Ahoj! Igor Zuevich je v kontaktu a dnes si s vámi promluvíme o tom, jak řídit svůj čas. Dozvíte se, že existuje systém, se kterým si snadno poradíte s problémy s řízením času.
Vyložme mozky podle systému Davida Allena. Kdo by se nechytil, že by bylo hezké prodloužit den o hodinu nebo dokonce o dvě? Abychom tedy měli čas udělat vše, co bylo v plánu.
Moderní životní tempo, denně rostoucí tok informací, potřeba řešit neustále se objevující problémy - to vše vede k tomu, že lidé po celou dobu pociťují nedostatek času. Kde a jak najít čas navíc, abyste byli na všechno včas?
Schopnost řídit svůj čas je jednou z nejcennějších dovedností v životě člověka.
David Allen navrhuje systém obchodních objednávek
David Allen přišel s takovými systémy. Jeho systém se nazývá „Getting Things Done“, což znamená „Udělat si ve věcech pořádek“.
David Allen vyzkoušel svou teorii na sobě, svých přátelích a známých, které konzultoval podle zásad systému, než začal psát o tom, jak věci uklidit a naučit se efektivně a produktivně využívat čas pomocí tohoto nádherného a snadno použitelného -číst knihu.
Základy systému GTD jsou velmi přehledné a jednoduché. Lidský mozek připomíná počítač, který obsahuje mnoho souborů, složek, programů.
Každý den se objem informací zvyšuje, vzniká stále více nových složek. RAM se zanáší, hledání potřebných dokumentů zabere více času a práce na počítači je stále obtížnější.
Totéž se děje v hlavě člověka. Mozek není schopen úspěšně zvládat každodenní příchod nových úkolů a stále větší množství informací.
V návaznosti na systém GTD je nutné uvolnit z vědomí všechny záležitosti, projekty, starosti, myšlenky, přenos všech informací na papír nebo k tomu použít elektronickou verzi.
Jak dát věci do pořádku
Abychom měli v záležitostech pořádek, je nutné všechny dostupné informace rozdělit podmíněně do 4 složek.
- První složka bude obsahovat případy, které je třeba v blízké budoucnosti vyřešit (další kroky).
- Druhá složka je pro aktuální projekty.
- Nevyřízené případy a projekty jsou obsaženy ve třetí složce.
- Čtvrtá složka nechť je složka pro sen (vše, co opravdu chcete, ale čas na implementaci ještě nenastal).
Zdá se, že pokud se pustíte do analýzy informací, drahocenný čas je zbytečný. To není pravda. Systematizace informací zabere mnohem méně času, než se neustále ponořit do hlavy ucpané informačními odpadky a neustále se vracet ke stejným otázkám.
Když je hlava osvobozena od mnoha úkolů a úkolů, které je třeba udělat, přichází jasné a jasné porozumění tomu, jaké kroky je třeba provést, aby se dosáhlo cílů.
V hlavě zbavené odpadků se mohou zrodit nápady, které se neztratí v proudu myšlenek, objevuje se schopnost tvořit a tvořit něco nového.
Je důležité si uvědomit, že není možné rychle spravovat několik úkolů současně. Jakákoli práce vyžaduje pozornost a určité úsilí.
Je mnohem snazší soustředit se a nasměrovat úsilí nejprve na jednu práci a poté začít dělat další. Na multitasking musíte navždy zapomenout.
Následující akce a alternativní provádění plánovaných úkolů umožňuje rychlejší a jistější postup k zamýšlenému cíli bez zbytečného rozruchu a také vám umožňuje najít další čas, který lze využít k odpočinku a zábavě.
Jak se vyhnout problémům správou svého času
Hlavní příčinu všech problémů Allen identifikuje jako porušení interních i externích dohod osobou. Dohody uzavřené s jinými lidmi jsou externí a dohody se sebou samým jsou interní. Porušení všech dohod a neschopnost dodržet sliby vede k negativním důsledkům a podkopává sebevědomí.
Autor se domnívá, že optimálním řešením tohoto problému je využít možnosti revize smlouvy, tedy její úpravy. Pokud neexistuje způsob, jak dodržet slib, je třeba jej zrevidovat a najít čas a prostředky k úspěšnému vyřešení problému.
