Zdravo! Igor Zuevich je v stiku in danes se bomo z vami pogovorili o tem, kako upravljati svoj čas. Spoznali boste, da obstaja sistem, s katerim se lahko preprosto spopadete s težavami upravljanja časa.
Raztovorimo možgane po sistemu David Allen. Kdo se ni ujel, da bi pomislil, da bi bilo lepo dan povečati za eno uro ali celo dve? Torej, da bi imeli čas za vse, kar je bilo načrtovano.
Sodoben tempo življenja, vsakodnevni naraščajoči pretok informacij, potreba po reševanju nenehno nastajajočih vprašanj - vse to vodi v dejstvo, da ljudje ves čas čutijo pomanjkanje časa. Kje in kako najti dodaten čas, da boš za vse pravočasno?
Sposobnost upravljanja s svojim časom je ena najbolj koristnih veščin v življenju osebe.
David Allen predlaga sistem naročanja podjetij
David Allen je prišel do takšnih sistemov. Njegov sistem se imenuje "Getting Things Done", kar pomeni "spravi stvari v red".
David Allen je svojo teorijo preizkusil nase, svoje prijatelje in znance, s katerimi se je posvetoval po načelih sistema, preden je pisal o tem, kako pospraviti stvari in se naučiti, kako učinkovito in produktivno uporabiti čas s pomočjo tega čudovitega in enostavnega -brati knjigo.
Osnove sistema GTD so zelo jasne in preproste. Človeški možgani so podobni računalniku, ki vsebuje veliko datotek, map, programov.
Obseg informacij se vsak dan povečuje, ustvarja se vedno več novih map. RAM se zamaši, traja več časa za iskanje potrebnih dokumentov, delo na računalniku pa postaja vse težje.
Enako se zgodi v glavi osebe. Možgani se ne morejo uspešno spoprijeti z vsakodnevnim prihodom novih nalog in vse večjo količino informacij.
Po sistemu GTD je treba izzavesti iz zavesti vse zadeve, projekte, skrbi, misli, vse podatke prenesti na papir ali za to uporabiti elektronsko različico.
Kako stvari spraviti v red
Če želite stvari urediti, je treba vse razpoložljive informacije pogojno razdeliti v 4 mape.
- Prva mapa bo vsebovala primere, ki jih je treba rešiti v bližnji prihodnosti (naslednji koraki).
- Druga mapa je za trenutne projekte.
- Nerešeni primeri in projekti so v tretji mapi.
- Naj bo četrta mapa mapa za sanje (vse, kar si resnično želite, a čas za izvedbo še ni prišel).
Zdi se, da je z razčlenjevanjem informacij izgubljen dragocen čas. To ni res. Za sistematizacijo informacij bo trajalo veliko manj časa, kot da se nenehno poglabljate v glavo, zamašeno z informacijskimi smeti in se nenehno vračate k istim vprašanjem.
Ko se glava osvobodi številnih nalog in nalog, ki jih je treba opraviti, pride do jasnega in jasnega razumevanja ukrepov, ki jih je treba sprejeti za dosego ciljev.
V glavi brez smeti se lahko rodijo ideje, ki se ne bodo izgubile v toku misli, pojavi se sposobnost ustvarjanja in ustvarjanja nečesa novega.
Pomembno si je zapomniti, da je nemogoče hitro upravljati več nalog hkrati. Vsako delo zahteva pozornost in nekaj truda.
Veliko lažje se je osredotočiti in usmeriti trud, da najprej opraviš eno delo, nato pa začneš opravljati naslednje. Na večopravilnost morate pozabiti za vedno.
Naslednja dejanja in nadomestno izvajanje načrtovanih nalog omogočajo hitrejše in samozavestnejše premikanje do predvidenega cilja brez nepotrebnega truda, prav tako pa vam omogočajo, da poiščete dodaten čas, ki ga lahko uporabite za počitek in zabavo.
Kako se izogniti težavam z upravljanjem svojega časa
Glavni vzrok za vse težave, ki jih Allen opredeljuje kot kršitev osebnih dogovorov, tako notranjih kot zunanjih. Dogovori, sklenjeni z drugimi ljudmi, so zunanji, dogovori s samim seboj pa notranji. Kršitev vseh dogovorov in nezmožnost izpolnjevanja obljub vodi do negativnih posledic in spodkopava samozavest.
