ჰეი! იგორ ზუევიჩი დაუკავშირდა და დღეს ჩვენ გესაუბრებით იმაზე, თუ როგორ უნდა მართოთ თქვენი დრო. თქვენ შეიტყობთ, რომ არსებობს სისტემა, რომლითაც შეგიძლიათ მარტივად გაუმკლავდეთ დროის მენეჯმენტის პრობლემებს.
მოდით განტვირთოთ ტვინი დევიდ ალენის სისტემის მიხედვით. ვინ არ დაიჭირა თავი, როდესაც ფიქრობდა, რომ კარგი იქნებოდა დღის გაზრდა ერთი საათით ან თუნდაც ორით? ასე რომ, იმისათვის, რომ გქონდეთ დრო, რომ გავაკეთოთ ყველაფერი, რაც დაგეგმილი იყო.
ცხოვრების თანამედროვე ტემპი, ინფორმაციის ყოველდღიურად მზარდი ნაკადი, მუდმივად წარმოქმნილი საკითხების გადაჭრის აუცილებლობა - ეს ყველაფერი იწვევს იმ ფაქტს, რომ ადამიანები ყოველთვის გრძნობენ დროის ნაკლებობას. სად და როგორ ვიპოვოთ დამატებითი დრო, რომ დროულად ვიყოთ ყველაფრისთვის?
თქვენი დროის მართვის უნარი არის ერთ -ერთი ყველაზე სასარგებლო უნარი ადამიანის ცხოვრებაში.
დევიდ ალენი გვთავაზობს ბიზნეს შეკვეთის სისტემას
დევიდ ალენმა მოიფიქრა ასეთი სისტემები. მის სისტემას ჰქვია "საქმეების კეთება", რაც ნიშნავს "მოწესრიგდი".
დევიდ ალენმა თავისი თეორია გამოსცადა საკუთარ თავზე, მის მეგობრებსა და ნაცნობებზე, რომლებთანაც მან მიიღო კონსულტაცია სისტემის პრინციპების დაცვით, სანამ დაწერდა როგორ დალაგებულიყო და ისწავლა როგორ გამოეყენებინა დრო ეფექტურად და ნაყოფიერად ამ მშვენიერი და ადვილად გამოსაყენებლად. -წაიკითხე წიგნი.
GTD სისტემის საფუძვლები ძალიან მკაფიო და მარტივია. ადამიანის ტვინი წააგავს კომპიუტერს, რომელიც შეიცავს ბევრ ფაილს, საქაღალდეს, პროგრამას.
ყოველდღიურად იზრდება ინფორმაციის მოცულობა, სულ უფრო მეტი ახალი საქაღალდე იქმნება. ოპერატიული მეხსიერება იბლოკება, მეტი დრო სჭირდება საჭირო დოკუმენტების მოძიებას და უფრო და უფრო რთულდება კომპიუტერზე მუშაობა.
იგივე ხდება ადამიანის თავში. ტვინს არ შეუძლია წარმატებით გაუმკლავდეს ახალი დავალებების ყოველდღიურ ჩამოსვლას და ინფორმაციის მზარდ რაოდენობას.
GTD სისტემის შემდეგ, აუცილებელია ყველა საქმის, პროექტის, შეშფოთების, აზრების განტვირთვა ცნობიერებიდან ყველა ინფორმაციის ქაღალდზე გადატანით ან ამისათვის ელექტრონული ვერსიის გამოყენებით.
როგორ მოვაწესრიგოთ საქმე
საქმეების მოწესრიგების მიზნით, აუცილებელია ყველა არსებული ინფორმაცია პირობითად გავყოთ 4 საქაღალდეში.
- პირველი საქაღალდე შეიცავს შემთხვევებს, რომლებიც უნდა მოგვარდეს უახლოეს მომავალში (შემდეგი ნაბიჯები).
- მეორე საქაღალდე არის მიმდინარე პროექტებისთვის.
- მომლოდინე შემთხვევები და პროექტები მოთავსებულია მესამე საქაღალდეში.
- დაე, მეოთხე საქაღალდე იყოს საქაღალდე ოცნებისთვის (ყველაფერი, რაც თქვენ ნამდვილად გსურთ, მაგრამ განხორციელების დრო ჯერ არ დადგა).
როგორც ჩანს, თუ თქვენ გაანალიზებთ ინფორმაციას, ძვირფასი დრო იკარგება. Ეს არ არის სიმართლე. გაცილებით ნაკლები დრო დასჭირდება ინფორმაციის სისტემატიზაციას, ვიდრე ინფორმაციის ნარჩენებით გადაკეტილ თავში გამუდმებით ჩაღრმავებას და გამუდმებით იმავე კითხვებზე დაბრუნებას.
როდესაც ხელმძღვანელი განთავისუფლდება მრავალი ამოცანისა და ამოცანისაგან, რომელიც გასაკეთებელია, მოდის მკაფიო და მკაფიო გაგება იმისა, თუ რა ქმედებები უნდა განხორციელდეს მიზნების მისაღწევად.
ნაგვისგან თავისუფალ თავში შეიძლება წარმოიშვას იდეები, რომლებიც არ დაიკარგება ფიქრების ნაკადში, ჩნდება უნარი შექმნას და შექმნას რაღაც ახალი.
მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ შეუძლებელია რამდენიმე ამოცანის სწრაფად მართვა ერთდროულად. ნებისმიერი სამუშაოს შესრულება მოითხოვს ყურადღებას და გარკვეულ ძალისხმევას.
გაცილებით ადვილია ფოკუსირება და ძალისხმევის გაკონტროლება, რომ ჯერ ერთი სამუშაო გააკეთო, შემდეგ კი დაიწყო მეორეზე. სამუდამოდ უნდა დაივიწყო მრავალფუნქციური დავალება.
შემდეგი მოქმედებები და დაგეგმილი ამოცანების ალტერნატიული შესრულება შესაძლებელს ხდის სწრაფად და უფრო თავდაჯერებულად იმოძრაოთ მიზნისკენ ზედმეტი აურზაურის გარეშე და ასევე საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ დამატებითი დრო, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას დასვენებისა და გართობისთვის.
როგორ ავიცილოთ პრობლემები დროის მართვით
ყველა პრობლემის მთავარი მიზეზი ალენი განსაზღვრავს, როგორც პირის მიერ შეთანხმებების დარღვევას, როგორც შიდა, ასევე გარე. სხვა ადამიანებთან გაფორმებული შეთანხმებები გარეგანია, ხოლო საკუთარ თავთან შეთანხმებები კი შინაგანი. ყველა ხელშეკრულების დარღვევა და დაპირებების შესრულების უუნარობა იწვევს უარყოფით შედეგებს და ძირს უთხრის თავდაჯერებულობას.
ავტორი თვლის, რომ ამ პრობლემის ოპტიმალური გადაწყვეტა არის ხელშეკრულების გადახედვის შესაძლებლობის გამოყენება, ანუ მისი მორგება. თუ არ არსებობს დაპირების შესრულების საშუალება, მაშინ საჭიროა მისი გადახედვა და პრობლემის წარმატებით გადაჭრის დრო და რესურსების მოძიება.