Systém Davida Allena
Systém GTD úspěšně používá po celém světě více než jeden milion lidí. Pomáhá zvýšit osobní produktivitu na vyšší úroveň, což je pro podnikatele velkým přínosem a činí je úspěšnějšími.
Kromě toho vám umožňuje vyhnout se velkému stresu, což je v moderním světě problém. Systém Davida Allena je poměrně jednoduchý, ale abyste jej mohli použít v každodenním životě a dosáhnout výsledků, potřebujete určitou dávku sebekázně a organizace.
Abyste se naučili umět hospodařit se svým časem a cítit se šťastní a úspěšní, stačí si z principů tohoto systému udělat osobní zvyk (jak si čistit zuby a umývat si obličej).
Můžete si jednoduše přečíst knihu o systému GTD, nebo postupně implementovat doporučení vyjádřená autorem do svého života. Na základě knihy si také můžete vytvořit svůj vlastní osobní systém.
Každý si vybírá sám.
S velkou touhou a vytrvalostí můžete v životě vše změnit a vše udělat včas. Každý se může stát pánem svého času.
Jak vidíte, pokud stále chcete používat systém Davida Allena, je nejlepší použít rady v tomto článku. Jako vždy je hlavní jednat správně a budete úspěšní. Je lepší jednat společně a společně s lidmi, kteří již mají zkušenosti a výsledky. Přijďte do našich programů ve stejnou dobu a vydělávejte více!
S tebou,
- Igor Zuevich.
Líbilo se? Klikněte " Mám rád"
Zanechte komentář k tomuto článku níže
Získávání věcí se do ruštiny často překládá jako „dát věci do pořádku“, i když by bylo přesnější „dotáhnout věci do konce“. Souhlasíte, je důležitější necpat úkoly do seznamů, ale je doplňovat. Chcete -li to provést, musíte si vytvořit seznamy, stanovit priority a vytvořit plán.
A proč je to potřeba?
Práce na principech GTD vám usnadní správu vašich záležitostí. Koneckonců hlavní výhodou této techniky je, že informace o všech vašich úkolech jsou soustředěny na jednom místě, takže se můžete bez váhání přesouvat z jednoho případu do druhého.Jaký je rozdíl mezi GTD a seznamem úkolů?
Do seznamu obvykle zaznamenáváme pouze nejdůležitější úkoly a méně významné menší úkoly si nezapisujeme. A marně. Posouvají se vám v hlavě, rozptylují vás od práce a vaše efektivita klesá. Jedním z hlavních principů GTD je zachytit naprosto všechno. Můžete tedy vyložit mozek a využít všechny jeho zdroje pro práci.Je tento systém přesně pro mě?
GTD je relevantní pro lidi různých profesí, věku a sociálního postavení. David Allen, který formuloval principy systému, vedl kurzy pro astronauty ISS a pro rockové hudebníky a pro vedoucí velkých společností.Stejně jako David Allen v rozhovoru pro Lifehacker může být systém stejně účinný nebo stejně nepoužitelný jak pro teenagera, tak pro generálního ředitele velké společnosti. Musíte mít určité myšlení, lásku k systematizaci a plánování.
Dobře, co přesně tedy musíte udělat?
V systému GTD neexistují žádná přísná pravidla. Existují však základní principy práce:- Sbírejte informace a vše zaznamenávejte. Zapisujte si úkoly, nápady, opakující se úkoly do notebooku nebo aplikace. V takovém případě by měl být seznam vždy na dosah ruky, abyste nemohli říci: „Přidám to později.“ I tu nejmenší a nejpodstatnější věc je třeba sepsat, pokud to právě neděláte.
- Pište vysvětlení. Neměly by existovat žádné úkoly jako „Připravte se na dovolenou“. Rozdělte velké případy na konkrétní proveditelné akce (odešlete takové a takové dokumenty vízovému centru, kupte si ručník a sluneční brýle, stáhněte si mapy do telefonu). S pravidelným seznamem úkolů trávíme více času dešifrováním než dokončováním. A ano, pokud můžete delegovat, delegujte.
- Upřednostněte. U každé položky v seznamu zadejte konkrétní datum a datum splatnosti. V případě potřeby přidejte připomenutí. Ve skutečnosti to funguje jak se seznamem, tak s kalendářem. V této fázi byste si měli být jistí, že rozhodně na nic nezapomenete.