Avtor meni, da je optimalna rešitev tega problema uporaba možnosti revizije sporazuma, torej njegove prilagoditve. Če obljube ni mogoče izpolniti, jo je treba pregledati ter poiskati čas in sredstva za uspešno rešitev problema.
Sistem Davida Allena
Sistem GTD po vsem svetu uspešno uporablja več kot milijon ljudi. Pomaga dvigniti osebno produktivnost na višjo raven, kar je poslovnim ljudem v veliko korist in jih naredi uspešnejše.
Poleg tega vam omogoča, da se izognete velikemu stresu, kar je problem v sodobnem svetu. Sistem Davida Allena je precej preprost, a če ga želite uporabiti v vsakdanjem življenju in doseči rezultate, potrebujete določeno mero samodiscipline in organiziranosti.
Če se želite naučiti umetnosti upravljanja s svojim časom in se počutiti srečno in uspešno, morate narediti načela tega sistema za osebno navado (kako si umijte zobe in si umijte obraz).
Lahko preprosto preberete knjigo o sistemu GTD ali pa postopno implementirate priporočila, ki jih je avtor izrazil v svoje življenje. Na podlagi knjige lahko ustvarite tudi svoj osebni sistem.
Vsak se odloči sam.
Ob veliki želji in vztrajnosti lahko v življenju vse spremenite in vse naredite pravočasno. Vsak lahko postane gospodar svojega časa.
Kot lahko vidite, če želite še vedno uporabljati sistem Davida Allena, je najbolje uporabiti nasvete v tem članku. Kot vedno je glavna stvar pravilno ukrepati in uspelo vam bo. Bolje je ukrepati skupaj in skupaj s tistimi ljudmi, ki že imajo izkušnje in rezultate. Pridite na naše programe hkrati in zaslužite več!
S tabo,
- Igor Zuevich.
Všeč? Kliknite " Všeč mi je"
Spodaj pustite komentar na ta članek
Dokončanje stvari je v ruščino pogosto prevedeno kot »spraviti stvari v red«, čeprav bi bilo bolj natančno »pripeljati stvari do konca«. Strinjam se, pomembneje je, da nalog ne nalagate na sezname, ampak jih dokončate. Če želite to narediti, morate sestaviti sezname, določiti prednostne naloge in pripraviti urnik.
In zakaj je to potrebno?
Če boste delali na načelih GTD, boste lažje upravljali svoje zadeve. Navsezadnje je glavna prednost te tehnike, da so informacije o vseh vaših nalogah zbrane na enem mestu, tako da se lahko brez obotavljanja premikate iz enega primera v drugega.Kakšna je razlika med GTD in seznamom opravil?
Na seznam običajno zapišemo le najpomembnejša opravila, manj pomembnih, manjših nalog pa ne zapišemo. In zaman. Drsejo po glavi, vas odvrnejo od vašega dela in vaša učinkovitost pade. Eno glavnih načel GTD je zajeti absolutno vse. Tako lahko razbremenite svoje možgane in uporabite vse njihove vire za delo.Ali je ta sistem zame pravi?
GTD je pomemben za ljudi različnih poklicev, starosti in socialnega statusa. David Allen, ki je oblikoval načela sistema, je vodil tečaje za astronavte ISS, za rock glasbenike in za vodje velikih podjetij.Tako kot David Allen v intervjuju za Lifehacker je lahko sistem enako učinkovit ali enako neuporaben tako za najstnika kot za izvršnega direktorja velikega podjetja. Imeti morate določeno miselnost, radi delati sistematizacijo in načrtovanje.
Torej, kaj točno morate storiti?
V sistemu GTD ni strogih pravil. Vendar pa obstajajo osnovna načela dela:- Zberite podatke in vse posnemite. Zapišite naloge, ideje, ponavljajoča se opravila v beležnico ali aplikacijo. V tem primeru mora biti seznam vedno na dosegu roke, da ne morete reči: "To bom dodal kasneje." Tudi najmanjšo in najbolj nepomembno stvar je treba zapisati, če tega ne počnete zdaj.
- Napišite pojasnila. Ne bi smelo biti nalog, kot je "Pripravite se na počitnice". Velike primere razčlenite na posebne izvedljive ukrepe (takšne in drugačne dokumente oddajte v vizumski center, kupite brisačo in sončna očala, naložite zemljevide v telefon). Z rednim seznamom opravil porabimo več časa za dešifriranje kot za dokončanje. In ja, če lahko prenesete, pooblastite.
