Pohon tujuan adalah istilah yang terkenal dalam manajemen. Ini adalah seperangkat tujuan terstruktur dari sistem ekonomi, program, rencana, yang dibangun berdasarkan prinsip hierarki (didistribusikan antar tingkatan).
Pada tahun 1957, ilmuwan Amerika Russell Lincoln Ackoff mengusulkan metode untuk membangun pohon tujuan. Sejak saat itu hingga saat ini, teknik ini tidak kehilangan popularitasnya dan secara aktif digunakan ketika merencanakan tugas oleh para manajer dan pengusaha.
Untuk apa dan untuk apa?
Metode pohon tujuan dianggap sebagai salah satu metode paling efektif untuk perencanaan tugas. Metode ini mencakup semua prinsip umum perencanaan, sederhana dan mudah dipelajari. Intinya, ini adalah grafik yang mencerminkan rencana untuk memecahkan masalah tertentu.
- Pohon tujuan memiliki struktur standar. “Batang” pohon tujuan adalah masalah utama yang perlu dicari solusinya.
- “Cabang” adalah tugas tingkat kedua, ketiga, keempat, dan seterusnya.
Saat merencanakan solusi suatu masalah, representasi grafis dari pohon biasanya digunakan. Pada gambar ini, pohon memiliki tampilan terbalik, dimana “batang” mewakili titik puncak grafik dan terletak di bagian paling atas. Dan dari situ, puncaknya, aspirasi tingkat berikutnya tumbuh, membentuk mahkota.
Representasi grafis dari tugas-tugas dalam bentuk ini membantu seseorang dengan jelas memikirkan rencana untuk mencapai apa yang direncanakan. Dengan menggambarkan rencananya dalam bentuk grafik, seseorang melihat masalah apa yang akan dia hadapi dan sumber daya tambahan apa yang dia perlukan untuk mencapai rencananya.
Grafik tersebut juga memberikan perkiraan perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Dengan presentasi solusi masalah ini, hubungan dan ketergantungan beberapa tugas dengan tugas lainnya menjadi terlihat. Saat ini, metode pohon tujuan digunakan dalam peramalan ilmiah oleh para manajer ketika mengelola proyek, serta untuk merencanakan masalah-masalah pribadi.
Cara membangun
Aturan yang digunakan untuk membuat pohon tujuan sangat sederhana:
- Pertama, masalah utama yang perlu dipecahkan ditentukan. Ini akan menjadi bagian atas atau “batang” pohon. Tugas jenis ini biasa disebut tugas umum. Biasanya, hal ini tidak dapat dicapai dengan segera. Untuk mencapainya, perlu diselesaikan sub-tujuan lain, yang hasilnya diperlukan untuk memenuhi sub-tujuan umum.
Sub-tujuan ini akan disebut “cabang”. Sebuah cabang juga dapat memiliki subtujuan. - Saat membangun pohon tujuan, Anda perlu mendeskripsikan setiap cabang dengan jelas dan detail. Masing-masing juga harus memiliki jumlah sub-tujuan yang diperlukan agar dapat direalisasikan. Hasilnya harus berupa pohon yang benar-benar hidup berdampingan dengan solusi terhadap masalah tertentu. Ini harus berisi semua langkah dan sumber daya yang diperlukan untuk memecahkan masalah utama.
Prinsip konstruksi
Manajemen telah mengadopsi prinsip-prinsip berikut untuk membangun pohon tujuan:
- Pertimbangkan kebutuhan dan sumber daya
Menetapkan tujuan mengasumsikan bahwa ada beberapa masalah yang perlu diselesaikan. Biasanya, tugas yang memerlukan perencanaan tidak dapat diselesaikan dengan segera. Karena cukup kompleks dan memerlukan pendekatan pemecahan yang terpadu.
Kebetulan suatu tugas tertentu tidak dapat diselesaikan karena tidak ada cukup sumber daya untuk menyelesaikannya. Atau tidak ada cara untuk menilai ketersediaan sumber daya, karena masalahnya terlalu besar. Dalam hal ini, pohon tujuan adalah pilihan yang baik untuk menganalisis situasi. Pertimbangkan kebutuhan dan sumber daya yang Anda miliki saat membangun pohon tujuan.