- Aktualizujte své seznamy. Seznamy úkolů rychle zastarají: něco ztrácí svůj význam, něco se přenáší do budoucnosti. Systém by vám měl fungovat. Ujistěte se proto, že máte vždy seznam konkrétních akcí, abyste se mohli bez zdržení pustit do práce.
- Přijmout opatření. Když je vše organizováno, můžete začít plnit své plány. Vyberte si případ z kategorie, kterou potřebujete, podívejte se, jaké konkrétní akce se od vás požadují, a pusťte se do toho. Tímto způsobem můžete realizovat velké projekty.
Musí být všechny věci zapsány do jednoho seznamu?
Ne, je lepší skládat několik, ale držet je na jednom místě. Uchovávejte si například několik seznamů pro každý pracovní projekt, seznamy úkolů, seznamy úkolů, seznamy úkolů, seznamy nápadů a možných projektů do budoucna-cokoli si dokážete představit.Existují nějaké speciální nástroje?
Z aplikací a webových služeb bude stačit Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, jakákoli poznámková kniha nebo běžný soubor v Dokumentech Google. Pokud jste zvyklí dělat si poznámky na papír, můžete to použít.Existují fanoušci systému souborů. Na ploše je vytvořena jedna sdílená složka, je v ní vytvořeno několik tematických složek a každá obsahuje odpovídající seznamy a potřebné materiály.
Obecně si vyberte, co je pro vás výhodné.
Hlavní požadavek: nástroj by měl být vždy na dosah ruky, abyste mohli úkol přenést z hlavy na papír nebo do aplikace. Například když za vámi přijde váš šéf a zadá vám nový úkol, a v tuto chvíli pracujete na něčem jiném.
Jak můžete získat větší hodnotu z GTD?
Jakýkoli systém produktivity nebude fungovat, pokud bude aplikován naslepo. Abyste z toho dostali maximum, přizpůsobte si to podle svých představ a pak bude vše fungovat.A ano, žádný systém nemůže udělat všechno za vás, takže se nenechte příliš unést sestavováním seznamů, nezapomeňte jednat. GTD je nástroj, který vám pomůže zbavit se stresu a na nic nezapomenout. Ale jak svůj čas využijete, je jen na vás.
Předmluva k ruskému vydání knihy Davida Allena Jak dostat věci do konce: Umění produktivity bez stresu začíná takto: „Každý moderní člověk má strašně málo času a každý si stěžuje na svou vlastní dezorganizaci - zapomínáte na důležitou schůzku, přijdete pozdě nebo nemáte včas telefonát. Z tohoto důvodu se vztahy s kolegy a přáteli zhoršují, pracovní plány se hroutí a pohoda se zhoršuje. Čím je člověk organizovanější, tím snáze zvládá práci, domácí práce a život obecně, tím má lepší vztah s ostatními. “
Takové situace jsou mnohým známé. A příslib autora knihy, že pomůže být v mnoha ohledech organizovanější, vysvětluje její úspěch. Svědčí o tom nejen více než 600 tisíc prodaných kopií od roku 2001 pouze v Americe, ale také další vývoj Allenova konceptu mnoha autorů, tvorba speciálního softwaru včetně mobilních aplikací na základě metody Getting Things Done (GTD) . Allenovým jednotlivým technikám jsou věnovány celé online zdroje (například „43 složek“). To jasně ukazuje, že vývoj autora významně ovlivnil takovou oblast jako osobní. Proto v tomto článku budeme hovořit o konceptu GTD, principech jeho fungování a také některých praktických aspektech, které může každý uplatnit ve své činnosti.
Jak dotáhnout věci do konce
Dodělávat věci- technika pro zvýšení osobní efektivity, vyvinutá a popsaná ve stejnojmenné knize Davida Allena. Zkratka GTD je běžnější. Wikipedie říká, že při překladu fráze z angličtiny do ruštiny se mylně používá formulace „dávat věci do pořádku“ (s tímto názvem v ruském překladu byla vydána kniha), přičemž je třeba „dotáhnout věci do konce“. Zajímavým faktem je, že rusky a anglicky mluvící Wikipedie se liší v interpretaci samotného chápání metodiky GTD: první ji nazývá nezávislou a omezeně souvisí s řízením času, zatímco druhá tvrdí, že GTD je metodou v rámci rámec řízení času.