დევიდ ალენის სისტემა
GTD სისტემა წარმატებით გამოიყენება მთელ მსოფლიოში ერთ მილიონზე მეტმა ადამიანმა. ეს ხელს უწყობს პერსონალური პროდუქტიულობის უფრო მაღალ დონეზე ამაღლებას, რაც დიდ სარგებელს მოუტანს ბიზნესმენებს, რაც მათ უფრო წარმატებულს ხდის.
გარდა ამისა, ის საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ ბევრი სტრესი, რაც თანამედროვე მსოფლიოში პრობლემაა. დევიდ ალენის სისტემა საკმაოდ მარტივია, მაგრამ იმისათვის, რომ გამოიყენოთ იგი ყოველდღიურ ცხოვრებაში და მიიღოთ შედეგი, გჭირდებათ გარკვეული დისციპლინა და ორგანიზებულობა.
იმისათვის, რომ ისწავლოთ თქვენი დროის მართვის ხელოვნება და იგრძნოთ თავი ბედნიერად და წარმატებულად, თქვენ უბრალოდ უნდა გახადოთ ამ სისტემის პრინციპები პირადი ჩვევა (როგორ გაიხეხეთ კბილები და დაიბანეთ სახე).
თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ წაიკითხოთ წიგნი GTD სისტემის შესახებ, ან თანდათანობით განახორციელოთ ავტორის მიერ გამოთქმული რეკომენდაციები თქვენს ცხოვრებაში. წიგნის საფუძველზე, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი პირადი სისტემა.
ყველა თავად აკეთებს არჩევანს.
დიდი სურვილისა და გამძლეობის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ყველაფერი ცხოვრებაში და ყველაფერი დროულად გააკეთოთ. ყველას შეუძლია გახდეს თავისი დროის ოსტატი.
როგორც ხედავთ, თუ თქვენ კვლავ გინდათ გამოიყენოთ დევიდ ალენის სისტემა, უმჯობესია გამოიყენოთ რჩევა ამ სტატიაში. როგორც ყოველთვის, მთავარია სწორად იმოქმედო და წარმატებას მიაღწევ. უმჯობესია ვიმოქმედოთ ერთად და იმ ადამიანებთან ერთად, რომლებსაც უკვე აქვთ გამოცდილება და შედეგები. მობრძანდით ჩვენს პროგრამებზე, ამავე დროს და მიიღეთ მეტი!
Შენთან ერთად,
- იგორ ზუევიჩი.
Მოწონებული? დააწკაპუნეთ " Მე მომწონს"
დატოვეთ კომენტარი ამ სტატიაზე ქვემოთ
საქმეების კეთება ხშირად ითარგმნება რუსულად, როგორც "მოაწესრიგე საქმე", თუმცა უფრო ზუსტი იქნებოდა "საქმეების ბოლომდე მიყვანა". ვეთანხმები, უფრო მნიშვნელოვანია არა დავალებების სიაში შეყვანა, არამედ მათი დასრულება. ამისათვის თქვენ უნდა შეადგინოთ სიები, განსაზღვროთ პრიორიტეტები და შეადგინოთ გრაფიკი.
და რატომ არის საჭირო?
GTD- ის პრინციპებზე მუშაობა, თქვენთვის უფრო ადვილი იქნება თქვენი საქმეების მართვა. ყოველივე ამის შემდეგ, ამ ტექნიკის მთავარი უპირატესობა ის არის, რომ ინფორმაცია თქვენი ყველა ამოცანის შესახებ არის კონცენტრირებული ერთ ადგილას, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ერთი საქმედან მეორეზე გადაადგილება უყოყმანოდ.რა განსხვავებაა GTD და სამუშაოების ჩამონათვალს შორის?
სიაში, ჩვენ ჩვეულებრივ ვწერთ მხოლოდ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებს და არ ვწერთ ნაკლებად მნიშვნელოვან, უმნიშვნელო დავალებებს. და ამაოდ. ისინი გტრიალებენ თქვენს თავში, ყურადღების გადატანას თქვენი მუშაობისგან და თქვენი ეფექტურობა ეცემა. GTD– ის ერთ – ერთი მთავარი პრინციპია აბსოლუტურად ყველაფრის ხელში ჩაგდება. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გადმოტვირთოთ თქვენი ტვინი და გამოიყენოთ მთელი მისი რესურსი სამუშაოსთვის.ეს სისტემა ზუსტად ჩემთვისაა?
GTD აქტუალურია სხვადასხვა პროფესიის, ასაკისა და სოციალური სტატუსის მქონე ადამიანებისთვის. დევიდ ალენმა, რომელმაც ჩამოაყალიბა სისტემის პრინციპები, ჩაატარა კურსები ISS ასტრონავტებისთვის, როკ მუსიკოსებისთვის და მსხვილი კომპანიების აღმასრულებლებისთვის.დევიდ ალენის მსგავსად Lifehacker– თან ინტერვიუში, სისტემა შეიძლება იყოს თანაბრად ეფექტური ან თანაბრად უსარგებლო როგორც მოზარდისთვის, ასევე მსხვილი კომპანიის აღმასრულებელი დირექტორისთვის. თქვენ უნდა გქონდეთ გარკვეული აზროვნება, გიყვართ სისტემატიზაციისა და დაგეგმვის გაკეთება.
კარგი, რა უნდა გააკეთო ზუსტად?
GTD სისტემაში არ არსებობს მკაცრი წესები. მაგრამ არსებობს მუშაობის ძირითადი პრინციპები:- შეაგროვეთ ინფორმაცია და ჩაწერეთ ყველაფერი.ჩაწერეთ დავალებები, იდეები, განმეორებითი ამოცანები ნოუთბუქში ან აპლიკაციაში. ამ შემთხვევაში, სია ყოველთვის თქვენს ხელთაა, რომ არ თქვათ: "ამას მოგვიანებით დავამატებ". თუნდაც ყველაზე პატარა და უმნიშვნელო რამ უნდა დაიწეროს, თუ ამას ახლა არ აკეთებ.
- დაწერე ახსნა -განმარტებები.არ უნდა იყოს ისეთი ამოცანები, როგორიცაა "მოემზადე შვებულებისთვის". დაყავით დიდი საქმეები კონკრეტულ მიზანშეწონილ ქმედებებად (წარუდგინეთ ასეთი დოკუმენტები სავიზო ცენტრში, იყიდეთ პირსახოცი და მზის სათვალე, ჩამოტვირთეთ რუკები თქვენს ტელეფონში). რეგულარული დავალებების სიით, ჩვენ უფრო მეტ დროს ვხარჯავთ გაშიფვრაზე, ვიდრე დასრულებას. დიახ, თუ შეგიძლიათ დელეგირება, დელეგირება.