- Bersikaplah spesifik
Dengan menggunakan pohon tujuan dalam perencanaan, rumuskan tugas secara spesifik. Ingatlah bahwa itu harus final. Jelaskan parameter yang pada akhirnya memungkinkan untuk menentukan apakah pekerjaan itu selesai atau tidak. Penting juga untuk mengatur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
- Bagi produksi menjadi beberapa tahap
Adalah rasional untuk menetapkan tugas dalam beberapa tahap. Langkah pertama adalah menetapkan tujuan umum. Kemudian, sumber daya dicari dan dianalisis untuk melaksanakannya. Setelah itu, sebagai aturan, Anda perlu menetapkan subtujuan. Demikian pula, sumber daya juga dicari untuk implementasi subtujuan.
Dengan demikian, pengembangan tugas utama berlanjut hingga seluruh skema penyelesaiannya dipikirkan. Tugas disempurnakan dan diklarifikasi selama diperlukan.
- Kesesuaian
Sub-tujuan harus cukup untuk menyelesaikan rencana utama, yaitu jika semua sub-tujuan tercapai, hal ini mengarah pada penyelesaian tugas utama. Seharusnya tidak terjadi bahwa ketika semua subtujuan tercapai, tindakan atau sumber daya tambahan akan diperlukan untuk menyelesaikan tugas utama. Jika ternyata seperti ini, berarti pohon tujuan yang dibangun salah.
- Kepatuhan dengan struktur perusahaan
Jika pohon tujuan digunakan untuk mengatur pekerjaan suatu bisnis atau perusahaan, maka strukturnya harus sesuai dengan struktur perusahaan. Sedemikian rupa sehingga setiap departemen atau divisi mencapai aspirasinya, yang di masa depan harus mengarah pada pencapaian visi perusahaan secara keseluruhan. Ini adalah konstruksi pohon tujuan yang paling nyaman untuk sistem yang terdiri dari beberapa elemen atau perusahaan.
- Metode dekomposisi
Saat membuat pohon tujuan, metode dekomposisi sering digunakan. Inti dari metode ini adalah membagi tujuan utama tingkat tertinggi menjadi sub-tujuan khusus. Atau, dalam urutan terbalik, rencana untuk mencapai rencana tingkat tertinggi disusun dari sub-tujuan. Untuk memecahkan masalah tertentu, Anda harus selalu memilih opsi pembuatan pohon tujuan yang paling sesuai dan menggunakan sumber daya secara optimal.
Contoh konstruksi
Mari kita menganalisis konstruksi pohon tujuan menggunakan contoh tujuan berikut: masuk ke universitas dan kesejahteraan finansial. Bagaimana cara mendapatkan pohon tujuan?
Contoh masuk universitas menggambarkan rumusan tugas pokok, subtujuan, dan alokasi sumber daya. Dan juga bagaimana sumber daya digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam contoh tentang kesejahteraan finansial, opsi lain untuk membuat grafik dipertimbangkan.
- PENDAFTARAN KE UNIVERSITAS
Misalkan tugas utamanya adalah masuk universitas. Membangun pohon tujuan untuk calon siswa memerlukan pertimbangan sumber daya yang tersedia dan mengidentifikasi subtujuan. Sumber daya apa saja yang tersedia untuk memasuki universitas?
Sumber daya dalam hal ini antara lain:
- Pendidikan yang diterima di sekolah;
- Kemampuan keuangan keluarga;
- Koneksi
Dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia, maka perlu diperoleh pohon tujuan. Untuk tujuan ini, subtujuan diidentifikasi. Mereka bergantung pada sumber daya. Misalnya, sebuah keluarga memiliki keuangan yang terbatas, tidak memiliki koneksi, seorang pemuda lulus sekolah tanpa medali, dan nilai pengetahuannya rata-rata.