Mnoho odborníků si všímá specifického stylu prezentace, který je vlastní Allenovi. Jeho myšlenky, na rozdíl od myšlenek předložených Stephenem Coveym v „“, nejsou inspirativní, ale poskytují přísný a podrobný popis algoritmu. Na rozdíl od Coveyho, který není bez filozofické reflexe a vyžaduje jasné poslání pokrývající hlavní cíl života, Allen naopak buduje systém „zdola nahoru“. Je přesvědčen, že ke změně svého života musíte začít nikoli s globálními úkoly, ale s uvedením věcí do pořádku v nejmenších okolních maličkostech.
„Doporučuji, abyste jednali na principu„ přímo z netopýra “ - takto popisuje autor aplikaci své vlastní metody. Podle Allena musíte nejen číst a dělat si poznámky, musíte to opravdu začít používat, protože to nevyžaduje speciální dovednosti a výsledek vás nenechá čekat.
Vyzbrojeni radami od autora se tedy dostáváme k tomu nejdůležitějšímu: k otázce podstaty metody dotahování věcí do konce. Mnozí kritizují koncept GTD pro jeho komplexnost a nesrozumitelnost, což zároveň nebrání každému ve vývoji vlastního systému, s přihlédnutím pouze k několika postulátům. Níže jsou jen taková doporučení z knihy „Getting Things Done“:
Organizace vesmíru
Jedno z prvních doporučení uvedených v knize. Podle Allena je pracoviště jako kontrolní bod, kde každý den začíná cesta. Podstata je zde velmi abstraktní - nejde ani tak o to, že by pracoviště nebylo zahlceno papíry a roztroušenými kancelářskými nástroji (to je požadavek společný každému, kdo se uchýlí k time managementu), ale že ho musíte stejně organizovat jako možné "pro sebe.», Podle typu vaší činnosti a potřeb. Existují také specifika: metoda GTD předpokládá kromě stolního počítače samozřejmě také následující atributy:
- zásobníky papíru (nejméně tři kusy);
- balíček papíru A5;
- pero nebo tužka;
- samolepky (~ 8 x 8 cm.);
- sponky;
- kolíčky na prádlo pro velké kusy papíru;
- sešívačka;
- Skotská;
- guma;
- zařízení pro lepení štítků;
- složky na papíry;
- deník;
- odpadkový koš.
Systém ukládání referenčních informací
Takový systém je nezbytný pro každého. Skříň pro ukládání korespondence, spousta složek, zařízení pro nanášení štítků - jedním slovem vše, co přispívá ke strukturování všech příchozích informací s cílem snadného pozdějšího přístupu k nim. Autor si je jist, že proces umístění dopisu nebo dokumentu do takového systému by neměl trvat déle než 60 sekund. Proto je lepší uspořádat něco jako abecední adresář, který vám umožní rychlý a pohodlný přístup k informacím.
Seznamy
Kromě používání plánovače kalendářů musí mít každý 4 seznamy:
1. „Další kroky“. Do tohoto seznamu si zapisujete věci, které musíte v blízké budoucnosti udělat. Nezáleží na tom, jakou má formu - papírový notebook nebo textový dokument na ploše osobního počítače, je důležité, aby byl neustále s vámi. Tímto způsobem si budete neustále připomínat, co máte dělat. Takový seznam musíte upravit, denně do něj vytvářet nové položky.
2. Projekty. Tímto názvem Allen znamená podniky, které jsou více příbuznými dílčími akcemi, a proto k jejich dokončení vyžadují více než jednu akci. Projekty je třeba monitorovat, aby bylo možné posoudit postup jejich provádění (týdně).
3. Odloženo. Tento seznam obsahuje projekty, jejichž implementace je na někoho delegována nebo vyžaduje vliv vnějších faktorů. Rovněž je třeba je systematicky kontrolovat (alespoň jednou týdně).
4. Jednou / možná. Už z názvu seznamu je zřejmé, že se jedná o seznam nedefinovaných úkolů do budoucna, jako je běh maratonu nebo založení blogu.
Údržba těchto seznamů úzce souvisí s hlavní zásady GTD: sběr, zpracování, organizace, kontrola a akce.