- Dajte prednost. Za vsako postavko na seznamu določite določen datum in rok zapadlosti. Po potrebi dodajte opomnike. Pravzaprav to deluje tako s seznamom kot s koledarjem. Na tej stopnji morate biti prepričani, da zagotovo ne boste pozabili na nič.
- Posodobite svoje sezname. Seznami opravil hitro zastarajo: nekaj izgubi pomen, nekaj se prenese v prihodnost. Sistem bi moral delovati za vas. Zato poskrbite, da boste vedno imeli seznam posebnih dejanj, da boste lahko takoj odšli na delo.
- Ukrepajte. Ko je vse organizirano, lahko začnete uresničevati svoje načrte. Izberite primer iz kategorije, ki jo potrebujete, poglejte, kakšna dejanja se od vas zahtevajo, in začnite. Na ta način lahko izvajate velike projekte.
Ali je treba vse stvari zapisati na en seznam?
Ne, bolje je sestaviti več, vendar jih hranite na enem mestu. Na primer, za vsak delovni projekt imejte nekaj seznamov, sezname opravil, opravil, sezname opravil, sezname idej in možnih projektov v prihodnosti-kar si lahko zamislite.Ali obstajajo kakšna posebna orodja?
Iz aplikacij in spletnih storitev, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bo ustrezala vsaka beležnica ali običajna datoteka v Google Dokumentih. Če ste navajeni zapisovati na papir, ga lahko uporabite.Obstajajo oboževalci datotečnega sistema. Na namizju je ustvarjena ena mapa v skupni rabi, v njej je ustvarjenih več tematskih map in vsaka vsebuje ustrezne sezname in potrebno gradivo.
Na splošno izberite tisto, kar vam ustreza.
Glavna zahteva: orodje mora biti vedno na dosegu roke, da lahko nalogo prenesete iz glave na papir ali v aplikacijo. Na primer, ko pride k vam šef in vam dodeli novo nalogo, v tem času pa delate na nečem drugem.
Kako lahko dobite večjo vrednost od GTD?
Noben sistem produktivnosti ne bo deloval, če se uporablja na slepo. Če želite kar najbolje izkoristiti, ga prilagodite svojim željam in potem se bo vse izšlo.In ja, noben sistem ne more narediti vse namesto vas, zato se ne sejte preveč sestavljati seznamov, ne pozabite ukrepati. GTD je orodje, ki vam pomaga, da se znebite stresa in ničesar ne pozabite. Kako pa boste izkoristili svoj čas, je odvisno od vas.
Predgovor k ruski izdaji knjige David Allen How to Get Things Done: Art of Stress -Free Productivity se začne tako: »Vsakemu sodobnemu človeku zelo primanjkuje časa in vsak se pritožuje zaradi lastne neorganiziranosti - pozabiš na pomembno na sestanek boste zamudili ali pa niste pravočasno poklicali po telefonu. Zaradi tega se odnosi s sodelavci in prijatelji poslabšajo, delovni načrti se porušijo in počutje se poslabša. Bolj ko je človek organiziran, lažje upravlja delo, gospodinjska opravila in življenje nasploh, boljši je njegov odnos z drugimi. "
Takšne situacije so znane mnogim. Obljuba avtorja knjige, da bo pomagal postati bolj organiziran, v mnogih pogledih pojasnjuje njen uspeh. To dokazuje ne le več kot 600 tisoč izvodov, prodanih od leta 2001 samo v Ameriki, temveč tudi nadaljnji razvoj Allenovega koncepta s strani številnih avtorjev, ustvarjanje posebne programske opreme, vključno z mobilnimi aplikacijami, po metodi Getting Things Done (GTD) . Celotni spletni viri so namenjeni Allenovim individualnim tehnikam (na primer "43 map"). To jasno dokazuje, da je avtorjev razvoj pomembno vplival na takšno področje, kot je osebno. Zato bomo v tem članku govorili o konceptu GTD, načelih njegovega delovanja, pa tudi o nekaterih praktičnih vidikih, ki jih lahko vsak uporabi pri svojih dejavnostih.
Kako stvari dokončati
Dokončati stvari- tehnika za povečanje osebne učinkovitosti, ki jo je v istoimenski knjigi razvil David Allen. Kratica GTD je pogostejša. Wikipedia pravi, da se pri prevajanju besedne zveze iz angleščine v ruski jezik pomotoma uporabi besedilo "urediti stvari" (s tem imenom je v ruskem prevodu izšla knjiga), medtem ko je potrebno "pripeljati stvari do konca". Zanimivo dejstvo je, da se rusko govoreča in angleško govoreča Wikipedia razlikujeta v interpretaciji samega razumevanja metodologije GTD: prva jo imenuje neodvisno in omejeno povezano z upravljanjem časa, druga pa trdi, da je GTD metoda v okviru okvir upravljanja časa.