- მიანიჭეთ პრიორიტეტი.სიის თითოეული პუნქტისთვის მიუთითეთ კონკრეტული თარიღი და ვადა. საჭიროების შემთხვევაში დაამატეთ შეხსენებები. სინამდვილეში, ეს მუშაობს როგორც სიაში, ასევე კალენდარში. ამ ეტაპზე დარწმუნებული უნდა იყოთ, რომ ნამდვილად არაფერს დაივიწყებთ.
- განაახლეთ თქვენი სიები.დავალებების სია სწრაფად მოძველდება: რაღაც კარგავს აქტუალობას, რაღაც გადადის მომავალში. სისტემა უნდა მუშაობდეს თქვენთვის. ამიტომ, დარწმუნდით, რომ თქვენ ყოველთვის გაქვთ კონკრეტული ქმედებების სია, რათა დაუყოვნებლივ შეძლოთ სამუშაოდ.
- Იმოქმედე.როდესაც ყველაფერი მოწესრიგებულია, შეგიძლიათ დაიწყოთ თქვენი გეგმების განხორციელება. შეარჩიეთ საქმე იმ კატეგორიიდან, რომელიც გჭირდებათ, ნახეთ რა კონკრეტული ქმედებებია საჭირო თქვენგან და დაიწყეთ. ამ გზით თქვენ შეგიძლიათ განახორციელოთ დიდი პროექტები.
საჭიროა თუ არა ყველაფრის ჩაწერა ერთ სიაში?
არა, უმჯობესია შეადგინოთ რამდენიმე, მაგრამ შეინახოთ ისინი ერთ ადგილას. მაგალითად, შეინახეთ რამდენიმე სია თითოეული სამუშაო პროექტისთვის, გასაკეთებელი, გასაკეთებელი, გასაკეთებელი სიები, ჩამოთვალეთ იდეები და შესაძლო პროექტები მომავალში-რასაც თქვენ წარმოიდგენთ.არის რაიმე სპეციალური იარაღები?
პროგრამებიდან და ვებ სერვისებიდან, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, ნებისმიერი ჩანაწერი ან რეგულარული ფაილი Google Docs- ში იქნება. თუ თქვენ მიჩვეული ხართ ქაღალდზე ჩანაწერების გაკეთებას, შეგიძლიათ გამოიყენოთ იგი.არსებობს ფაილური სისტემის გულშემატკივარი. ერთი გაზიარებული საქაღალდე იქმნება სამუშაო მაგიდაზე, მასში იქმნება რამდენიმე თემატური საქაღალდე და თითოეული შეიცავს შესაბამის სიებს და საჭირო მასალებს.
ზოგადად, აირჩიე ის, რაც შენთვის მოსახერხებელია.
მთავარი მოთხოვნა: ინსტრუმენტი ყოველთვის უნდა იყოს თქვენს ხელთაა ისე, რომ თქვენ შეძლოთ ამოცანის გადატანა თქვენი თავიდან ქაღალდზე ან აპლიკაციაზე. მაგალითად, როდესაც თქვენი უფროსი მოდის თქვენთან და აკისრებს ახალ დავალებას, და ამ დროს თქვენ სხვა რამეზე მუშაობთ.
როგორ შეგიძლიათ მიიღოთ მეტი ღირებულება GTD– დან?
ნებისმიერი პროდუქტიულობის სისტემა არ იმუშავებს ბრმად გამოყენების შემთხვევაში. იმისათვის, რომ მიიღოთ მაქსიმალური სარგებელი, შეცვალეთ იგი თქვენი სურვილისამებრ და შემდეგ ყველაფერი გამოვა.დიახ, არცერთ სისტემას არ შეუძლია ყველაფერი გააკეთოს თქვენთვის, ასე რომ ნუ იდარდებთ სიების შედგენაზე, არ დაგავიწყდეთ მოქმედება. GTD არის ინსტრუმენტი, რომელიც გეხმარებათ სტრესისგან თავის დაღწევაში და არაფერი დაივიწყოთ. მაგრამ როგორ გამოიყენებთ დროს, თქვენზეა დამოკიდებული.
დევიდ ალენის წიგნის რუსული გამოცემის წინასიტყვაობა: როგორ მივიღოთ საქმეები: სტრესისგან თავისუფალი პროდუქტიულობის ხელოვნება ასე იწყება: ”ნებისმიერ თანამედროვე ადამიანს დრო ძალიან ცოტა აქვს და ყველა უჩივის საკუთარ დეზორგანიზაციას - თქვენ დაივიწყებთ მნიშვნელოვან შეხვედრა, დაგაგვიანდება, ან დროზე არ ხარ დარეკე ტელეფონზე. ამის გამო კოლეგებთან და მეგობრებთან ურთიერთობა უარესდება, სამუშაო გეგმები იშლება და კეთილდღეობა უარესდება. რაც უფრო ორგანიზებულია ადამიანი, მით უფრო ადვილია მისთვის სამუშაოს, საოჯახო საქმეების და ზოგადად ცხოვრების მართვა, მით უკეთესი იქნება მისი ურთიერთობა სხვებთან “.
ასეთი სიტუაციები ბევრისთვის ნაცნობია. და წიგნის ავტორის დაპირება, რომ დაეხმარება გახდეს უფრო ორგანიზებული, მრავალი თვალსაზრისით, განმარტავს მის წარმატებას. ამას მოწმობს არა მხოლოდ ამერიკაში 2001 წლიდან გაყიდული 600 ათასზე მეტი ეგზემპლარი, არამედ მრავალი ავტორის მიერ ალენის კონცეფციის შემდგომი განვითარება, სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფის, მათ შორის მობილური პროგრამების შექმნა, Getting Things Done (GTD) მეთოდით. რა მთელი ონლაინ რესურსები ეთმობა ალენის ინდივიდუალურ ტექნიკას (მაგალითად, "43 საქაღალდე"). ეს ნათლად მეტყველებს იმაზე, რომ ავტორის განვითარებამ მნიშვნელოვნად იმოქმედა ისეთ სფეროზე, როგორიც არის პირადი. ამიტომ, ამ სტატიაში ჩვენ ვისაუბრებთ GTD– ის კონცეფციაზე, მისი მუშაობის პრინციპებზე, ასევე ზოგიერთ პრაქტიკულ ასპექტზე, რომელთა გამოყენება ყველას შეუძლია თავის საქმიანობაში.
როგორ უნდა დასრულდეს საქმეები
საქმეების კეთება- პერსონალური ეფექტურობის გაზრდის ტექნიკა, შემუშავებული და აღწერილი დევიდ ალენის ამავე სახელწოდების წიგნში. აბრევიატურა GTD უფრო ხშირია. ვიკიპედიაში ნათქვამია, რომ ფრაზის ინგლისურიდან რუსულ ენაზე თარგმნისას შეცდომით გამოიყენება ფორმულირება „ნივთების მოწესრიგება“ (ამ სახელწოდებით რუსულ თარგმანში გამოქვეყნდა წიგნი), ხოლო „საქმეების დასრულებამდე“. საინტერესო ფაქტია, რომ რუსულენოვანი და ინგლისურენოვანი ვიკიპედია არ ეთანხმება GTD მეთოდოლოგიის გაგების ინტერპრეტაციას: პირველი უწოდებს მას დამოუკიდებელ და შეზღუდულად დროის მენეჯმენტს, ხოლო მეორე ირწმუნება, რომ GTD არის მეთოდი დროის მენეჯმენტის ჩარჩო.