Sbírka. David Allen používá termín „košík“ k označení informací na jakémkoli médiu, aby osvobodil mysl. Může to být organizátor, diář, notebook. Musíte vyhodit vše z hlavy (v tomto případě převod) a pokračovat do další fáze.
Léčba. Během zpracování informací by měl být rozdělen na dva typy: jeden, který vyžaduje akci, a druhý, který nevyžaduje. Při práci s prvním typem to buď děláme sami, delegujeme, nebo odkládáme. Při práci s druhým ho odložíme v referenčních informacích, zbavíme se ho a přidáme do seznamu „jednoho dne“.
Pravidlo dvou minut - pokud dokončení práce zabere méně než 2–5 minut, musí být provedeno okamžitě.
Přehled seznam úkolů by měl být prováděn denně nebo tak často, jak je to možné. GTD vyžaduje alespoň týdenní kontrolu všech aktivit, projektů a odložených položek.
Akce. Fyzické provádění úkolů.
Kromě toho, co již bylo řečeno, vás chceme upozornit na skutečnost, že GTD není jedinečný nástroj, ale soubor technik. Můžete je brát jako základ, upravovat, měnit podle svého druhu činnosti a potřeb.
Kontrola nad úspěchem
Aby se malé věci, na které jsme rozdělili naše velké, posunuly k dokončení, je důležité pochopit, jaký cíl sledujeme, jakých výsledků chceme dosáhnout. Jak již bylo zmíněno, v souladu s tím je plánována řada postupných akcí a upomínek, sloučených do jednoho systematizovaného systému. Čím obtížnější je tento úkol, tím více by měl být rozdělen na menší „cihly“ a tím podrobnější by měl být tento systém vyvinut. Podívejme se blíže na fáze dosažení:
- Odpověď na otázku, čeho chceme dosáhnout. Musíme jasně pochopit, proč provádíme určité akce. Je to jako lukostřelec, mířící na terč terče. Může provádět mnoho akcí od vytažení tětivy po střelbu, ale výsledek bude stále kontrolován šípem, který zasáhne střed cíle. Aniž by odpověděl na otázku, může na publikum poslat šíp.
- Odpovědí na otázku je, jak toho chceme dosáhnout. Zde pro většinu lidí generátor myšlenek aktivně začíná fungovat a rozdává vhodné i upřímně bludy. Za prvé, opravit vše bez kritiky a poté vybrat ty nejvhodnější, je snazší dosáhnout cíle.
- Volba nejlepší trajektorie a její přímé sledování. Po zodpovězení otázek tedy můžete sestavit jasný plán, podle kterého můžeme dosáhnout svého cíle.
Váš život se skládá ze stanovených cílů, série vašich činů a získaných výsledků. Čím lépe budete moci strukturovat informace na různých úrovních, budovat a sledovat řetězce akcí, tím lépe budete moci dát své záležitosti do pořádku.
Něco málo o autorovi
Na závěr něco málo o samotném autorovi. David Allen (narozený 28. prosince 1945, Shreveport, USA) je odborníkem a konzultantem v oblasti řízení času a osobní produktivity. Jako teenager měl rád, vyhrál Louisianský státní debatní šampionát. Na univerzitě se specializoval na studium americké historie. Po absolvování vysoké školy D. Allen dlouho hledal své místo v životě. Podle svého vlastního ujištění změnil do 35 let nejméně 35 profesí. Seznam pozic, které zastává, je opravdu působivý a chvílemi až exotický. Budoucí trenér pracoval jako číšník, kuchař v restauraci, učitel karate, kouzelník, soustružník, prodejce vitamínů a mopedů, cestovní agent, manažer cestovního ruchu, krajinný designér. V 80. letech začal vyvíjet vzdělávací programy pro manažery a manažery ve společnosti Lockheed Corporation.
Dnes D. Allen vede vlastní koučovací společnost v oblasti efektivního řízení a produktivity. Sám Allen veřejné semináře pořádá jen zřídka. Je také jedním ze zakladatelů společnosti Actioneer Inc, která se specializuje na výrobu kancelářských potřeb.
Allen napsal tři knihy-známý Getting Done Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, as well as Making It All Work: Winning in the Game of Work and Business života ".