Mnogi strokovnjaki ugotavljajo poseben slog predstavitve, ki je značilen za Allena. Njegove zamisli, za razliko od tistih, ki jih je v "" predstavil Stephen Covey, niso navdihujoče, ampak ponujajo strog in podroben opis algoritma. Za razliko od Coveyja, ki ni brez filozofske refleksije in zahteva jasno izjavo o poslanstvu, ki zajema glavni cilj življenja, Allen, nasprotno, gradi sistem "od spodaj navzgor". Prepričan je, da morate za spremembo svojega življenja začeti ne z globalnimi nalogami, ampak z urejanjem stvari v najmanjših okoliških malenkostih.
"Priporočam, da ravnate po načelu" takoj po palici ", - tako avtor opisuje uporabo svoje metode. Po Allenovih besedah morate ne le brati in zapisovati, ampak ga morate res začeti uporabljati, saj to ne zahteva posebnih veščin, rezultat pa vas ne bo čakal.
Tako, oboroženi z avtorjevimi nasveti, pridemo do najpomembnejšega: do vprašanja o bistvu metode pripeljati stvari do konca. Mnogi kritizirajo koncept GTD zaradi njegove zapletenosti in nerazumljivosti, ki hkrati ne preprečuje vsem, da razvijejo svoj sistem, upoštevajoč le nekaj postulatov. Spodaj so samo takšna priporočila iz knjige "Kako narediti stvari":
Organizacija prostora
Eno prvih priporočil v knjigi. Po mnenju Allena je delovno mesto kot kontrolna točka, kjer se vsak dan začne potovanje. Bistvo tukaj je zelo abstraktno - bistvo ni toliko v tem, da delovno mesto ni preobremenjeno s papirji in razpršenimi pisarniškimi orodji (to je pogoj, ki je skupen vsem, ki se zatekajo k upravljanju časa), ampak da ga morate organizirati čim bolj mogoče "zase"., Glede na vašo vrsto dejavnosti in potrebe. Obstajajo tudi posebnosti: metoda GTD pomeni prisotnost poleg mize seveda naslednjih atributov:
- pladnji za papir (vsaj trije kosi);
- zavoj papirja A5;
- svinčnik ali svinčnik;
- samolepilne opombe (~ 8 x 8 cm.);
- sponke;
- ščipalke za velike trakove papirja;
- spenjalnik;
- Škotski;
- radirka;
- naprava za lepljenje etiket;
- mape za papirje;
- Dnevnik;
- koš za smeti.
Referenčni sistem za shranjevanje informacij
Tak sistem je potreben za vsakogar. Omara za shranjevanje korespondence, veliko map, aparat za nalepke - z eno besedo vse, kar prispeva k strukturiranju vseh dohodnih informacij z namenom lažjega dostopa do njih pozneje. Avtor je prepričan, da postopek vstavljanja pisma ali dokumenta v tak sistem ne sme trajati več kot 60 sekund. Zato je bolje organizirati nekaj podobnega abecednemu imeniku, ki vam bo omogočal hiter in priročen dostop do informacij.
Seznami
Poleg uporabe koledarskega načrtovalca morajo imeti vsi še 4 sezname:
1. "Naslednji koraki". Na ta seznam zapišete stvari, ki jih morate storiti v bližnji prihodnosti. Ni važno, v kakšni obliki je - papirnati zvezek ali besedilni dokument na namizju osebnega računalnika, pomembno je, da je nenehno z vami. Tako boste nenehno opomnjeni na stvari, ki jih morate narediti. Ta seznam morate urediti, vsak dan vnesti nove vnose.
2. Projekti. S tem naslovom Allen pomeni podjetja, ki so več povezanih podakcij in zato za dokončanje potrebujejo več kot eno dejanje. Projekte je treba spremljati, da bi lahko presodili napredek njihove izvedbe (tedensko).
3. Odloženo. Ta seznam vsebuje projekte, katerih izvajanje je na nekoga preneseno ali zahteva vpliv zunanjih dejavnikov. Prav tako jih je treba sistematično preverjati (vsaj enkrat na teden).