ბევრი ექსპერტი აღნიშნავს ალენში თანდაყოლილი პრეზენტაციის სპეციფიკურ სტილს. მისი იდეები, განსხვავებით სტივენ კოვიდან "", არ არის შთამაგონებელი, მაგრამ იძლევა ალგორითმის მკაცრ და დეტალურ აღწერას. კოვისგან განსხვავებით, რომელიც მოკლებულია ფილოსოფიურ რეფლექსიას და მოითხოვს მკაფიო მისიის განცხადებას, რომელიც მოიცავს ცხოვრების მთავარ მიზანს, ალენი, პირიქით, აშენებს სისტემას "ქვემოდან ზემოდან". ის დარწმუნებულია, რომ თქვენი ცხოვრების შესაცვლელად, თქვენ უნდა დაიწყოთ არა გლობალური დავალებებით, არამედ ნივთების მოწესრიგებით, მიმდებარე უმცირეს წვრილმანებში.
”მე გირჩევთ, რომ იმოქმედოთ პრინციპით” დაუყოვნებლივ ”- ასე აღწერს ავტორი საკუთარი მეთოდის გამოყენებას. ალენის თქმით, თქვენ უბრალოდ არ უნდა წაიკითხოთ და ჩაწეროთ ჩანაწერები, თქვენ ნამდვილად უნდა დაიწყოთ მისი გამოყენება, რადგან ეს არ საჭიროებს განსაკუთრებულ უნარებს და შედეგი არ დაგელოდებათ.
ასე რომ, ავტორის რჩევებით შეიარაღებული, ჩვენ მივედით ყველაზე მნიშვნელოვან საკითხამდე: საკითხის ბოლომდე მიყვანის მეთოდის არსის კითხვაზე. ბევრი აკრიტიკებს GTD– ს კონცეფციას მისი სირთულისა და გაუგებრობის გამო, რაც, ამავე დროს, არ უშლის ყველას საკუთარი სისტემის შემუშავებაში, მხოლოდ რამდენიმე პოსტულატის გათვალისწინებით. ქვემოთ მოცემულია მხოლოდ ასეთი რეკომენდაციები წიგნიდან "საქმეების დასრულება":
სივრცის ორგანიზება
ერთ -ერთი პირველი რეკომენდაციაა წიგნში. ალენის თქმით, სამუშაო ადგილი ჰგავს საგუშაგოს, სადაც ყოველდღე იწყება მოგზაურობა. არსი აქ ძალიან აბსტრაქტულია - საქმე იმაში არ არის, რომ სამუშაო ადგილი არ იყოს გადატვირთული ქაღალდებითა და გაფანტული საოფისე ინსტრუმენტებით (ეს არის მოთხოვნა, რომელიც საერთოა ყველასთვის, ვინც მიმართავს დროის მენეჯმენტს), მაგრამ რომ თქვენ გჭირდებათ მისი ორგანიზება ისევე, როგორც შესაძლებელია "თქვენთვის". თქვენი საქმიანობისა და საჭიროებების მიხედვით. ასევე არსებობს სპეციფიკა: GTD მეთოდი გულისხმობს მაგიდასთან ერთად, რა თქმა უნდა, შემდეგი ატრიბუტების არსებობას:
- ქაღალდის უჯრები (მინიმუმ სამი ცალი);
- A5 ქაღალდის პაკეტი;
- კალამი ან ფანქარი;
- წებოვანი ნოტები (~ 8 x 8 სმ.);
- ქაღალდის სამაგრები;
- ტანსაცმლის სამაგრები ქაღალდის დიდი ნაჭრებისთვის;
- სტეპლერი;
- შოტლანდიური;
- საშლელი;
- ეტიკეტების ჩასმის მოწყობილობა;
- საქაღალდეები ქაღალდებისათვის;
- დღიური;
- სანაგვე ყუთი.
საცნობარო ინფორმაციის შენახვის სისტემა
ასეთი სისტემა აუცილებელია ყველასთვის. კაბინეტი კორესპონდენციის შესანახად, ბევრი საქაღალდე, ეტიკეტების გამოყენების მოწყობილობა - ერთი სიტყვით, ყველაფერი, რაც ხელს უწყობს ნებისმიერი შემომავალი ინფორმაციის სტრუქტურირებას, მოგვიანებით მასზე წვდომის მიზნით. ავტორი დარწმუნებულია, რომ ასეთ სისტემაში წერილის ან დოკუმენტის განთავსების პროცესი უნდა გაგრძელდეს არაუმეტეს 60 წამისა. აქედან გამომდინარე, უმჯობესია მოაწყოთ ანბანური დირექტორია, რომელიც საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ ინფორმაცია სწრაფად და მოსახერხებლად.
სიები
კალენდრის დამგეგმავის გამოყენების გარდა, ყველას უნდა ჰქონდეს 4 სია:
1. "შემდეგი ნაბიჯები". ამ ჩამონათვალში თქვენ ჩამოწერთ იმას, რისი გაკეთებაც გჭირდებათ უახლოეს მომავალში. არ აქვს მნიშვნელობა რა ფორმაა - ქაღალდის რვეული ან პერსონალური კომპიუტერის დესკტოპის ტექსტური დოკუმენტი, მნიშვნელოვანია, რომ ის მუდმივად იყოს თქვენთან ერთად. ამ გზით თქვენ გექნებათ მუდმივი შეხსენება გასაკეთებელი საქმეების შესახებ. თქვენ უნდა შეცვალოთ ასეთი სია, ყოველდღიურად შეიტანოთ მასში ახალი ჩანაწერები.
2. პროექტები. ამ სახელწოდებით, ალენი ნიშნავს საწარმოებს, რომლებიც მრავალი დაკავშირებული ქვე-მოქმედებაა და, შესაბამისად, მათ დასასრულებლად ერთზე მეტ მოქმედებას მოითხოვს. საჭიროა პროექტების მონიტორინგი, რათა შეძლონ მათი განხორციელების პროგრესის შეფასება (ყოველკვირეულად).
3. გადადებული. ეს სია შეიცავს პროექტებს, რომელთა განხორციელება გადაცემულია ვინმესთვის ან მოითხოვს გარე ფაქტორების გავლენას. მათ ასევე სჭირდებათ სისტემატური შემოწმება (კვირაში ერთხელ მაინც).
4. ოდესმე / შეიძლება. სიის სახელიდან ირკვევა, რომ ეს არის სამომავლოდ განუსაზღვრელი ამოცანების სია, როგორიცაა მარათონის გაშვება ან ბლოგის დაწყება.
ამ სიების დაცვა მჭიდროდ არის დაკავშირებული მთავართან პრინციპები GTD: შეგროვება, დამუშავება, ორგანიზება, მიმოხილვა და მოქმედება.
