superior al spațiului de stocare „Mesaje primite”.
Dacă un element necesită o acțiune și durează puțin (până la 5 minute), atunci o facem imediat sau îl delegăm cuiva sau îl amânăm dacă sarcina necesită mult timp.
Dacă elementul „Mesaje primite” nu necesită acțiune, atunci lăsăm acest element undeva în arhivă ca informații de referință, aruncăm acest articol sau îl plasăm în lista „Într-o zi, poate”.
Pentru a organiza lucrul la acele sarcini care necesită acțiuni suplimentare, este necesar să împărțiți aceste sarcini în mai multe liste:
Următoarele acțiuni
Ar trebui să aveți o listă cu alte acțiuni specifice de întreprins. Numai în acest caz, veți putea lucra cât mai eficient posibil, „măcinând” un număr mare de cazuri.
Proiecte
Sarcinile care necesită mai multe acțiuni pentru a-și atinge obiectivele sunt în esență proiecte. De exemplu, pentru a vă pregăti pentru o prezentare, trebuie să apelați organizatorii, să plătiți factura pentru cameră etc. Ar trebui identificate acțiuni suplimentare pentru fiecare proiect.
Amânat
Dacă o sarcină a fost delegată sau poate fi finalizată puțin mai târziu din anumite motive, atunci aceste sarcini ar trebui plasate într-o listă separată.
Poate într-o zi
Există sarcini care nu sunt relevante în acest moment, nu este clar dacă vor fi relevante în viitor, dar probabilitatea acestora este plasată și într-o listă separată.
David Allen vă recomandă să abandonați planificarea clasică rigidă a zilei, când întreaga zi este programată în câteva minute. Acest tip de planificare este rareori practic, deoarece puteți fi distras în orice moment, iar planurile se pot schimba.
David crede că sarcinile sunt dure și flexibile.
Sarcini flexibile intră într-o listă simplă. Acestea sunt sarcini care pot fi finalizate în orice moment, astfel încât acestea pot fi finalizate în ordine. Majoritatea sarcinilor unei persoane obișnuite se încadrează în această categorie.
Sarcini grele- acestea sunt sarcini care sunt legate de un anumit moment. De exemplu, programare, conferință, apel programat, sarcina urmează să expire.
Este logic să lăsați doar sarcini dificile în calendar. La începutul zilei, vă vedeți lista de calendare și lista de activități. Este cel mai convenabil atunci când lista sarcinilor și calendarul sunt pe aceeași pagină - este mai ușor să planificați în acest fel. Dacă la începutul zilei nu sunt planificate sarcini dificile, atunci puteți efectua sarcini flexibile în ordine: în funcție de disponibilitatea timpului, a energiei și a resurselor, efectuați sarcini de la cea mai mare prioritate la cea mai mică prioritate. De îndată ce este timpul pentru sarcina grea, întrerupeți, efectuați sarcina grea și apoi reveniți la finalizarea sarcinilor din listă. Acesta este cel mai flexibil, simplu și convenabil mod de planificare atunci când se tratează un număr mare de cazuri.
Considerare
Listele create ar trebui revizuite periodic, îndeplinind sarcinile conținute în ele. În caz contrar, nu are rost să compilăm astfel de liste. În lista pașilor următori, sarcinile ar trebui să fie sortate în ordine: de la cel mai important la cel mai puțin important. Dacă doriți să finalizați următoarea sarcină din listă, luați cea mai importantă sarcină din listă, pe care o puteți finaliza acum în funcție de timpul, energia și resursele disponibile.
Acțiune
Un sistem organizat ar trebui să fie simplu, astfel încât o persoană să petreacă mai mult timp asupra activității în sine decât asupra organizării acestei activități.
Instrumente
În cartea sa, David menționează că metodologia este pe primul loc.
Când a fost elaborată o metodă simplă și eficientă, atunci puteți alege deja instrumentele.
Tăvi, masă, hârtie
Din instrumentele pe care le oferă: foi de hârtie, tăvi, o masă. Dacă notați fiecare sarcină sau idee pe o foaie separată de hârtie pe care ați pus-o în Mesaje primite, atunci aceste foi sunt ușor de transferat din tavă în tavă și ușor de sortat.
David menționează, de asemenea, planificarea de sus în jos în cartea sa. El folosește analogia de a revizui obiectivele, proiectele și sarcinile „din aer”:
1. actualitate;
2. proiecte curente;
3. termenii de referință;
4. anii următori (1-2 ani);
5. perspectivă pe cinci ani (3-5 ani);
6. viața.
„Luați decizii cu privire la acțiunile necesare atunci,
când apare un caz - și nu atunci când necesită o încetare anormală. "
David Allen
GTD este una dintre metodele de gestionare a timpului dezvoltate de consultantul în managementul timpului și autorul cărții cu același nume, David Allen. Tradus în limba rusă, înseamnă „Realizarea lucrurilor”.
Principiul principal al GTD spune - o persoană nu ar trebui să se supraîncărce cu ceea ce trebuie făcut, ci ar trebui să o aducă doar în plan. Toată atenția ar trebui să se concentreze direct pe implementarea fiecărei sarcini individuale.