4. Nekega dne / morda. Iz imena seznama je razvidno, da gre za seznam nedoločenih nalog za prihodnost, na primer tek na maratonu ali začetek spletnega dnevnika.
Vzdrževanje teh seznamov je tesno povezano z glavnim načela GTD: zbiranje, obdelava, organizacija, pregled in ukrepanje.
Zbirka. David Allen uporablja izraz "košarica" za popravljanje informacij na katerem koli mediju, da bi osvobodil um. To je lahko organizator, dnevnik, prenosni računalnik. Vse morate izbaciti iz glave (v tem primeru prenos) in nadaljujte na naslednjo stopnjo.
Zdravljenje. Med obdelavo informacij bi morali biti razdeljeni na dve vrsti: eno, ki zahteva ukrepanje, in drugo, ki je ne. Pri delu s prvo vrsto to naredimo sami, jo prenesemo ali preložimo. Ko delamo z drugim, ga v referenčnih podatkih odstavimo, se ga znebimo in ga dodamo na seznam »nekega dne«.
Pravilo dveh minut - če delo traja manj kot 2-5 minut, ga je treba opraviti takoj.
Pregled seznam nalog je treba izvajati vsak dan ali čim pogosteje. GTD zahteva vsaj tedenski pregled vseh dejavnosti, projektov in odloženih postavk.
Dejanje. Fizično izvajanje nalog.
Poleg že povedanega želimo opozoriti na dejstvo, da GTD ni edinstveno orodje, ampak skupek tehnik. Lahko jih vzamete kot osnovo, prilagodite, spremenite glede na vrsto dejavnosti in potrebe.
Nadzor nad dosežki
Da bi se majhne stvari, na katere smo razdelili naše velike, premaknile k zaključku, je pomembno razumeti, kateremu cilju sledimo, kakšne rezultate želimo doseči. Kot smo že omenili, je v skladu s tem načrtovanih več zaporednih dejanj in opomnikov, združenih v enoten sistematiziran sistem. Bolj ko je naloga težja, bolj jo je treba razdeliti na manjše "opeke" in podrobneje razviti ta sistem. Poglejmo si podrobneje stopnje dosežkov:
- Odgovor na vprašanje, kaj želimo doseči. Jasno moramo razumeti, zakaj izvajamo določena dejanja. To je kot lokostrelec, ki cilja na tarčo tarče. Lahko izvede veliko dejanj, od vlečenja tetive do streljanja, vendar bo rezultat še vedno preveril puščica, ki zadene središče tarče. Brez odgovora na vprašanje lahko občinstvu pošlje puščico.
- Odgovor na vprašanje je, kako želimo to doseči. Tu pri večini ljudi aktivno začne delovati generator idej, ki daje tako primerne kot odkrito zablode. Prvič, če vse popravite brez kritik in nato izberete najprimernejše, je lažje doseči cilj.
- Izbira najboljše poti in njeno neposredno sledenje. Torej, ko odgovorite na vprašanja, lahko sestavite jasen načrt, po katerem lahko dosežemo naš cilj.
Vaše življenje je sestavljeno iz zastavljenih ciljev, niza vaših dejanj in doseženih rezultatov. Bolje kot lahko strukturirate informacije na različnih ravneh, gradite in sledite verigam dejanj, bolje boste lahko spravili svoje zadeve v red.
Nekaj o avtorju
Za konec še nekaj o samem avtorju. David Allen (rojen 28. decembra 1945, Shreveport, ZDA) je strokovnjak in svetovalec za upravljanje časa in osebno produktivnost. Kot najstnik mu je bil všeč, zmagal je na državnem debatnem prvenstvu v Louisiani. Na univerzi je študiral ameriško zgodovino. Po končani fakulteti je D. Allen dolgo časa iskal svoje mesto v življenju. Po svojem zagotovilu je do 35. leta spremenil najmanj 35 poklicev. Seznam njegovih položajev je res impresiven, včasih pa celo eksotičen. Bodoči trener je delal kot natakar, kuhar v restavraciji, učitelj karateja, čarovnik, strugar, prodajalec vitaminov in mopedov, potovalni agent, turistični menedžer, krajinski oblikovalec. V osemdesetih letih je pri Lockheed Corporation začel razvijati programe usposabljanja za menedžerje in vodstvo.
Danes D. Allen vodi svoje trenersko podjetje na področju učinkovitega upravljanja in produktivnosti. Allen sam redko vodi javne seminarje. Je tudi eden od ustanoviteljev podjetja Actioneer Inc, specializiranega za proizvodnjo pisarniškega materiala.