Kami mendapatkan subtujuan berikut:
- Jalin koneksi, jika memungkinkan;
- Ambil pinjaman untuk pendidikan atau cari sumber penghasilan tambahan;
- Belajar dengan tutor.
Pada gilirannya, tujuan-tujuan ini mungkin memiliki sub-tujuan. Mari kita lihat contoh tujuan kelas dengan tutor. Ini harus mencakup:
- Menyelenggarakan penghasilan tambahan untuk membayar jasa tutor;
- Menemukan tutor dengan pengetahuan yang diperlukan;
- Mengalokasikan waktu ekstra untuk kelas.
Tentu saja, setiap kasus tertentu akan memiliki sumber daya dan pilihannya sendiri untuk memecahkan masalah tersebut. Lagipula, ada orang tua kaya yang punya koneksi dan ada anak yang tidak belajar dengan baik. Maka struktur keseluruhan rencana akan banyak berubah.
Itu juga tergantung pada universitas mana seseorang ingin mendaftar. Karena untuk masuk, misalnya, ke universitas biasa yang tidak populer, di mana ada kompetisi, mungkin satu orang per tempat, ini adalah salah satu pilihan perencanaan. Namun memasuki universitas asing yang bergengsi adalah sesuatu yang sangat berbeda. Di sini Anda juga memerlukan pengetahuan bahasa, menjajaki kemungkinan tinggal di negara lain sambil belajar, mendapatkan visa, dan banyak lagi.
- KESEJAHTERAAN FINANSIAL
Sekarang mari kita lihat contoh pembuatan grafik untuk menciptakan kesejahteraan finansial.
Mari kita mulai membangun pohon tujuan dengan menetapkan tujuan utama: kesejahteraan finansial.
Pohon tujuan dapat digambarkan secara grafis, sehingga lebih jelas.
Secara konvensional, kesejahteraan finansial dapat dicapai dengan mencapai tiga subtujuan:
- Organisasi pendapatan pasif;
- Organisasi pendapatan aktif;
- Keberuntungan dan gratis.
Jadi, pohon tujuan memiliki tiga item tingkat kedua. Kemudian masing-masing poin tersebut dibagi menjadi sub-tujuan yang membentuk tingkat ketiga. Misalnya, organisasi pendapatan aktif mungkin memiliki item berikut:
- Perubahan tempat kerja;
- Menerima pendidikan tambahan;
- Perubahan profesi;
- Pindah ke kota lain;
- Pengembangan kemandirian di bidang profesional;
- Membangun koneksi dalam tim;
- Mendapatkan pengalaman.
Sekali lagi, ini hanyalah contoh umum. Ide dan sumber daya seorang petugas kebersihan untuk mengatur kesuksesan finansial, misalnya, akan sangat berbeda dengan rencana keuangan seorang pengusaha kaya. Bagi sebagian orang, penghasilan tambahan beberapa ribu rubel atau pembelian rumah sederhana di pinggiran kota akan menjadi kesuksesan besar. Dan bagi sebagian orang, akuisisi pabrik lain hanyalah sebagian kecil dari rencana.
Kesimpulan
Merencanakan aktivitas Anda menggunakan grafik sangatlah mudah. Ini adalah alat visual yang memungkinkan Anda melihat bagaimana tugas dan sumber daya berinteraksi untuk menyelesaikannya.
Dengan bantuan konstruksi seperti itu, sumber daya yang hilang mudah dideteksi dan muncul masalah baru yang perlu diselesaikan untuk mengisi kembali sumber daya yang hilang.
Selain itu, dengan representasi grafis, menjadi jelas bagaimana tujuan berinteraksi satu sama lain, ketergantungannya satu sama lain, dampak menyelesaikan tugas tertentu pada tugas yang lebih tinggi, dan signifikansinya terhadap hasil keseluruhan.
Grafik ini nyaman digunakan tidak hanya saat menjalankan bisnis atau merencanakan masalah pekerjaan. Dapat dengan mudah diubah untuk menyelesaikan masalah pribadi seperti studi, keuangan, pengembangan diri dan lain-lain.