Modelele lui David Allen
De obicei, gestionarea timpului începe cu concentrarea și evidențierea celor mai importante lucruri. Allen adoptă o abordare ușor diferită, susținând că controlul și viziunea ar trebui să fie centrale în gestionarea timpului. Pe baza acestuia, el oferă 3 modele principale:
- Primul este gestionarea fluxului de lucru. Este conceput pentru a controla toate sarcinile și constă din următoarele etape: colectare, procesare, organizare, revizuire și acțiune. Ne vom opri asupra fiecăruia dintre ele mai detaliat mai târziu.
- Al doilea este un model de revizuire a muncii, care constă în șase niveluri, fiecare dintre acestea fiind mai larg și mai global decât cel anterior. Aici include: actualități, responsabilități actuale, responsabilități, următorii 1-2 ani, următorii cinci ani și toată viața în general. Allen crede că o dată pe săptămână o persoană este obligată să-și analizeze realizările la fiecare nivel, doar în acest caz va primi o imagine holistică a ceea ce se întâmplă.
- Al treilea - potrivit lui, nu este necesar pentru toată lumea - este o metodă naturală de planificare. Se compune din 5 etape: definirea obiectivelor și principiilor, vizualizarea rezultatelor dorite, brainstorming, organizarea și decizia care ar trebui să fie următoarea acțiune.
David Allen susține că toate problemele asociate cu nerealizarea obiectivelor provin din planificarea necorespunzătoare chiar în prima etapă a acesteia - stabilirea unei sarcini și determinarea pașilor necesari implementării acesteia.
Principiile din spatele GTD
Colectie
Semnificația acestui principiu constă în faptul că toate acele gânduri care ne „înghesuie” în cap ar trebui să fie înregistrate pe unele medii. Un organizator electronic, un înregistrator de voce și un simplu bloc de note sunt la fel de bune pentru asta. Principalul lucru este să vă eliberați conștiința de informații care nu sunt necesare în acest moment.
În plus, toate înregistrările ar trebui să fie revizuite cel puțin o dată pe săptămână pentru a confirma relevanța lor și a face toate modificările necesare.
Tratament
Când prelucrați informații, rețineți că orice acțiune care durează cel mult 5 minute trebuie efectuată imediat. Cel mai bun mod de a începe este din partea de sus a listei, mergând mai departe în ordine.
Conform algoritmului de procesare a informațiilor compilat de Allen, cu fiecare sarcină din listă, puteți face următoarele: executați, transferați pentru execuție, amânați, lăsați pentru referință, aruncați sau transferați la lista lucrurilor la care ar trebui să reveniți mai târziu .
Organizare
Pentru a controla acțiunile care ar trebui efectuate, David Allen sugerează utilizarea unui set de liste:
- În urma acțiunilor. Aceasta include pașii care trebuie luați pentru fiecare element acceptat pentru implementare. Să presupunem că există un articol „Faceți o estimare”. Pentru a întocmi o estimare, va trebui să faceți următorii pași: contactați un coleg și solicitați informații despre departamentul său, aflați costul materialelor necesare etc.
- Proiecte. Un proiect poate fi înțeles ca orice obiectiv pentru realizarea căruia este necesar să se efectueze mai multe acțiuni secvențiale. Proiectele trebuie revizuite periodic pentru a se asigura că continuă în ordinea corectă.
- Amânat. Într-o situație în care un caz ar trebui transferat spre executare sau când un alt eveniment ar trebui să preceadă executarea acestuia, este necesar să îl monitorizăm din când în când. Acest lucru va face posibil să nu se întârzie termenele limită pentru punerea sa în aplicare.
- Intr-o zi poate. Aceasta include cazurile în care este foarte posibil să decideți să vă întoarceți atunci când apar anumite condiții.
Prezentare generală
Realizarea listelor și a notelor nu va aduce rezultatul dorit dacă nu efectuați o revizuire cât mai des posibil, dar este recomandabil să o faceți în fiecare zi. În același timp, ar trebui să alegeți sarcina cu cea mai mare prioritate în acest moment și să începeți imediat să o îndepliniți. Nu este recomandat să începeți lucrul cu acțiuni ușoare, evitând cele complexe. Astfel, veți exacerba situația doar acumulând o grămadă de muncă grea. Execuția secvențială a sarcinilor este considerată cea mai bună soluție.
Acțiuni
Potrivit lui David Allen, trebuie să fim mai atenți la modul în care fiecare sarcină este îndeplinită decât la modul în care este organizată. În acest caz, este mult mai probabil să aduci totul la sfârșit fără întrerupere la mijloc.
Instrumente și tehnici pentru a vă ajuta să completați ceea ce ați început
- 43 de dosare. Această tehnică constă în faptul că pentru fiecare zi lucrătoare a lunii creați un folder separat pentru dvs. (un total de 31 de piese), plus creați încă 12 foldere prin analogie cu lunile anului. Ca urmare, primiți 43 de dosare, în care ar trebui să „stocați” planuri pentru fiecare zi specifică.
- Software GTD.În lumea modernă, nu se poate lipsi de software. Conform metodei lui Allen, aceasta include: aplicații de structurare digitală, brainstorming și management de proiect. Astăzi, peste 100 de aplicații acceptă ideologia GTD. Printre acestea există programe scrise pentru diverse platforme și dispozitive.
Acest articol prezintă foarte scurt principiile GTD și nu înlocuiește cartea lui David Allen. Articolul este destinat doar să vă trezească interesul pentru o metodă atât de eficientă ca GTD.