Sleva pro uživatele 4brain
Sám Allen velmi zřídka pořádá veřejné semináře; to dělají jeho certifikovaní studenti. V Rusku, Bělorusku a Kazachstánu je tedy jejím certifikovaným partnerem společnost Everconsult, která vede školení o GTD.
Kontaktovala nás společnost Everconsult a nabídla všem uživatelům našich stránek slevu 15% na jejich akce (kteří mají zájem). ... Chcete -li získat slevu při registraci, stačí zadat propagační kód.
Getting Things Done (GTD) - plnění úkolů nebo uvedení věcí do pořádku- technika řízení času založená Davidem Allenem a popsaná ve stejnojmenné knize.
Hlavní myšlenkou metody je, že člověk potřebuje zbavit hlavu zbytečných rutinních informací tím, že je přenese na externí médium, ať už jde o zásobníky s papíry, deníkovou knížkou nebo elektronickým organizérem.
David navrhuje algoritmus pro efektivní zpracování velkého množství informací pro organizaci vašeho času.
Podle metody GTD by měly být příchozí informace zpracovávány v 5 fázích:
1. Sbírka
2. Zpracování
3. Třídění
4. Úvaha
5. Akce ...
Toto představuje řízení “ horizontálně"- přehled všeho, co v tuto chvíli vyžaduje pozornost."
Věnujme se těmto fázím podrobněji.
Sbírka
Hlavní myšlenkou je, že jste obdrželi jakýkoli úkol, nápad, informace atd. musí být zaznamenáno na nějaké médium: na papír, poštou, do přenosného nebo kapesního počítače. Možná budete používat různé nástroje k zaznamenávání různých vstupních informací. O to nejde. Hlavní věc je, že:
Na nic nezapomenete
uvolněte hlavu z velkého množství rutinních informací.
Informace napsané na papíře lze shromažďovat do zásobníků, souborů nebo e -mailů odesílaných e -mailem do konkrétních složek atd., V závislosti na nástrojích pro sběr.
Aby fáze shromažďování informací fungovala, musíte splnit 3 podmínky:
1. Každý úkol by měl být zaznamenán a uložen ve vašem sběrném systému, ne ve vaší hlavě.
2. Vaše úložiště informací (zásobník, program nebo jiné) by nemělo být mnoho (čím méně, tím lépe)
3. Musíte pravidelně vyprazdňovat (co se vyprazdňuje, o tom bude řeč níže) vaše úložiště informací
2. Zpracování
Shromážděné informace jsou zpracovávány podle následujícího algoritmu:
Vezměme si další horní položku úložiště „Doručená pošta“.
Pokud prvek vyžaduje akci a zabere to trochu času (až 5 minut), uděláme to hned, nebo to někomu delegujeme, nebo to odložíme, pokud úkol vyžaduje hodně času.
Pokud položka „Doručená pošta“ nevyžaduje akci, ponecháme tuto položku někde v archivu jako referenční informace, tuto položku zahodíme nebo ji umístíme do seznamu „Jednou, možná“.
Aby bylo možné organizovat práci na úkolech, které vyžadují další akci, je nutné tyto úkoly rozdělit do několika seznamů:
Následující akce
Měli byste mít seznam dalších konkrétních akcí, které je třeba provést. Pouze v tomto případě budete moci pracovat co nejefektivněji a „zabrousit“ velké množství případů.
Projekty
Úkoly, které k dosažení svých cílů vyžadují více než jednu akci, jsou v zásadě projekty. Chcete -li se například připravit na prezentaci, musíte zavolat organizátorům, zaplatit účet za místnost atd. Pro každý projekt by měla být stanovena další opatření.
Odloženo
Pokud byl úkol delegován nebo jej lze z nějakého důvodu dokončit o něco později, měly by být takové úkoly zařazeny do samostatného seznamu.
Možná jednoho dne
Existují úkoly, které v tuto chvíli nejsou relevantní, není jasné, zda budou relevantní v budoucnosti, ale pravděpodobnost takových je také uvedena v samostatném seznamu.
David Allen doporučuje, abyste se vzdali klasického rigidního plánování dne, kdy je celý den naplánován na minuty. Tento druh plánování je zřídka praktický, protože můžete být kdykoli rozptylováni a plány se mohou změnit.
David věří, že úkoly jsou těžké a flexibilní.