Pohon tujuan- terstruktur, dibangun menurut prinsip hierarki(didistribusikan berdasarkan level, peringkat) serangkaian tujuan sistem, di mana tujuan umum (“puncak pohon”) disorot; sub-tujuan dari tingkat pertama, kedua dan selanjutnya (“cabang pohon”) yang berada di bawahnya.
Istilah "pohon" menyiratkan penggunaan struktur hierarki(dari yang tertua hingga yang termuda), diperoleh dengan membagi tujuan keseluruhan menjadi sub-tujuan. Prinsip membagi tujuan keseluruhan menjadi sub-tujuan dan tugas diilustrasikan oleh diagram yang disajikan pada Gambar 14 (hal. 36).
Nama "pohon tujuan" disebabkan oleh fakta bahwa rangkaian tujuan yang disajikan secara skematis dan tersebar di seluruh tingkatan menyerupai pohon terbalik. Konsep "pohon tujuan" pertama kali diusulkan Charles Churchman 8 Dan Russel Ackoff 9 pada tahun 1957 tahun. Hal ini memungkinkan seseorang untuk menyusun rencananya sendiri dan melihat tujuannya dalam kelompok. Tidak peduli apakah itu pribadi atau profesional. Secara khusus, pohon tujuan memungkinkan Anda mengidentifikasi kombinasi apa yang mungkin akan memberikan keuntungan terbaik.
Gambar 14. Perincian tujuan menjadi subtujuan dan tugas: IV - tingkat sistem; 1-39 - elemen sistem.
Metode pohon tujuan berfokus pada perolehan struktur tujuan, masalah, dan arah yang relatif stabil. Metode ini banyak digunakan untuk peramalan kemungkinan arah bagi perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, teknologi, serta untuk menyusun tujuan pribadi, profesional, dan tujuan perusahaan mana pun.
Pohon tujuan erat menghubungkan tujuan jangka panjang dan tugas spesifik di setiap tingkat hierarki. Dalam hal ini, tujuan tingkat yang lebih tinggi berhubungan dengan puncak pohon, dan di bawahnya, dalam beberapa tingkatan, ada tujuan (tugas) lokal yang dengannya pencapaian tujuan tingkat atas dipastikan.
Satu dari prinsip dasar untuk membangun pohon tujuan– setiap tujuan pada suatu tingkat tertentu harus disajikan dalam bentuk sub-tujuan dari tingkat berikutnya sedemikian rupa sehingga totalitasnya sepenuhnya mendefinisikan konsep tujuan awal. Pengecualian setidaknya satu subtujuan menghilangkan kelengkapan atau mengubah konsep tujuan awal.
Tahapan membangun pohon tujuan:
1. Perumusan tujuan strategis. Ini adalah puncak dari pohon; tujuan ini juga bisa menjadi tujuan global, besar dan sangat kompleks, berbeda dengan tujuan strategis, dalam hal kemungkinan pencapaian akhirnya. (contoh, strategis - meningkatkan penjualan, global - menambah modal dalam jumlah tertentu; strategis - pertumbuhan pribadi, global - belajar 5 bahasa asing). Tujuan ini menjawab pertanyaan: apa yang saya (kita, organisasi) ingin terima atau terima setelah jangka waktu ini dan itu? Saya ingin menjadi siapa? Apa yang ingin kita capai atau capai? Jawabannya kita tuliskan pada titik tersebut.
2. Tuliskan syarat-syaratnya, subtujuan yang berkontribusi pada implementasi tujuan strategis global. Menjawab pertanyaan: dalam kondisi apa tujuan dapat dicapai? Tugas atau tujuan apa yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan nomor 1?
3. Kita pisahkan tujuannya lebih jauh, lakukan prosedur yang sama seperti pada kasus pada poin 2, tetapi hanya dalam kaitannya dengan Target baris ke-2. Tugas kita adalah membangun hierarki yang konsisten hingga semua tujuan direduksi menjadi implementasi tugas kecil tertentu, baik yang diselesaikan satu kali atau dalam siklus yang konstan.