კოლექცია.დევიდ ალენი იყენებს ტერმინს "კალათა", რაც ნიშნავს ინფორმაციის დაფიქსირებას ნებისმიერ მედიუმზე გონების გასათავისუფლებლად. ეს შეიძლება იყოს ორგანიზატორი, დღიური, ლეპტოპი. თქვენ უნდა გადააგდოთ ყველაფერი თქვენი თავიდან (ამ შემთხვევაში, გადარიცხვა) და გადადით შემდეგ ეტაპზე.
მკურნალობა.ინფორმაციის დამუშავებისას ის უნდა დაიყოს ორ ტიპად: ერთი რომელიც მოითხოვს მოქმედებას და მეორე არა. როდესაც ვმუშაობთ პირველ ტიპზე, ჩვენ ამას ვაკეთებთ საკუთარ თავს, ვაძლევთ დელეგირებას, ან გადავდებთ მას. მეორესთან მუშაობისას, ჩვენ მას გვერდზე ვდებთ საცნობარო ინფორმაციაში, მოვიშორებთ მას და დავამატებთ სიას "ოდესმე".
ორი წუთის წესი - თუ სამუშაოს დასრულებას 2-5 წუთზე ნაკლები დრო სჭირდება, ეს დაუყოვნებლივ უნდა გაკეთდეს.
მიმოხილვადავალებების სია უნდა გაკეთდეს ყოველდღიურად ან რაც შეიძლება ხშირად. GTD მოითხოვს ყოველკვირეულ გადახედვას ყველა აქტივობის, პროექტის და მომლოდინე ერთეულის შესახებ.
მოქმედება.დავალებების ფიზიკური შესრულება.
გარდა იმისა, რაც უკვე ითქვა, ჩვენ გვინდა თქვენი ყურადღება გავამახვილოთ იმ ფაქტზე, რომ GTD არ არის უნიკალური ინსტრუმენტი, არამედ ტექნიკის ერთობლიობა. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ ისინი, როგორც საფუძველი, დაარეგულიროთ, შეცვალოთ თქვენი საქმიანობისა და საჭიროებების მიხედვით.
კონტროლი მიღწევებზე
იმისათვის, რომ წვრილმანები, რომლებშიც ჩვენ გავყავით ჩვენი დიდი, გადავიდეს დასრულებისკენ, მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, თუ რა მიზანს ვცდილობთ, რა შედეგის მიღწევა გვინდა. როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ამის შესაბამისად, დაგეგმილია რიგი თანმიმდევრული ქმედებები და შეხსენებები, რომლებიც გაერთიანებულია ერთ სისტემატიზირებულ სისტემაში. რაც უფრო რთულია ამოცანა, მით უფრო მეტად უნდა დაიყოს იგი პატარა "აგურებად" და უფრო დეტალურად უნდა შემუშავდეს ეს სისტემა. მოდით უფრო ახლოს განვიხილოთ მიღწევის ეტაპები:
- პასუხი კითხვაზე რისი მიღწევა გვინდა. ჩვენ ნათლად უნდა გვესმოდეს, რატომ ვაკეთებთ გარკვეულ ქმედებებს. ის მშვილდოსანს ჰგავს, სამიზნის ხარის თვალს უმიზნებს. მას შეუძლია შეასრულოს მრავალი ქმედება მშვილდოსნის დაჭიმვიდან სროლამდე, მაგრამ შედეგი მაინც შემოწმდება ისრის მიერ დარტყმის ცენტრში. კითხვაზე პასუხის გაცემის გარეშე, მას შეუძლია ისარი გაუგზავნოს აუდიტორიას.
- კითხვაზე პასუხი არის როგორ გვინდა მივაღწიოთ. აქ, იდეების გენერატორი აქტიურად იწყებს მუშაობას ადამიანების უმეტესობისთვის, რაც გამოთქვამს როგორც შესაფერისი, ისე გულწრფელად ბოდვით. პირველი, კრიტიკის გარეშე ყველაფრის დაფიქსირება და შემდეგ ყველაზე შესაფერისიების შერჩევა, უფრო ადვილია მიზნის მიღწევა.
- საუკეთესო ტრაექტორიის არჩევა და უშუალოდ მისვლა. ასე რომ, კითხვებზე პასუხის გაცემის შემდეგ თქვენ შეგიძლიათ შეადგინოთ მკაფიო გეგმა, რის შემდეგაც ჩვენ შეგვიძლია მივაღწიოთ ჩვენს მიზანს.
თქვენი ცხოვრება შედგება დასახული მიზნებისგან, თქვენი ქმედებების სერიისა და მიღებული შედეგებისგან. რაც უფრო უკეთ შეძლებთ ინფორმაციის სტრუქტურირებას სხვადასხვა დონეზე, ააშენებთ და მიჰყვებით მოქმედებების ჯაჭვს, მით უკეთესად შეძლებთ თქვენი საქმეების მოწესრიგებას.
ცოტა რამ ავტორის შესახებ
დაბოლოს, ცოტა რამ თავად ავტორის შესახებ. დევიდ ალენი (დაიბადა 1945 წლის 28 დეკემბერი, შრევპორტი, აშშ) არის ექსპერტი და კონსულტანტი დროის მენეჯმენტსა და პირად პროდუქტიულობაში. როგორც მოზარდი, მას უყვარდა, მოიგო ლუიზიანაში დებატების სახელმწიფო ჩემპიონატი. უნივერსიტეტში სწავლობდა ამერიკის ისტორიის შესწავლას. კოლეჯის დამთავრების შემდეგ დ.ალენი დიდხანს ეძებდა თავის ადგილს ცხოვრებაში. მისივე დარწმუნებით, მან 35 წლამდე შეცვალა სულ მცირე 35 პროფესია. იმ პოზიციების ჩამონათვალი, რომელსაც ის იკავებს, მართლაც შთამბეჭდავია და ზოგჯერ ეგზოტიკურიც კი. მომავალი მწვრთნელი მუშაობდა მიმტანად, რესტორანში მზარეულად, კარატეს მასწავლებლად, ჯადოქარად, შემობრუნებლად, ვიტამინებისა და მოპედების გამყიდველად, სამოგზაურო აგენტად, ტურიზმის მენეჯერად, ლანდშაფტის დიზაინერად. 1980 -იან წლებში მან დაიწყო ტრენინგ პროგრამების შემუშავება მენეჯერებისა და აღმასრულებლებისთვის Lockheed Corporation– ში.
დღეს დ. ალენი ხელმძღვანელობს საკუთარ მწვრთნელ კომპანიას ეფექტური მენეჯმენტისა და პროდუქტიულობის სფეროში. თავად ალენი იშვიათად ატარებს საჯარო სემინარებს. ის ასევე არის Actioneer Inc- ის ერთ -ერთი დამფუძნებელი, კომპანია, რომელიც სპეციალიზირებულია საოფისე მასალების წარმოებაში.
ალენმა დაწერა სამი წიგნი-ცნობილი საქმეების მიღწევა: სტრესისგან თავისუფალი პროდუქტიულობა და მზაობა ყველაფრისთვის: 52 პროდუქტიულობის პრინციპი სამუშაოსა და ცხოვრებაში, ასევე ყველაფრის შესრულება: გამარჯვება სამუშაოსა და ბიზნესის თამაშში ცხოვრების ".