Flexibilní úkoly jít do jednoduchého seznamu. Jedná se o úkoly, které lze splnit v libovolném okamžiku, takže je lze dokončit v pořádku. Většina úkolů průměrného člověka spadá do této kategorie.
Těžké úkoly- to jsou úkoly, které jsou vázány na konkrétní čas. Například vyprší platnost schůzky, konference, naplánovaného hovoru, úkolu.
Je rozumné nechat v kalendáři jen těžké úkoly. Na začátku dne si zobrazíte seznam kalendářů a seznam úkolů. Je to nejpohodlnější, když jsou seznam úkolů a kalendář na stejné stránce - je jednodušší to takto naplánovat. Pokud na začátku dne nejsou naplánovány žádné těžké úkoly, můžete flexibilní úkoly provádět v uvedeném pořadí: v závislosti na dostupnosti času, energie a zdrojů provádíte úkoly od nejvyšší priority po nejnižší prioritu. Jakmile nastane čas náročného úkolu, přerušíte ho, provedete náročný úkol a poté se vrátíte k dokončení úkolů v seznamu. Toto je nejflexibilnější, nejjednodušší a nejpohodlnější způsob plánování při řešení velkého počtu případů.
Úvaha
Vytvořené seznamy je třeba pravidelně kontrolovat a provádět úkoly, které jsou v nich obsaženy. Jinak nemá smysl takové seznamy vůbec sestavovat. V seznamu dalších kroků by měly být úkoly seřazeny podle pořadí: od nejdůležitějších po nejméně důležité. Pokud chcete dokončit další úkol ze seznamu, vezmete nejdůležitější úkol ze seznamu, který nyní můžete splnit na základě času, energie a zdrojů, které jsou k dispozici.
Akce
Organizovaný systém by měl být jednoduchý, aby člověk trávil více času samotnou činností než organizací právě této činnosti.
Nástroje
David ve své knize uvádí, že metodologie je na prvním místě.
Když byla vypracována jednoduchá a účinná metoda, pak si již můžete vybrat nástroje.
Podnosy, stůl, papír
Z nástrojů, které nabízí: listy papíru, zásobníky, stůl. Pokud si každý úkol nebo nápad zapíšete na samostatný list papíru, který vložíte do složky Doručená pošta, pak se takové listy snadno přenášejí ze zásobníku do zásobníku a snadno se třídí.
David ve své knize také zmiňuje plánování shora dolů. Používá analogii revize cílů, projektů a úkolů „ze vzduchu“:
1. aktuální dění;
2. aktuální projekty;
3. referenční podmínky;
4. nadcházející roky (1–2 roky);
5. pětiletá perspektiva (3–5 let);
6. život.
"Pak se rozhodněte o požadovaných akcích,"
když se objeví případ - a ne, když to vyžaduje abnormální ukončení. “
David Allen
GTD je jednou z metod časového managementu vyvinutých konzultantem time managementu a autorem stejnojmenné knihy Davidem Allenem. V překladu do ruštiny to znamená „Jak věci dělat“.
Hlavní princip GTD říká - člověk by se neměl přetěžovat tím, co je třeba udělat, ale měl by to pouze vnést do plánu. Veškerá pozornost by měla být zaměřena přímo na implementaci každého jednotlivého úkolu.
Modely Davida Allena
Řízení času obvykle začíná zaměřením a zvýrazněním nejdůležitějších věcí. Allen má trochu jiný přístup a tvrdí, že kontrola a vize by měly být pro řízení času ústřední. Na základě toho nabízí 3 hlavní modely:
- První je správa pracovních toků. Je určen k ovládání všech úkolů a skládá se z následujících fází: sběr, zpracování, organizace, kontrola a akce. Každému z nich se budeme podrobněji věnovat později.
- Druhý je model kontroly práce, který se skládá ze šesti úrovní, z nichž každá je širší a globálnější než ta předchozí. Zde zahrnuje: aktuální záležitosti, současné odpovědnosti, odpovědnosti, další 1-2 roky, dalších pět let a celý život obecně. Allen věří, že jednou týdně je člověk povinen analyzovat své úspěchy na každé z úrovní, pouze v tomto případě získá ucelený obraz o tom, co se děje.