Anda perlu menguraikan tujuan Anda secara berurutan. Itu. mereka harus saling tunduk, dan tidak ada lompatan besar.
Tujuan terkecil harus sesederhana mungkin, implementasinya mewujudkan tujuan yang lebih tinggi.
Ketika suatu tujuan diperluas ke dalam struktur tujuan yang hierarkis, diasumsikan bahwa pelaksanaan sub-tujuan (tugas) dari setiap tingkat berikutnya merupakan kondisi yang perlu dan cukup untuk mencapai tujuan pada tingkat sebelumnya.
Ketika merumuskan tujuan di berbagai tingkatan, perlu dijelaskan hasil yang diinginkan, tetapi bukan metode untuk memperolehnya.
Sub-tujuan dari setiap tingkat harus independen satu sama lain dan tidak berasal dari satu sama lain.
Landasan pohon tujuan memadukan tugas-tugas, yaitu rumusan pekerjaan yang dilakukan dengan cara tertentu dan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Sasaran keseluruhan yang terletak di bagian atas grafik harus memuat gambaran hasil akhir.
Jumlah tingkat dekomposisi tergantung pada skala dan kompleksitas tujuan yang ditetapkan, dan pada struktur yang diterapkan dalam organisasi.
Mari kita lihat contoh tujuan utama suatu perusahaan.
Pohon tujuan dapat dikompilasi untuk tujuan apa pun: global, bulanan, tahunan.
Contoh pembuatan pohon tujuan. Cita-citanya adalah menjadi mahasiswa.
Sumber daya: pendidikan yang baik (sekolah khusus, tutor), orang tua kaya, dll.
Penilaian probabilitasnya tinggi: medali emas, paman saya adalah guru di universitas ini, dll.
1. Melanjutkan pendidikan dan bimbingan tambahan, mencari pekerjaan (menabung), berbicara dengan bank tentang pinjaman, dll.
2. Bicaralah dengan pamanmu tentang bantuan, ikuti kursus persiapan, dll.
Subtujuan dapat menimbulkan tujuan yang lebih kecil, dll.
Landasan untuk membangun pohon tujuan organisasi adalah struktur hierarki klasik perusahaan.
Hierarki klasik Struktur organisasi menyiratkan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Struktur ini memiliki banyak keunggulan:
- Kemudahan Pengelolaan: manajer memberikan instruksi hanya kepada sejumlah orang tertentu
- Resistensi terhadap pergantian staf: proses bisnis terikat pada posisi tertentu, dan bukan pada karyawan tertentu
- Efisiensi staf yang tinggi: Setiap karyawan berpartisipasi dalam sejumlah proses yang sangat terbatas, oleh karena itu ia memiliki kesempatan untuk mempercepat penyelesaian tugas karena pengulangannya
Mengapa sasaran pohon diperlukan
Tujuan perusahaan dapat ditulis dalam bentuk daftar satu tingkat.
Organisasi seperti ini mempunyai kelemahan sebagai berikut:
- Kurangnya konsistensi dalam mencapai tujuan.
Katakanlah untuk mencapai tujuan A, Anda harus terlebih dahulu mencapai tujuan B. Hal ini menentukan urutan tindakan yang benar: B ⟶ A. Sulit untuk melihat ketergantungan seperti itu dalam daftar linier. - Kesulitan menentukan pentingnya setiap tujuan.
Suatu situasi mungkin muncul ketika, karena kurangnya sumber daya, beberapa tujuan perlu dikorbankan. Dalam hal ini, akan sulit untuk menentukan tujuan mana yang penting dan mana yang tidak, sehingga ada kemungkinan untuk menghapus tujuan yang benar-benar penting dari daftar. Ketidakteraturan dalam mencapai tujuan. - Tujuan dicapai pada berbagai interval.
Misalnya, tujuan pertama dalam daftar tercapai dalam 5 hari, tujuan kedua dalam 8 hari, dan karyawan telah mengerjakan tujuan ketiga selama 2 bulan, dan pekerjaan belum selesai. Hal ini dapat menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan dan merebaknya sikap depresi.