Allen je napisal tri knjige-dobro znane Getting Things Done: Art of the Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Principles Productivity for Work and Life, and As Get It All Work: Winning at the Game of Business življenja ".
Popust za uporabnike 4brain
Allen sam zelo redko izvaja javne seminarje; to počnejo njegovi certificirani študenti. Tako je v Rusiji, Belorusiji in Kazahstanu njen certificiran partner podjetje Everconsult, ki izvaja izobraževanja o GTD.
Družba Everconsult se je obrnila na nas in vsem uporabnikom našega spletnega mesta ponudila 15% popust na njihove dogodke (ki jih to zanima). ... Če želite dobiti popust pri registraciji, morate vnesti samo promocijsko kodo.
Getting Things Done (GTD) - narediti stvari ali urediti stvari- tehnika upravljanja časa, ki jo je ustanovil David Allen in opisala v istoimenski knjigi.
Glavna ideja metode je, da mora človek razbremeniti glavo pred nepotrebnimi rutinskimi informacijami, tako da jih prenese na zunanji medij, pa naj bodo to pladnji s papirji, dnevnik ali elektronski organizator.
David predlaga algoritem za učinkovito obdelavo velike količine informacij, za organizacijo vašega časa.
Po metodi GTD je treba dohodne informacije obdelati v 5 stopnjah:
1. Zbirka
2. Predelava
3. Razvrščanje
4. Upoštevanje
5. Dejanje ...
To pomeni upravljanje " vodoravno"- pregled vsega, kar v tem trenutku pritegne pozornost.
Na teh stopnjah se ustavimo podrobneje.
Zbirka
Glavna ideja je, da katero koli nalogo, idejo, informacijo itd. jih je treba posneti na nekem mediju: na papirju, pošti, prenosnem računalniku ali žepnem računalniku. Morda boste za snemanje različnih vhodnih informacij uporabili različna orodja. To ni bistvo. Glavna stvar je, da:
Ne boste pozabili ničesar
osvobodite glavo velike količine rutinskih informacij.
Podatki, zapisani na papirju, se lahko zbirajo v pladnjih, datotekah ali e -poštnih sporočilih, prejetih po e -pošti v določenih mapah itd., Odvisno od orodij za zbiranje.
Da bi faza zbiranja podatkov delovala, morate izpolniti 3 pogoje:
1. Vsako nalogo je treba posneti in shraniti v vaš zbirni sistem, ne v glavi.
2. Shranjevanje vaših podatkov (pladenj, program ali drugo) ne sme biti veliko (manj, tem bolje)
3. Svoje prodajalne podatkov morate redno prazniti (kar se prazni, o tem bo govora spodaj)
2. Predelava
Zbrani podatki se obdelujejo po naslednjem algoritmu:
Vzemimo naslednjo zgornjo postavko prostora za shranjevanje »Prejeto«.
Če element zahteva dejanje in traja nekaj časa (do 5 minut), to storimo takoj ali pa ga prenesemo na nekoga ali ga preložimo, če opravilo zahteva veliko časa.
Če element »Prejeto« ne zahteva dejanj, ga pustimo nekje v arhivu kot referenčne podatke, ga zavržemo ali postavimo na seznam »Nekega dne, morda«.
Za organizacijo dela pri tistih nalogah, ki zahtevajo nadaljnje ukrepanje, je treba te naloge razdeliti na več seznamov:
Naslednja dejanja
Imeti morate seznam nadaljnjih posebnih ukrepov. Le v tem primeru boste lahko delali čim bolj učinkovito in "brusili" veliko število primerov.
Projekti
Naloge, ki za dosego svojih ciljev zahtevajo več kot eno dejanje, so v bistvu projekti. Na primer, za pripravo na predstavitev morate poklicati organizatorje, plačati račun za sobo itd. Za vsak projekt je treba opredeliti nadaljnje ukrepe.
Preloženo
Če je bila naloga prenesena ali jo je iz nekega razloga mogoče dokončati nekoliko kasneje, je treba takšne naloge uvrstiti na ločen seznam.
Morda nekega dne
Obstajajo naloge, ki trenutno niso pomembne, ni jasno, ali bodo pomembne v prihodnosti, vendar je verjetnost takšnih tudi na ločenem seznamu.