ფასდაკლება 4 ტვინის მომხმარებელზე
თავად ალენი ძალიან იშვიათად ატარებს საჯარო სემინარებს; ამას აკეთებენ მისი სერტიფიცირებული სტუდენტები. ასე რომ, რუსეთში, ბელორუსიასა და ყაზახეთში, მისი სერტიფიცირებული პარტნიორია Everconsult კომპანია, რომელიც ატარებს ტრენინგებს GTD– ზე.
Everconsult კომპანია დაგვიკავშირდა და ჩვენი საიტის ყველა მომხმარებელს შესთავაზა 15% -იანი ფასდაკლება მათ ღონისძიებებზე (დაინტერესებულები). ... რეგისტრაციისას ფასდაკლების მისაღებად, თქვენ უბრალოდ უნდა შეიყვანოთ სარეკლამო კოდი.
საქმეების კეთება (GTD) - საქმის კეთება ან მოწესრიგება- დროის მენეჯმენტის ტექნიკა დაარსებულია დევიდ ალენის მიერ და აღწერილია ამავე სახელწოდების წიგნში.
მეთოდის მთავარი იდეა იმაში მდგომარეობს, რომ ადამიანმა უნდა ამოიღოს თავი არასაჭირო რუტინული ინფორმაციისგან, გარე საშუალებებით გადაცემის გზით, იქნება ეს ქაღალდის ქაღალდი, დღიური წიგნი თუ ელექტრონული ორგანიზატორი.
დავითი გვთავაზობს ალგორითმს დიდი რაოდენობით ინფორმაციის ეფექტური დამუშავებისათვის, თქვენი დროის ორგანიზებისთვის.
GTD მეთოდის მიხედვით, შემომავალი ინფორმაცია უნდა დამუშავდეს 5 ეტაპად:
1. კოლექცია
2. დამუშავება
3. დახარისხება
4. განხილვა
5. მოქმედება ...
ეს არის მენეჯმენტი " ჰორიზონტალურად"- მიმოხილვა ყველაფერზე, რაც ამ მომენტში ყურადღებას იპყრობს.
მოდით განვიხილოთ ეს ეტაპები უფრო დეტალურად.
კოლექცია
მთავარი იდეა არის ის, რომ თქვენ მიერ მიღებული ნებისმიერი ამოცანა, იდეა, ინფორმაცია და ა.შ. უნდა იყოს ჩაწერილი რაიმე საშუალებით: ქაღალდზე, ფოსტაზე, ლეპტოპზე ან ჯიბის კომპიუტერზე. შესაძლოა, თქვენ გამოიყენებთ სხვადასხვა ინსტრუმენტს სხვადასხვა შეყვანის ინფორმაციის ჩასაწერად. ეს არ არის მთავარი. მთავარი ის არის, რომ თქვენ:
შენ არაფერს დაივიწყებ
გადმოტვირთეთ თქვენი თავი დიდი რაოდენობით რუტინული ინფორმაციისგან.
ქაღალდზე დაწერილი ინფორმაცია შეიძლება შეგროვდეს უჯრებში, ფაილებში ან ელ.წერილში, რომლებიც იგზავნება ელ.წერილით კონკრეტულ საქაღალდეებში და ასე შემდეგ, კოლექციის ინსტრუმენტების მიხედვით.
ინფორმაციის შეგროვების ფაზაში მუშაობისთვის, თქვენ უნდა შეასრულოთ 3 პირობა:
1. თითოეული ამოცანა უნდა იყოს ჩაწერილი და შენახული თქვენს კოლექციურ სისტემაში და არა თქვენს თავში.
2. თქვენი ინფორმაციის შენახვა (უჯრა, პროგრამა ან სხვა) არ უნდა იყოს ბევრი (რაც ნაკლები, მით უკეთესი)
3. თქვენ რეგულარულად უნდა დაცარიელოთ (რაც დაცარიელდება, ქვემოთ იქნება განხილული) თქვენი ინფორმაციის მაღაზიები
2. დამუშავება
შეგროვებული ინფორმაცია დამუშავებულია შემდეგი ალგორითმის მიხედვით:
ავიღოთ "შემოსულების" საცავის შემდეგი ზედა პუნქტი.
თუ ელემენტი მოითხოვს მოქმედებას და ამას ცოტა დრო სჭირდება (5 წუთამდე), მაშინ ჩვენ ამას ვაკეთებთ დაუყოვნებლივ, ან ვაძლევთ მას ვინმეს, ან გადავდებთ, თუ ამოცანა მოითხოვს დიდ დროს.
თუ "შემოსულების" პუნქტი არ საჭიროებს მოქმედებას, მაშინ ჩვენ ვტოვებთ ამ პუნქტს სადღაც არქივში, როგორც საცნობარო ინფორმაციას, ვტოვებთ მას ან ვდებთ "ოდესმე, შესაძლოა" სიაში.
იმ ამოცანებზე მუშაობის ორგანიზებისათვის, რომლებიც საჭიროებენ შემდგომ მოქმედებას, აუცილებელია ასეთი ამოცანების დაყოფა რამდენიმე სიაში:
შემდეგი ქმედებები
თქვენ უნდა გქონდეთ შემდგომი კონკრეტული ქმედებების სია. მხოლოდ ამ შემთხვევაში, თქვენ შეძლებთ მაქსიმალურად ეფექტურად იმუშაოთ, "დაფქვით" დიდი რაოდენობის საქმეები.
პროექტები
ამოცანები, რომლებიც მოითხოვს ერთზე მეტ მოქმედებას მათი მიზნების მისაღწევად, არსებითად არის პროექტები. მაგალითად, პრეზენტაციისთვის მოსამზადებლად, თქვენ უნდა დაურეკოთ ორგანიზატორებს, გადაიხადოთ ოთახის გადასახადი და ა. თითოეული პროექტისათვის შემდგომი ქმედება უნდა იყოს განსაზღვრული.
გადაიდო
თუ დავალება გადაცემულია ან რაიმე მიზეზით შეიძლება დასრულდეს ცოტა მოგვიანებით, მაშინ ეს ამოცანები ცალკე სიაში უნდა განთავსდეს.
ოდესმე შეიძლება
არის ამოცანები, რომლებიც ამჟამად არ არის აქტუალური, გაურკვეველია იქნება თუ არა ისინი მომავალში აქტუალური, მაგრამ არსებობს ალბათობა, რომ ესეც ცალკე სიაში იყოს მოთავსებული.
დევიდ ალენი გირჩევთ, მიატოვოთ დღის კლასიკური მკაცრი დაგეგმვა, როდესაც მთელი დღე დაგეგმილია წუთებში. ამგვარი დაგეგმვა იშვიათად არის პრაქტიკული, რადგან ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გადაიტანოთ ყურადღება და გეგმები შეიცვალოს.
დავითი თვლის, რომ ამოცანები მკაცრი და მოქნილია.