Untuk menghindari kerugian yang disebutkan, pohon tujuan organisasi digunakan. Ini adalah daftar hierarki tujuan yang menunjukkan pengeluaran sumber daya yang bertanggung jawab dan terencana (waktu, uang, dll.)
Bagaimana membangun pohon tujuan organisasi
Langkah 1.
Tujuan utama untuk periode tertentu ditentukan: bulan, kuartal atau tahun
Tujuan utama harus dirumuskan oleh direktur organisasi. Sasaran ini terletak di tingkat pertama daftar (di atas).
Langkah 2.
Tujuan tingkat kedua ditentukan
Direktur organisasi mengadakan pertemuan kepala departemen. Misalnya, yang berikut ini dapat berpartisipasi dalam dewan: wakil direktur, direktur komersial, direktur cabang. 3-5 gol dihasilkan, yang pencapaiannya secara otomatis akan mengarah pada terwujudnya tujuan utama. Setiap departemen diberi satu atau dua tujuan.
Langkah 3.
Tujuan tingkat ketiga ditentukan
Masing-masing kepala departemen menyelenggarakan rapat perencanaan bagi para direktur departemen yang berada di bawah bawahannya. Tujuan dihasilkan pada pertemuan perencanaan, yang akan memungkinkan tercapainya tujuan departemen. Setiap direktur departemen diberi daftar tujuan.
Langkah 4.
Tujuan tingkat keempat telah ditentukan
Kepala departemen mengadakan rapat perencanaan untuk karyawan. Tindakan selanjutnya dilakukan dengan analogi.
Langkah 5.
Pohon tujuan organisasi terbentuk
Semua tujuan dikumpulkan ke dalam satu struktur. Itu dapat ditempatkan pada lembaran kertas besar, papan spidol magnetik, atau dalam program perencanaan.
Program untuk membangun pohon tujuan organisasi
Penting untuk dipahami bahwa proyek memainkan peran kunci dalam struktur pohon tujuan perusahaan. Pohon tujuan proyek dibangun dengan prinsip yang mirip dengan “kakaknya”.
Namun apa yang akan membantu kita menciptakan pohon tujuan perusahaan? Dan pada saat yang sama, mendistribusikan semua tanggung jawab secara merata kepada karyawan.
Dari semua media yang tercantum di atas, program adalah yang paling nyaman. Mereka memungkinkan Anda dengan cepat membuat perubahan pada pohon tujuan, memberi tahu karyawan tentang perubahan tersebut, dan membatasi lingkaran orang yang memiliki akses ke pohon tersebut.
Coba programnya Tugas Pemimpin- salah satu program paling terkenal untuk membuat pohon tujuan dan memantau pelaksanaannya. Pohon-pohon dalam ilustrasi dikompilasi di LeaderTask.
Membuat pohon tujuan secara online adalah solusi langsung terhadap masalah birokrasi berbasis kertas di organisasi dengan kualitas apa pun. Entah itu perusahaan kecil atau perusahaan besar. Oleh karena itu manfaat utama menggunakan LeaderTask.
Dan hal terakhir yang ingin saya bicarakan adalah perencanaan. Lagi pula, setiap pengusaha sukses telah mendengar ungkapan ini beberapa kali, namun mereka tidak dapat menemukan alat yang tepat. Kami segera meyakinkan Anda: perencanaan strategis, pohon tujuan adalah kata-kata yang sinonim. Tulis sekarang di LeaderTask.
Definisikonsep"targetorganisasi"
Klasifikasisasaranorganisasi
Pembentukan tujuanorganisasi
1. Target organisasi - ini adalah keadaan akhir atau hasil yang diinginkan yang ingin dicapai oleh tim kerja. Semakin banyak tujuan yang ditetapkan suatu organisasi, semakin kompleks struktur dan pengelolaannya. Tujuan selalu dibentuk berdasarkan perkiraan. Semakin jauh jangka waktu yang dipertimbangkan, semakin kurang akurat ramalannya, dan semakin umum tujuan yang ditetapkan. Namun tujuan harus spesifik dan dapat dicapai, dapat dicapai, dan saling mendukung (konsisten satu sama lain).