David Allen priporoča, da opustite klasično togo načrtovanje dneva, ko je ves dan razporejen v nekaj minutah. Tovrstno načrtovanje je redko praktično, saj vas lahko kadar koli moti in načrti se lahko spremenijo.
David meni, da so naloge težke in prilagodljive.
Prilagodljiva opravila pojdite na preprost seznam. To so naloge, ki jih je mogoče dokončati kadar koli, zato jih je mogoče dokončati po vrstnem redu. Večina nalog povprečnega človeka spada v to kategorijo.
Težke naloge- to so naloge, ki so vezane na določen čas. Na primer, sestanek, konferenca, načrtovani klic, opravilo naj bi poteklo.
V koledarju je smiselno pustiti le težka opravila. Na začetku dneva si ogledate seznam koledarja in seznam opravil. Najbolj priročno je, ko sta seznam opravil in koledar na isti strani - lažje je to načrtovati. Če na začetku dneva niso načrtovane težke stvari, lahko opravljate prilagodljive naloge po vrstnem redu: glede na razpoložljivost časa, energije in virov opravljate naloge od najvišje do najnižje prioritete. Takoj, ko je prišel čas za težko nalogo, prekinete, opravite težko nalogo in se nato znova vrnete na dokončanje nalog na seznamu. To je najbolj prilagodljiv, preprost in priročen način načrtovanja pri obravnavi velikega števila primerov.
Upoštevanje
Ustvarjene sezname je treba redno pregledovati in opravljati naloge, ki jih vsebujejo. Sicer pa sploh nima smisla sestavljati takih seznamov. Na seznamu naslednjih korakov je treba naloge razvrstiti po vrstnem redu: od najpomembnejših do najmanj pomembnih. Če želite dokončati naslednjo nalogo s seznama, prevzamete najpomembnejšo nalogo s seznama, ki jo lahko zdaj dokončate glede na čas, energijo in vire, ki so na voljo.
Dejanje
Organiziran sistem bi moral biti preprost, tako da oseba porabi več časa za samo dejavnost kot za organizacijo te dejavnosti.
Instrumenti
David v svoji knjigi omenja, da je metodologija na prvem mestu.
Ko je izdelana preprosta in učinkovita metoda, lahko že izberete orodja.
Pladnji, miza, papir
Od orodij, ki jih ponuja: listi papirja, pladnji, miza. Če vsako nalogo ali idejo zapišete na ločen list papirja, ki ga vstavite v mapo »Prejeto«, jih je mogoče enostavno prenesti iz pladnja v pladenj in jih enostavno razvrstiti.
David v svoji knjigi omenja tudi načrtovanje od zgoraj. Uporablja analogijo pregleda ciljev, projektov in nalog "iz zraka":
1. tekoče zadeve;
2. trenutni projekti;
3. projektni nalog;
4. prihodnja leta (1-2 leti);
5. petletna perspektiva (3-5 let);
6. življenje.
"Nato se odločite o potrebnih ukrepih,
ko se pojavi primer - in ne kadar zahteva nenormalno prekinitev. "
David Allen
GTD je ena od metod upravljanja časa, ki jo je razvil svetovalec za upravljanje časa in avtor istoimenske knjige David Allen. V prevodu v ruščino pomeni "Dokončati stvari".
Glavno načelo GTD pravi - človek se ne sme preobremeniti s tem, kar je treba storiti, ampak naj to le vnese v načrt. Vso pozornost je treba usmeriti neposredno v izvajanje vsake posamezne naloge.
Modeli Davida Allena
Običajno se upravljanje časa začne z osredotočanjem in poudarjanjem najpomembnejših stvari. Allen ima nekoliko drugačen pristop in trdi, da bi morali biti nadzor in vizija osrednjega pomena pri upravljanju časa. Na podlagi tega ponuja 3 glavne modele:
- Prvi je upravljanje delovnega toka. Zasnovan je za nadzor vseh nalog in je sestavljen iz naslednjih faz: zbiranje, obdelava, organizacija, pregled in ukrepanje. Kasneje se bomo podrobneje posvetili vsakemu izmed njih.
- Drugi je model pregleda dela, ki je sestavljen iz šestih ravni, od katerih je vsaka širša in globalnejša od prejšnje. Tukaj vključuje: trenutne zadeve, trenutne odgovornosti, odgovornosti, naslednjih 1-2 let, naslednjih pet let in vse življenje na splošno. Allen meni, da je človek enkrat tedensko dolžan analizirati svoje dosežke na vsaki od ravni, le v tem primeru bo dobil celostno sliko dogajanja.