მოქნილი ამოცანებიშედი უბრალო სიაში. ეს არის ამოცანები, რომელთა შესრულებაც შესაძლებელია ნებისმიერ დროს, ასე რომ მათი დასრულება შესაძლებელია თანმიმდევრობით. საშუალო ადამიანის დავალებების უმეტესობა ამ კატეგორიას მიეკუთვნება.
მძიმე დავალებები- ეს არის ამოცანები, რომლებიც დაკავშირებულია კონკრეტულ დროს. მაგალითად, შეხვედრა, კონფერენცია, დაგეგმილი ზარი, ამოცანა იწურება.
კალენდარში მხოლოდ მძიმე ამოცანების დატოვებაა აზრი. დღის დასაწყისში თქვენ იხილავთ თქვენს კალენდარულ სიას და დავალებების სიას. ყველაზე მოსახერხებელია, როდესაც ამოცანების სია და კალენდარი ერთ გვერდზეა - უფრო ადვილია ამ გზით დაგეგმვა. თუ დღის დასაწყისში არ არის დაგეგმილი რთული ამოცანები, მაშინ თქვენ შეგიძლიათ შეასრულოთ მოქნილი დავალებები თანმიმდევრობით: დროის, ენერგიისა და რესურსების ხელმისაწვდომობიდან გამომდინარე, თქვენ ასრულებთ ამოცანებს უმაღლესი პრიორიტეტიდან უმნიშვნელო პრიორიტეტამდე. როგორც კი დადგება მძიმე დავალების დრო, თქვენ აწყვეტინებთ, ასრულებთ რთულ დავალებას და შემდეგ ისევ უბრუნდებით სიაში არსებული ამოცანების შესრულებას. ეს არის ყველაზე მოქნილი, მარტივი და მოსახერხებელი გზა დაგეგმვისას, როდესაც საქმე ეხება უამრავ საქმეს.
განხილვა
შექმნილი სიები პერიოდულად უნდა გადაიხედოს, შეასრულოს მათში არსებული ამოცანები. წინააღმდეგ შემთხვევაში, აზრი არ აქვს ასეთი სიების შედგენას. შემდეგი ნაბიჯების ჩამონათვალში ამოცანები უნდა დალაგდეს თანმიმდევრობით: ყველაზე მნიშვნელოვანიდან უმნიშვნელოვანესამდე. თუ გსურთ შეასრულოთ შემდეგი დავალება სიიდან, თქვენ აიღებთ სიიდან ყველაზე მნიშვნელოვან დავალებას, რომლის დასრულებაც შეგიძლიათ დროის, ენერგიისა და რესურსების საფუძველზე.
მოქმედება
ორგანიზებული სისტემა უნდა იყოს მარტივი ისე, რომ ადამიანი უფრო მეტ დროს ხარჯავს თავად საქმიანობაზე, ვიდრე სწორედ ამ საქმიანობის ორგანიზებაზე.
ინსტრუმენტები
თავის წიგნში დავითი აღნიშნავს, რომ მეთოდოლოგია პირველ ადგილზეა.
როდესაც შემუშავებულია მარტივი და ეფექტური მეთოდი, მაშინ უკვე შეგიძლიათ აირჩიოთ ინსტრუმენტები.
უჯრები, მაგიდა, ქაღალდი
ინსტრუმენტებიდან ის გვთავაზობს: ფურცლებს, უჯრებს, მაგიდას. თუ თითოეულ ამოცანას ან იდეას ჩაწერთ ცალკეულ ფურცელზე, რომელსაც ჩასვამთ შემოსულებში, მაშინ ასეთი ფურცლები ადვილია გადასატანი უჯრიდან უჯრაში და ადვილად დასალაგებელი.
დავითი ასევე აღნიშნავს ზემოდან ქვემოთ დაგეგმვას თავის წიგნში. ის იყენებს მიზნებს, პროექტებსა და ამოცანებს "ფრენის სიმაღლიდან" გადახედვის ანალოგიას:
1. მიმდინარე საქმეები;
2. მიმდინარე პროექტები;
3. მითითების პირობები;
4. მომავალი წლები (1-2 წელი);
5. ხუთწლიანი პერსპექტივა (3-5 წელი);
6. სიცოცხლე.
”მიიღეთ გადაწყვეტილებები საჭირო მოქმედებების შესახებ, მაშინ,
როდესაც საქმე გამოჩნდება - და არა მაშინ, როდესაც ის მოითხოვს არანორმალურ შეწყვეტას. ”
დევიდ ალენი
GTD არის დროის მართვის ერთ -ერთი მეთოდი, რომელიც შემუშავებულია დროის მენეჯმენტის კონსულტანტისა და ამავე სახელწოდების წიგნის ავტორის, დევიდ ალენის მიერ. რუსულად თარგმნილი, ეს ნიშნავს "საქმეების დასრულებას".
GTD– ს მთავარი პრინციპი ამბობს - ადამიანმა არ უნდა გადატვირთოს საკუთარი თავი იმით, რაც გასაკეთებელია, არამედ ის მხოლოდ გეგმაში უნდა შეიტანოს. მთელი ყურადღება უნდა გამახვილდეს უშუალოდ თითოეული ინდივიდუალური ამოცანის განხორციელებაზე.
დევიდ ალენის მოდელები
როგორც წესი, დროის მენეჯმენტი იწყება ყველაზე მნიშვნელოვანი საკითხების ფოკუსირებით და ხაზგასმით. ალენი ოდნავ განსხვავებულ მიდგომას იკავებს და ამტკიცებს, რომ კონტროლი და ხედვა უნდა იყოს დროის მენეჯმენტის მთავარი. ამის საფუძველზე ის გთავაზობთ 3 მთავარ მოდელს:
- პირველი არის სამუშაო ნაკადის მართვა. იგი შექმნილია ყველა ამოცანის გასაკონტროლებლად და შედგება შემდეგი ეტაპებისგან: შეგროვება, დამუშავება, ორგანიზება, მიმოხილვა და მოქმედება. თითოეულ მათგანზე უფრო დეტალურად ვისაუბრებთ მოგვიანებით.
- მეორე არის მუშაობის მიმოხილვის მოდელი, რომელიც შედგება ექვსი დონისგან, რომელთაგან თითოეული უფრო ფართო და გლობალურია ვიდრე წინა. აქ ის მოიცავს: მიმდინარე საქმეებს, მიმდინარე პასუხისმგებლობებს, პასუხისმგებლობებს, მომდევნო 1-2 წელს, მომდევნო ხუთ წელს და საერთოდ მთელ ცხოვრებას. ალენი თვლის, რომ კვირაში ერთხელ ადამიანი ვალდებულია გააანალიზოს თავისი მიღწევები თითოეულ დონეზე, მხოლოდ ამ შემთხვევაში ის მიიღებს ჰოლისტიკურ სურათს იმისა, რაც ხდება.