Tujuan merupakan titik tolak perencanaan, mendasari pembangunan struktur organisasi, sistem motivasi didasarkan pada tujuan, dan terakhir tujuan merupakan titik tolak dalam proses pengendalian dan evaluasi hasil kerja. Pencapaian tujuan dilakukan melalui fungsi manajemen.
2. Tergantung pada jarak waktu, diperlukan untuk mencapai tujuan, tujuan dibagi menjadi strategis (prospektif) dan operasional (taktis, jangka pendek); Oleh kompleks pentingnya produksi mereka - menjadi kompleks dan privat; Oleh tingkat pembenaran - menjadi berbasis ilmiah dan empiris (eksperimental); Oleh tingkat kepastian - menjadi terencana dan diprediksi.
Penting untuk membagi tujuan menjadi perantara dan final hal ini disebabkan perlunya memperhatikan keadaan-keadaan yang khusus dan khusus dari pembentukan, perkembangan dan penyelesaian kegiatan organisasi.
Tujuan organisasi pada semua tingkatan manajemen dibentuk berdasarkan preferensi manajemen. Mereka dipengaruhi oleh sistem nilai dan sikap yang memandu para manajer puncak. Jadi, di bidang produksi, tujuan-tujuannya dapat mencakup seperti peningkatan kualitas produk, peningkatan efisiensi; dalam manajemen personalia - meningkatkan tingkat minat karyawan terhadap hasil kerja; di bidang keuangan - penggunaan sumber daya keuangan secara rasional; dalam pekerjaan kantor - penyerahan dokumen dengan cepat, dll.
Pohon tujuan dan sasaran organisasi
Konsep pohon tujuan dan grafiknya
Prinsip penguraian tujuan utama
1. Jumlah tujuan dan sasaran suatu organisasi begitu signifikan sehingga tidak ada organisasi, berapa pun ukurannya, yang dapat melakukannya tanpa pendekatan yang terpadu dan sistematis dalam menentukan komposisi dan hubungannya. Dalam praktiknya, hal ini dilakukan dengan membangun model target dalam bentuk grafik pohon – pohon target.
Pohon sasaran - seperangkat tujuan organisasi yang terstruktur, hierarkis (didistribusikan berdasarkan tingkatan, diberi peringkat), di mana tujuan utama (puncak pohon) dan subtujuan dari tingkat pertama, kedua dan selanjutnya diidentifikasi. Dasar pohon tujuan terdiri dari tugas-tugas yang merupakan rumusan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cara tertentu dalam jangka waktu tertentu (Gbr. 1).
2. Saat menguraikan tujuan utama mematuhi prinsip-prinsip berikut:
tujuan utama yang terletak di bagian atas grafik harus memuat gambaran hasil akhir;
pelaksanaan subtujuan setiap tingkat berikutnya merupakan syarat perlu dan cukup untuk mencapai tujuan tingkat sebelumnya;
jumlah tingkat dekomposisi tergantung pada skala dan kompleksitas tujuan;
ketika merumuskan tujuan di tingkat yang berbeda, hasil yang diinginkan harus dijelaskan, dan bukan cara untuk mencapainya;
subtujuan setiap tingkat harus saling independen dan tidak dapat diturunkan satu sama lain;
Dasar dari pohon tujuan harus berupa tugas-tugas yang dapat diselesaikan dengan cara tertentu, dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Pohon tujuan memungkinkan koordinasi yang jelas atas upaya semua divisi struktural organisasi; menyelaraskan tanggung jawab pejabat dan meningkatkan tanggung jawab bersama; menetapkan tugas khusus, pelaksana, tenggat waktu pelaksanaan: melakukan kontrol ketat terhadap disiplin kinerja; memastikan tingkat pengendalian yang tinggi terhadap semua proses; membuat organisasi lebih siap menghadapi perubahan mendadak
Baca: 9.202
Sulit untuk mengatakan siapa yang pertama kali menciptakan istilah “pohon tujuan”. Lincoln Ackoff, seperti yang ditunjukkan banyak orang... Atau Brian Tracy dengan istilah limitogram... Atau pengembang peta mental pertama... Tapi itu tidak masalah. Hal utama adalah bahwa seseorang yang cerdas menghasilkan struktur yang sangat baik untuk merencanakan kehidupan dan meningkatkan efisiensi dan menyebutnya “pohon tujuan manusia”.