- Třetí - podle něj není nutná pro každého - je přirozenou metodou plánování. Skládá se z 5 fází: definování cílů a zásad, vidění požadovaných výsledků, brainstorming, organizace a rozhodování o tom, jaká by měla být další akce.
David Allen tvrdí, že všechny problémy spojené s nedosažením cílů vyplývají z nesprávného plánování v jeho první fázi - stanovení úkolu a stanovení kroků nezbytných k jeho realizaci.
Principy GTD
Sbírka
Smysl tohoto principu spočívá v tom, že všechny ty myšlenky, které se nám „tlačí“ v hlavě, by měly být zaznamenány na některá média. Elektronický organizér, hlasový záznamník a jednoduchý poznámkový blok jsou k tomu stejně dobré. Hlavní věcí je osvobodit vaše vědomí od informací, které v tuto chvíli nejsou nutné.
Kromě toho by měly být všechny záznamy nejméně jednou týdně zkontrolovány, aby se potvrdila jejich relevance a provedly se nezbytné úpravy.
Léčba
Při zpracování informací mějte na paměti, že jakoukoli akci, která netrvá déle než 5 minut, je třeba provést okamžitě. Nejlepší způsob, jak začít, je dostat se z pořadí na začátek seznamu.
Podle algoritmu zpracování informací, který sestavil Allen, můžete s každým úkolem v seznamu provádět následující: spustit, přenést k provedení, odložit, nechat odkaz, vyhodit nebo přenést do seznamu věcí, ke kterým byste se měli vrátit později .
Organizace
Aby bylo možné kontrolovat akce, které by měly být provedeny, David Allen navrhuje použít sadu seznamů:
- Následující akce. To zahrnuje kroky, které je třeba provést pro každý prvek přijatý k implementaci. Řekněme, že existuje položka „Proveďte odhad“. Chcete -li vypracovat odhad, budete muset provést následující kroky: kontaktovat kolegu a požádat o informace o jeho oddělení, zjistit náklady na potřebný materiál atd.
- Projekty. Projektem lze rozumět jakýkoli cíl, k jehož dosažení je zapotřebí provést více než jednu sekvenční akci. Projekty by měly být pravidelně kontrolovány, aby bylo zajištěno, že probíhají ve správném pořadí.
- Odloženo. V situaci, kdy by měl být případ předán k provedení nebo kdy by jeho provedení mělo předcházet jiná událost, je potřeba čas od času jej sledovat. Díky tomu bude možné nezdržovat termíny jeho implementace.
- Jednou / možná. To zahrnuje případy, ke kterým je docela možné, že se rozhodnete vrátit, když nastanou určité podmínky.
Přehled
Vytváření seznamů a poznámek nepřinese požadovaný výsledek, pokud neprovádíte recenzi tak často, jak je to možné, ale je vhodné to dělat každý den. Současně byste si měli v tuto chvíli vybrat úkol s nejvyšší prioritou a okamžitě ho začít plnit. Nedoporučuje se začít pracovat jednoduchými akcemi, vyhýbat se složitým. Situaci tedy jen zhoršíte hromaděním hromady tvrdé práce. Sekvenční provádění úkolů je považováno za nejlepší řešení.
Akce
Podle Davida Allena je potřeba dávat větší pozor na to, jak je každý úkol splněn, než na to, jak je organizován. V tomto případě je mnohem pravděpodobnější přivést vše na konec bez přerušení uprostřed.
Nástroje a techniky, které vám pomohou dokončit to, co jste začali
- 43 složek. Tato technika spočívá v tom, že pro každý pracovní den v měsíci vytvoříte pro sebe samostatnou složku (celkem 31 kusů), plus vytvoříte dalších 12 složek analogicky s měsíci v roce. V důsledku toho získáte 43 složek, do kterých byste měli „uložit“ plány na každý konkrétní den.
- Software GTD. V moderním světě se člověk neobejde bez softwaru. Podle Allenovy metody zahrnuje: digitální strukturování, brainstorming a aplikace pro řízení projektů. Ideologii GTD dnes podporuje více než 100 aplikací. Mezi nimi jsou programy napsané pro různé platformy a zařízení.
Tento článek velmi stručně popisuje principy GTD a nenahrazuje knihu Davida Allena. Tento článek má pouze vzbudit váš zájem o tak efektivní metodu, jakou je GTD.