- მესამე - მისი თქმით, არ არის აუცილებელი ყველასთვის - არის დაგეგმვის ბუნებრივი მეთოდი. იგი შედგება 5 ეტაპისგან: მიზნებისა და პრინციპების განსაზღვრა, სასურველი შედეგების დანახვა, გონებრივი იერიშის მოწყობა, ორგანიზება და გადაწყვეტა, თუ როგორი უნდა იყოს შემდეგი მოქმედება.
დევიდ ალენი ამტკიცებს, რომ ყველა პრობლემა, რომელიც დაკავშირებულია მიზნების მიღწევასთან, წარმოიქმნება მისი პირველივე ეტაპზე არასწორი დაგეგმვისგან - ამოცანის დასახვისა და მისი განსახორციელებლად აუცილებელი ნაბიჯების განსაზღვრისგან.
GTD– ის პრინციპები
კოლექცია
ამ პრინციპის მნიშვნელობა იმაში მდგომარეობს იმაში, რომ ყველა ის აზრი, რაც ჩვენს თავში „ირევა“, უნდა იყოს ჩაწერილი ზოგიერთ მედიაში. ელექტრონული ორგანიზატორი, ხმის ჩამწერი და მარტივი რვეული ერთნაირად კარგია ამისათვის. მთავარი ის არის, რომ გაათავისუფლო შენი ცნობიერება იმ ინფორმაციისგან, რომელიც არ არის საჭირო ამ მომენტში.
გარდა ამისა, ყველა ჩანაწერი უნდა განიხილებოდეს კვირაში ერთხელ მაინც, რათა დაადასტუროს მათი რელევანტურობა და განახორციელოს ნებისმიერი საჭირო კორექტირება.
მკურნალობა
ინფორმაციის დამუშავებისას გახსოვდეთ, რომ ნებისმიერი ქმედება, რომელსაც არაუმეტეს 5 წუთი სჭირდება, დაუყოვნებლივ უნდა შესრულდეს. დასაწყებად საუკეთესო საშუალებაა სიის ზემოდან, თანმიმდევრობით წინსვლა.
ალენის მიერ შედგენილი ინფორმაციის დამუშავების ალგორითმის მიხედვით, სიაში თითოეული ამოცანის შესრულებით შეგიძლიათ გააკეთოთ შემდეგი: შესრულება, გადაცემა შესრულებისთვის, გადადება, დატოვება მითითებისთვის, გადაყრა ან გადატანა იმ ნივთების ჩამონათვალში, რომლებსაც მოგვიანებით უნდა დაუბრუნდეთ რა
ორგანიზაცია
იმისათვის, რომ გააკონტროლოს ის ქმედებები, რომლებიც უნდა შესრულდეს, დევიდ ალენი გვთავაზობს სიების გამოყენებას:
- მოქმედებების შემდგომ. ეს მოიცავს ნაბიჯებს, რომლებიც უნდა გადაიდგას განსახორციელებლად მიღებული თითოეული ელემენტისათვის. ვთქვათ, არის პუნქტი "შეაფასეთ". შეფასების შესაქმნელად, თქვენ უნდა გადადოთ შემდეგი ნაბიჯები: დაუკავშირდით კოლეგას და მოითხოვეთ ინფორმაცია მისი განყოფილების შესახებ, გაარკვიეთ საჭირო მასალების ღირებულება და ა.
- პროექტები. პროექტი შეიძლება გაგებული იყოს როგორც ნებისმიერი მიზანი, რომლის მისაღწევად საჭიროა ერთზე მეტი თანმიმდევრული მოქმედების შესრულება. პროექტები პერიოდულად უნდა განიხილებოდეს იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ისინი სწორი თანმიმდევრობით მიმდინარეობს.
- გადაიდო. იმ სიტუაციაში, როდესაც საქმე უნდა გადაეცეს აღსასრულებლად ან როდესაც სხვა მოვლენა წინ უსწრებს მის აღსრულებას, საჭიროა დროდადრო მისი მონიტორინგი. ეს შესაძლებელს გახდის არ გადადოს მისი განხორციელების ვადები.
- ოდესმე / შეიძლება. ეს მოიცავს შემთხვევებს, რომლებშიც სავსებით შესაძლებელია გადაწყვიტოთ დაბრუნება გარკვეული პირობების გაჩენისას.
მიმოხილვა
სიების და მემორანდუმის შედგენა არ მოიტანს სასურველ შედეგს, თუ თქვენ არ ჩაატარებთ მიმოხილვას რაც შეიძლება ხშირად, მაგრამ მიზანშეწონილია ამის გაკეთება ყოველდღე. ამავე დროს, თქვენ უნდა აირჩიოთ ყველაზე პრიორიტეტული ამოცანა ამ მომენტში და დაუყოვნებლივ დაიწყოთ მისი შესრულება. არ არის რეკომენდირებული მუშაობის დაწყება მარტივი მოქმედებებით, რთული მოქმედებების თავიდან აცილების მიზნით. ამრიგად, თქვენ მხოლოდ გაამწვავებთ სიტუაციას მძიმე შრომის გროვით. ამოცანების თანმიმდევრული შესრულება საუკეთესოდ ითვლება.
მოქმედებები
დევიდ ალენის თქმით, საჭიროა უფრო ფრთხილად იყოთ იმაზე, თუ როგორ სრულდება თითოეული ამოცანა და არა როგორ არის ორგანიზებული. ამ შემთხვევაში, ბევრად უფრო სავარაუდოა, რომ ყველაფერი ბოლომდე მიიყვანოს შუაში შეფერხების გარეშე.
ინსტრუმენტები და ტექნიკა, რომელიც დაგეხმარებათ დაასრულოთ დაწყებული საქმე
- 43 საქაღალდე.ეს ტექნიკა იმაში მდგომარეობს იმაში, რომ თვის ყოველი სამუშაო დღისთვის თქვენ შექმნით ცალკე საქაღალდეს თქვენთვის (სულ 31 ცალი), დამატებით შექმნით კიდევ 12 საქაღალდეს წლის თვეების ანალოგიით. შედეგად, თქვენ მიიღებთ 43 საქაღალდეს, რომელშიც თქვენ უნდა "შეინახოთ" გეგმები თითოეული კონკრეტული დღისთვის.
- GTD პროგრამული უზრუნველყოფა.თანამედროვე სამყაროში თქვენ არ შეგიძლიათ პროგრამული უზრუნველყოფის გარეშე. ალენის მეთოდის მიხედვით, იგი მოიცავს: ციფრული სტრუქტურირებას, ბრეინსტორმინგს და პროექტის მართვის პროგრამებს. დღესდღეობით, 100 -ზე მეტი აპლიკაცია მხარს უჭერს GTD იდეოლოგიას. მათ შორის არის პროგრამები, რომლებიც დაწერილია სხვადასხვა პლატფორმისა და მოწყობილობისთვის.
ეს სტატია ძალიან მოკლედ ასახავს GTD– ს პრინციპებს და არ ჩაანაცვლებს დევიდ ალენის წიგნს. სტატია მიზნად ისახავს თქვენი ინტერესის გაღვივებას ისეთი ეფექტური მეთოდის მიმართ, როგორიცაა GTD.