Omong-omong, ada juga “pohon tujuan perusahaan” - intinya sama, tetapi analisisnya lebih dalam. Dan secara umum, prinsip pohon tujuan cocok untuk menyelesaikan hampir semua masalah dan tugas. Struktur:
- membuat kompleks menjadi transparan;
- menyarankan solusi optimal;
- memungkinkan Anda mengoptimalkan waktu.
Bagaimana ini bisa terjadi?
Pohon tujuan manusia: diagram, grafik, peta
Membuat pohon tujuan dimulai dengan mengidentifikasi masalah yang perlu dicari solusinya.
Masalahnya adalah pada batang strukturnya.
“Cabang-cabang” pabrik yang sedang dibangun akan mewakili tugas-tugas—langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan atau menetralisir kesulitan.
Cabang – subtujuan, tahapan, tindakan.
Pohon itu dibuat terbalik dan terlihat seperti diagram di mana:
- di bagian atas (“batang”) – masalah
- di bawah dan ke samping (“mahkota”) – diagram solusi
Keuntungan dari Pohon Sasaran
Teknik ini memungkinkan Anda dengan jelas dan jelas membagi proyek besar apa pun menjadi banyak tindakan berurutan, yang implementasinya akan mengarah pada tujuan.
Sistem ini memiliki keunggulan besar dibandingkan jenis perencanaan lainnya:
Aturan untuk membangun pohon tujuan
Perkembangan struktur pohon tujuan manusia dilakukan dalam urutan tertentu:
- Pertama, tugas/masalah/tujuan utama ditetapkan. Seringkali hal itu tidak dapat dicapai dalam satu tindakan, sehingga perlu menggambar "mahkota".
Contoh: masuk ke universitas.
- Setiap cabang luas di bawah ini merupakan subtujuan. Langkah kedua dari belakang menuju pencapaian tujuan.
Contoh: memilih universitas, menyerahkan dokumen, lulus ujian, pindah jika belajar ke luar negeri.
- Cabang-cabang kecil merupakan langkah utama untuk mencapai setiap tahapan selanjutnya.
Contoh: untuk mengirimkan dokumen, Anda perlu membuat salinan beberapa di antaranya, mengambil foto, mengisi aplikasi.
Solusi yang tepat untuk setiap pohon tujuan adalah tanda berikut:
- tentang batasan waktu;
- tentang sumber daya yang diperlukan;
- tentang langkah tambahan dan sangat kecil.
Semua itu diperlukan , dapat dan harus digunakan di sini.
Langkah-langkah berturut-turut yang dikristalisasi dengan bantuan pohon tujuan selanjutnya harus dimasukkan dalam rencana harian dan dihancurkan baik oleh Anda sendiri atau oleh orang lain. Semakin kecil tahapan pencapaian tujuan, semakin mudah mencapai hasil akhir.
Membangun pohon tujuan bukanlah proses yang rumit, namun sangat penting. Karena itu memaksa Anda untuk memikirkan masa depan melalui tugas-tugas kecil dan hanya bergerak maju. Bertindak dan menjadi efektif.
Brian Tracy menulis tentang ini dalam bukunya “Leave Disgust and Eat the Frog.”
Semakin jelas kita melihat dan memahami masa depan, tujuan global kita, semakin cepat kita mencapainya.
Sudahkah Anda mencoba menggambar masalah sebagai pohon tujuan? Apakah hasilnya?