- Tretja - po njegovih besedah ni nujna za vsakogar - je naravna metoda načrtovanja. Sestavljen je iz petih stopenj: opredelitev ciljev in načel, opazovanje želenih rezultatov, brainstorming, organizacija in odločitev, kaj naj bi bilo naslednje dejanje.
David Allen trdi, da vse težave, povezane z nedoseganjem ciljev, izvirajo iz nepravilnega načrtovanja na prvi stopnji - postavljanja naloge in določanja potrebnih korakov za njeno izvajanje.
Načela GTD
Zbirka
Smisel tega načela je v tem, da bi morali vse tiste misli, ki se nam "množijo" v glavi, posneti na nekaterih medijih. Za to so enako dobri elektronski organizator, snemalnik zvoka in preprosta beležnica. Glavna stvar je, da osvobodite svojo zavest informacij, ki trenutno niso potrebne.
Poleg tega je treba vse zapise pregledati vsaj enkrat na teden, da se potrdi njihova ustreznost in izvedejo potrebne prilagoditve.
Zdravljenje
Pri obdelavi informacij ne pozabite, da je treba vsako dejanje, ki ne traja več kot 5 minut, izvesti takoj. Najboljši način za začetek je z vrha seznama in se pomaknite naprej po vrstnem redu.
V skladu z algoritmom za obdelavo informacij, ki ga je sestavil Allen, lahko z vsako nalogo na seznamu naredite naslednje: izvršite, prenesete za izvedbo, preložite, pustite za referenco, zavržete ali prenesete na seznam stvari, na katere se morate vrniti pozneje .
Organizacija
David Allen za nadzor dejanj, ki jih je treba izvesti, predlaga uporabo nabora seznamov:
- Sledijo dejanja. To vključuje korake, ki jih je treba izvesti za vsak element, sprejet za izvajanje. Recimo, da obstaja postavka "Naredi oceno". Če želite sestaviti oceno, boste morali narediti naslednje: stopiti v stik s kolegom in zahtevati informacije o njegovem oddelku, ugotoviti stroške potrebnega materiala itd.
- Projekti. Projekt lahko razumemo kot vsak cilj, za dosego katerega je potrebno izvesti več zaporednih dejanj. Projekte je treba redno pregledovati, da se zagotovi njihovo pravilno izvajanje.
- Preloženo. V primeru, ko je treba zadevo prenesti v izvedbo ali ko bi pred izvedbo moral biti drug dogodek, jo je treba občasno spremljati. Tako bo mogoče ne zamuditi rokov za njegovo izvajanje.
- Nekega dne / morda. To vključuje primere, v katere je povsem možno, da se odločite za vrnitev, ko nastopijo določeni pogoji.
Pregled
Sestavljanje seznamov in beležk ne bo prineslo želenega rezultata, če pregleda ne opravite čim pogosteje, vendar je priporočljivo, da to storite vsak dan. Hkrati bi morali izbrati trenutno najvišjo prioriteto in jo takoj začeti izvajati. Ni priporočljivo, da začnete delo z enostavnimi dejanji, pri čemer se izogibajte zapletenim. Tako boste situacijo le še poslabšali, če boste nabrali veliko trdega dela. Zaporedno izvajanje nalog velja za najboljšo rešitev.
Dejanja
Po mnenju Davida Allena je treba biti bolj previden pri izvajanju vsake naloge in ne pri njeni organizaciji. V tem primeru je veliko bolj verjetno, da vse pripeljete do konca brez prekinitve na sredini.
Orodja in tehnike, ki vam bodo pomagale dokončati tisto, kar ste začeli
- 43 map. Ta tehnika je sestavljena iz dejstva, da za vsak delovni dan v mesecu ustvarite ločeno mapo zase (skupaj 31 kosov) in ustvarite še 12 map po analogiji z meseci v letu. Posledično dobite 43 map, v katere morate "shraniti" načrte za vsak določen dan.
- Programska oprema GTD. V sodobnem svetu brez programske opreme ne gre. Po Allenovi metodi vključuje: aplikacije za digitalno strukturiranje, brainstorming in upravljanje projektov. Danes več kot 100 aplikacij podpira ideologijo GTD. Med njimi so programi, napisani za različne platforme in naprave.
Ta članek zelo na kratko opisuje načela GTD in ne nadomešča knjige Davida Allena. Namen članka je le vzbuditi vaše zanimanje za tako učinkovito metodo, kot je GTD.